Директора мобілізують: як підготуватися?

Логічно припустити, що якщо директора мобілізували, то є два варіанти:

1) він виконує одночасно свої обов’язки у двох ролях: і служить, і керує підприємством;

2) він призупиняє свою діяльність як директор (способи різняться: від передання права підпису до заміни на нового керівника з ініціативи мобілізованого (про це ми ще поговоримо).

Але з першим пунктом насправді не усе так просто. Тож розберемося, чи взагалі можна бути одночасно директором юрособи та воювати.

І директор, і військовий: чи можна так?

Одразу зазначимо, що якщо керівник підприємства стане військовою посадовою особою, то виконувати свої директорські повноваження він не зможе. Детально про це читайте у статті «Чи може військовослужбовець бути директором юрособи?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 51.

Що ж до мобілізованих, які не отримають такої посади, то ситуація спірна.

З одного боку, Закон про військовий обов’язок*, як і Закон про мобілізацію**, не містять обмежень щодо паралельного виконання трудових обов’язків на поточному місці роботи. Наприклад, директор міг би працювати дистанційно. Зокрема, якщо на підприємстві налагоджено документообіг у електронному вигляді. З паперовими документами, звісно, усе складніше.

* Закон України «Про військовий обов’язок і військову службу» від 25.03.92 № 2232-XII.

** Закон України «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію» від 21.10.93 № 3543-XII.

Дехто навіть згадує положення ч. 3 ст. 39 Закону про військовий обов’язок, де йдеться про те, що навіть держреєстрація ФОП у разі військової служби не припиняється.

З іншого боку, норму ч. 3 ст. 39 Закону про військовий обов’язок не дуже то й можна застосувати до посади директора. Це ж зовсім різні речі.

Також зауважте:

Звісно, завжди можна сказати, що директор (як і будь-який працівник) може виконувати свої трудові обов’язки у вільний від іншої роботи час. Проте на практиці це може бути зовсім не так.

* Закон України «Про соціальний і правовий захист військовослужбовців та членів їх сімей» від 20.12.91 № 2011-XII.

Крім того, треба пам’ятати, що до директора не завжди буде доступ, може бути елементарно відсутній зв’язок (не те що інтернет). А використовувати директорський електронний підпис за відсутності такої посадової особи — це, формально, компрометація ключа (якщо не сказати більше — підробка документів). Так само і проставляння карлючки замість керівника у паперових документах. Хоча чого приховувати, дехто навіть у мирні часи ставив підпис за директора. Проте так діяти ми не радимо.

На те, що мобілізований працівник (у тому числі директор) не може виконувати свої обов’язки, натякає, вважаємо, і трудова гарантія, передбачена ст. 119 КЗпП. Нагадаємо: йдеться про збереження місця роботи і посади в юрособі або у ФОП, у яких такий працівник працював на час призову.

Якщо підсумувати, то

Звісно, повторимося: для військових посадових осіб такі обмеження існують!

Як підготуватися до мобілізації директора?

Способи вирішення проблеми. У нас є такі способи:

1) передати директорські обов’язки третій особі: заступнику, іншому працівнику, сторонній для юрособи особі виключно на підставі довіреності (хоча в останньому випадку є свої проблеми та нюанси);

2) перекласти обов’язки з управління юрособою на одного із учасників / власників (не в усіх випадках слушний варіант, частіше за все у цій ситуації доводиться призупиняти діяльність юрособи, детальніше про це читайте у статті «Засновник замість директора: можна чи ні?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 51);

Детальніше розкажемо про спосіб 1.

Передання обов’язків. Є різноманітні варіації. Усе залежить від статуту юрособи, даних у ЄДР* та ваших можливостей (доступу до директора, учасників (власників) юрособи (та їх наявності), наявності інших працівників у юрособи, наявності заступника у директора):

* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.

1) статутом передбачено особу (окрім директора), яка може діяти від імені юрособи без довіреності. У цьому випадку замість директора діятиме саме така особа. Це може бути, наприклад, заступник. Зверніть увагу на наступні моменти.

По-перше, відомості про таку особу бажано внести до ЄДР (п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону № 755*).

* Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV.

По-друге, як правило, у такої особи вже при прийнятті на роботу обумовлено включення до переліку його трудових обов’язків виконання функцій керівника підприємства на період тимчасової відсутності останнього. Якщо ні, то видаємо окремий наказ про покладення виконання обов’язків директора на іншого працівника з виплатою різниці в окладах (за його згодою).

