Организация и документальное оформление рекламной акции

Рекламные мероприятия

Любая рекламная акция требует тщательной подготовки: разработки плана мероприятий, формирования бюджета, определения способов проведения рекламного мероприятия.

К общеизвестным, имеющим высокую эффективность и получившим широкое распространение, можно отнести:

— бесплатные раздачи товаров (оказание услуг) с целью привлечения покупателей;

— бесплатные раздачи пробных образцов продукции (для ознакомления потенциальных потребителей с новым продуктом, вводимым на рынок, его потребительскими качествами, отличительными свойствами);

— бесплатные раздачи «под покупку» (т. е. подарки покупателям при условии покупки определенного товара или совершения покупки на определенную сумму — например, вручение второй единицы товара в подарок при условии покупки какого-то вида товара или подарок за покупку на n-сумму и т. п.);

— распространение рекламных материалов (листовок, буклетов, прайсов, каталогов, календарей, блокнотов и пр.);

— проведение конкурсов, розыгрышей, лотерей, акций с вручением призов, подарков (к примеру, вручение подарка n-покупателю или покупателю, купившему товар на n-сумму в определенном периоде и т. п.). При проведении конкурсов, лотерей, розыгрышей реклама о проведении таких мероприятий должна содержать информацию об условиях, месте и сроках их проведения (ч. 3 ст. 8 Закона о рекламе*);

— проведение рекламных праздников в честь дня рождения компании;

— участие в выставках;

— скидки, распродажи. При скидках/распродажах реклама о распродаже/снижении цены на товар должна содержать сведения о месте, дате начала и окончания скидки на товар / проведения распродажи, а также о размере скидки или соотношении размера новой цены к предыдущей цене реализации товара (ч. 4 ст. 8 Закона о рекламе);

— дегустация — дающая возможность не только ознакомиться с рекламируемым продуктом, но и попробовать его, оценить на вкус, сопоставить с продукцией конкурентов, тем самым мотивируя к совершению покупки и пр.

* Закон Украины «О рекламе» от 03.07.96 № 270/96-ВР.

На чем остановиться — каждый субъект хозяйствования решает для себя самостоятельно. Однако проводя любые рекламные акции (бесплатные раздачи, распродажи, розыгрыши и пр.), нужно позаботиться об их надлежащем документальном оформлении.

Документальное оформление

Рекламные мероприятия, как и любые осуществляемые хозяйственные операции, должны быть надлежащим образом оформлены документально. Для этого обычно составляют следующие документы.

1. Приказ руководителя о проведении рекламной акции (бесплатной раздаче, акционной (сезонной, праздничной) распродаже товаров со скидками, дегустации и пр.). В приказе оговариваются:

— цели проведения рекламного мероприятия (что акция проводится в рекламных целях: к примеру, для продвижения на рынке нового продукта, поощрения постоянных покупателей, расширения рынков сбыта, стимулирования объемов продаж и т. п.);

— место и сроки проведения рекламной акции;

— ответственные лица (отвечающие за проведение всего рекламного мероприятия / его участков / осуществление бесплатных раздач; а также лица, ответственные за составление сметы и отчета о проведенной рекламной акции).

2. План (программа) рекламного мероприятия — в котором:

— указываются события (этапы) проведения рекламной акции (к примеру, период проведения распродаж, дата розыгрыша и объявления его результатов и пр.). По сути такой документ представляет собой календарный план мероприятий, направленных на подготовку рекламной акции (с указанием сроков и лиц, ответственных за ее проведение);

— оговариваются условия проведения рекламной акции (к примеру, при каких условиях покупатель (посетитель) получает право на бесплатный подарок, скидку и т. п.);

— приводится список раздаваемых товарных образцов (если проводятся бесплатные раздачи);

— указывается порядок определения победителей (например, в случае осуществления бесплатных раздач в виде подарков по итогам проведения акций, конкурсов, розыгрышей и т.п.).

3. Смета расходов на проведение рекламной акции — в которой постатейно расписываются планируемые расходы, связанные с проведением рекламной акции, и, в частности, указываются:

— ассортимент, количество и стоимость продукции, товаров, предназначенных для бесплатных раздач;

— количество и стоимость рекламных материалов (рекламных листовок, буклетов и пр.), которые будут раздаваться в рекламных целях;

— расходы на размещение рекламного объявления о проведении рекламной акции и пр.

4. Накладные на отпуск ТМЦ — такие документы должны отвечать всем критериям первичного документа (и содержать все обязательные реквизиты первичного документа из ч. 2 ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV).

Такие первичные документы составляются в обычном порядке:

— передачу предназначенных для бесплатных раздач материальных ценностей со склада ответственным лицам оформляют накладной на внутреннее перемещение, а

— выданные покупателям бесплатные подарки (образцы) списываются на основании расходной накладной (в случае бесплатных раздач работ/услуг — составляется акт выполненных работ / оказанных услуг).

При этом выдача покупателям особо ценных подарков (например, если подарками являются предметы бытовой техники и пр.) может оформляться с заполнением акта выдачи (ведомости выдачи подарков), где приводится стоимость подарка, а также сведения о его получателе. Возврат подарков, не розданных покупателям, на склад (места хранения) оформляется накладной на внутреннее перемещение.

По завершении акции материально ответственные лица составляют и передают в бухгалтерию акт о результатах бесплатных раздач товаров (в котором указывают, сколько товара было получено/роздано/осталось не розданным в ходе рекламной акции).

5. Отчет о проведении рекламной акции — в котором по окончании рекламной акции подводятся ее итоги, указывается количество и стоимость выданных подарков, сведения о получателях, фактические расходы на проведение рекламной акции и другая информация.

Имейте в виду, что при бесплатных рекламных раздачах в организационных документах (приказе, смете, отчете) можно прописать, что стоимость бесплатно раздаваемых товаров/услуг включается («заложена») в стоимость продаваемых плательщиком облагаемых товаров. Тогда такие бесплатно раздаваемые товары/услуги будут облагаться в составе стоимости реализуемых плательщиком товаров (т. е. не рассматриваются отдельной самостоятельной операцией по поставке) и не повлекут необходимости дополнительного начисления с них НДС (БЗ 101.04).

В случае проведения розыгрышей, помимо приказа и сметы расходов на проведение этого мероприятия, также следует оформить:

— решение комиссии — которое составляется после проведения соответствующего розыгрыша и отражает его результаты (победителей);

— акт о вручении выигрыша (приза) — который составляют при передаче призов получателям с указанием необходимых реквизитов предприятия, Ф. И. О. сотрудника предприятия, уполномоченного вручать подарок, паспортных данных получателя подарка (приза).

Если проведение рекламной акции осуществляется с привлечением сторонней организации, то потребуются:

— оформленный соответствующим образом договор на проведение рекламной акции между заказчиком и исполнителем;

— акты выполненных работ (оказанных услуг) — в которых указываются, какие работы, услуги были выполнены для проведения рекламной акции.

Правильно оформленные документы, в свою очередь, послужат подкреплением для отражения расходов на проведение рекламных мероприятий в бухгалтерском и налоговом учете.