Для внесення до ЄДР даних про особу, яка може діяти від імені юрособи без довіреності, звертаємося до держреєстратора (як правило, через ЦНАП) або нотаріуса (який уповноважений здійснювати держреєстраційні дії щодо юросіб). Необхідно надати:

— заяву за формою 2 (затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5, можна завантажити за посиланням: minjust.gov.ua/m/formi-zayav-u-sferi-derjavnoi-reestratsii-yuridichnih-osib-fizichnih-osib-pidpriemtsiv-ta-gromadskih-formuvan-9981). Зауважте: заяву підписує директор;

— рішення загальних зборів, у якому зазначено про призначення особи, яка може діяти без довіреності (оригінал або копія). Підписи на рішенні посвідчуються нотаріально (п. 6 ч. 1 ст. 15 Закону № 755);

— нотаріально посвідчену довіреність (якщо документи подаватиме не директор) (оригінал або копія). Вимога про нотаріальне посвідчення передбачена у ч. 7 ст. 6, ч. 2 ст. 14 Закону № 755;

— квитанцію про сплату адмінзбору (0,3 прожитмінімуму для працездатних осіб (прожитмінімум станом на 1 січня поточного року округлюється до найближчих 10 грн), у 2024 році — 910 грн). Увага! Якщо запис до ЄДР вноситиме нотаріус, то до адмінзбору додасться ще і його винагорода.

Також пакет документів можна надіслати поштою. У такому випадку на заяві підписи мають бути посвідчені нотаріально (п. 5 ч. 1 ст. 15 Закону № 755);

2) у статуті не передбачено особу, яка може діяти без довіреності, однак у директора є право передавати свої повноваження іншим. Тоді оформлення відбувається через:

— наказ про покладення виконання обов’язків директора на іншого працівника з виплатою різниці в окладах. Увага! Має бути згода працівника-замісника. Дія наказу (що очевидно) поширюється тільки на працівників. Щодо представників-непрацівників (до них у більшості випадків належать і учасники / власники юрособи) цей документ не працюватиме;

— довіреність від імені юрособи на виконання окремих дій, що входять до кола повноважень директора.

Однак зауважте:

а) за довіреністю можна лише представляти інтереси юрособи перед третіми особами. Але цей документ не підійде, якщо, наприклад, йдеться про трудові відносини з працівниками або про інші внутрішні питання підприємства;

б) якщо юрособі необхідно буде укласти договір, який підлягає нотаріальному посвідченню, то і довіреність має бути нотаріально посвідченою (ч. 1 ст. 245 ЦКУ);

в) якщо видається довіреність сторонній особі — непрацівнику, то на практиці можуть виникати проблеми з оформленням електронного підпису. Іноді представники надавачів електронних довірчих послуг вимагають, щоб стороння особа була внесена до ЄДР, хоча це не обов’язково. До того ж згідно з п. 19.2 ПКУ представником платника є, зокрема, той, хто діє на підставі довіреності.

І у першому випадку (особа, яка може діяти без довіреності, поряд з директором), і у другому (директор передає свої повноваження іншій особі) не забуваємо про оформлення електронного підпису. Слід вчинити такі дії:

— звернутися до надавача електронних довірчих послуг (раніше називалися АЦСК);

— подати до податкової «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису» (форма J1391104). У повідомленні зазначають тип делегованого підпису — «Директор» (див. БЗ 129.03);

— надати право входу до кабінету страхувальника на порталі ПФУ. Для цього обираємо в цьому кабінеті пункт мені «Користувачі кабінету страхувальника». Далі, при підписуванні заяви-розрахунку фахівці ПФУ рекомендують додати до нього копію наказу на «замінника»;

3) у статуті не передбачено право директора передавати повноваження. У такому випадку питання врегульовується загальними зборами. Це може бути внесення до ЄДР даних щодо особи, яка може представляти юрособу без довіреності (див. вище, п. 1) або оформлення усього так, як ми зазначили у п. 2. З точки зору трудового законодавства, — це може бути тимчасовий виконувач обов’язків — працівник (не забуваємо, з відповідним наказом ознайомлюємо замісника під підпис, також варто отримати від нього згоду). Також можна взяти нового працівника, оформивши з ним строковий трудовий договір на період відсутності основного працівника (тобто директора).