27.05.2024
Якщо з підприємства звільняється головний бухгалтер, то, крім усього іншого, підприємство мало:
1) повідомити податківців шляхом подання заяви за формою № 1-ОПП (додаток 5 до Порядку № 1588*). Без подання такого повідомлення податківці ніяк не можуть довідатися про те, що на підприємстві звільнився головний бухгалтер і його обов’язки почав виконувати новий працівник чи такий тягар ліг на плечі керівника підприємства.
* Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588.
Подати заяву за ф. № 1-ОПП при звільненні головбуха слід протягом 10 календарних днів з дня виникнення змін в облікових даних платника податків (п. 9.3 Порядку № 1588).
Днем виникнення змін при звільненні бухгалтера слід вважати день такого звільнення
Детально про порядок заповнення ф. № 1-ОПП у випадку звільнення бухгалтера читайте у «Головбух та 1-ОПП: що варто знати?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43;
2) скасувати дію кваліфікованого сертифіката відкритого ключа, тобто електронного підпису головного бухгалтера, який він використовував при виконанні трудових функцій.
Для цього слід звернутися з відповідною заявою до акредитованого центру сертифікації ключів (АЦСК), в якому було отримано такий ключ (наприклад, до КНЕДП ДПС, якщо підприємство використовувало ключ, отриманий у податківців). Після цього не пізніше ніж протягом двох годин електронний ключ має бути скасований (ч. 6 ст. 25 Закону про ЕДП*).
Звертаємо увагу! Спосіб, у який слід подати заяву на скасування електронного ключа, слід дізнатися у свого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг (раніше — АЦСК, тому далі так і будемо його скорочувати). Так, наприклад, коли мова йде про електронний ключ, отриманий у податківців (тобто у КНЕДП ДПС), то його не можна скасувати у телефонному режимі (БЗ 301.03). Тому доведеться подати заяву в паперовій чи електронній формі. Зазвичай усі користуються електронною формою заяви на скасування електронного підпису. Форму такої заяви шукайте на вебсайті КНЕДП ДПС (ca.tax.gov.ua/blokuvannya) за посиланням: Головна / «Скасування, блокування та поновлення сертифікатів» (БЗ 301.03).
Заяву на скасування електронного ключа може подати як керівник юрособи (або уповноважена ним особа з документом, що посвідчує особу, та нотаріальною довіреністю), так і працівник юрособи, якщо він скасовує власний електронний підпис. Тобто навіть сам колишній головний бухгалтер має право самостійно скасувати свій електронний підпис перед звільненням.
Узагалі-то, якщо електронний підпис лишається у підприємства після звільнення бухгалтера, то такий ключ краще скасувати працівнику, що звільняється. У цьому випадку такий ключ стає скомпрометованим. Адже під компрометацією ключа розуміють будь-яку подію, що призвела або може призвести до несанкціонованого доступу до особистого ключа (п. 26 ч. 1 ст. 1 Закону про ЕДП).
Якщо підприємство, у якому звільнився головний бухгалтер, не подало ф. № 1-ОПП і не скасувало дію електронного ключа бухгалтера, щоб останній міг подати звітність вже після свого офіційного звільнення, то воно може наразити себе на певні неприємності.
Перш за все, за несвоєчасне подання ф. № 1-ОПП підприємство можуть притягнути до відповідальності згідно з п. 117.1 ПКУ, як за неподання у встановлений строк відомостей стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського обліку та/або складення податкової звітності.
За таке порушення, якщо його виявлять фіскали, юрособі доведеться сплатити штраф у розмірі 1020 грн за перше порушення і 2040 грн за повторне порушення протягом року
У випадку коли фізособа після свого звільнення з підприємства за домовленістю з останнім подаватиме звітність в електронному вигляді, то це може призвести до проблем з ідентифікацією податкової звітності.
Річ у тому, що згідно з нормами ст. 49 ПКУ, якою урегульовано порядок подання податкової звітності податківцям, якщо буде допущено помилку у обов’язкових реквізитах звітності, то таку звітність фіскали мають визнати нечинною.
Підпис посадових осіб підприємства — один з обов’язкових реквізитів податкової декларації (п. 48.3 ПКУ). А отже, коли подається звітність, на яку накладено підпис звільненої особи, то тут наявна саме помилка у обов’язкових реквізитах. Бо звільнена особа не має права накладати свій електронний підпис на звітність.
Інша справа, що виявити таку помилку і визнати звітність нечинною податківцям на етапі прийняття звітності буде практично не реально.
Адже, по-перше, інформацію про зміну головбуха податківці можуть дізнатися тільки від самого платника. А якщо ж відповідна інформація податківцям не надходить (не подано ф. № 1-ОПП і не скасовано дію електронного підпису головбуха), то навряд вони довідаються про таку помилку при отриманні такої звітності. Адже за даними баз податківців особа, підпис якої проставлено, є відповідальною за ведення бухгалтерського обліку.
По-друге, для того щоб відмовити у прийнятті податкової декларації через порушення у обов’язкових реквізитах, ПКУ дає фіскалам тільки 5 робочих днів з дня отримання декларації (п. 49.11 ПКУ). У цей час навряд чи фіскали зможуть виявити помилку у підписанні звітності. Хоча доволі часто податківці ігнорують відведений на невизнання звітності 5-денний строк.
Тому, формально, якщо звільнений головбух підписуватиме звітність своїм електронним ключем, то ймовірність того, що звітність не буде визнана податковою на етапі її прийняття, дуже незначна.
Втім, той факт, що подання звітності із підписом звільненого головбуха важко виявити на етапі подання, не говорить про те, що такі дії нічим не загрожують підприємству.
Звітність містить помилку у одному з обов’язкових реквізитів. А отже, є побоювання, що як тільки податківці про це дізнаються, відразу потурбуються про визнання її недійсною.
Довідатися про те, що на звітності стоїть підпис звільненого головбуха, фіскали можуть:
1) після того як буде подана підприємством ф. № 1-ОПП з інформацією про дату звільнення головбуха і наказом на звільнення;
2) при здійсненні документальної перевірки такого платника (з урахуванням строків давності).
Виникають питання і з оформленням строку звільнення головбуха з кадрової точки зору (роботу фактично виконував неоформлений працівник), а також із точки зору розрахунків при звільненні.
Щоб уникнути таких проблем, потрібно зсунути дату звільнення головбуха (якщо це можливо) на той день, коли він підписав останню звітність.
Втім, тут можна спробувати задіяти іншу логіку: після звільнення головбуха, його підпис фактично стає непотрібним, тобто це зайвий реквізит звітності. Щось подібне до податківців говорять щодо того випадку, коли головбух йде на лікарняний, у відпустку (у т.ч. з догляду за дитиною). Вони вважають, що в такому разі достатньо лише підпису керівника (директора) та електронної печатки (за наявності) (БЗ 129.03). За такої точки зору можна стверджувати, що звітність не стає недійсною.
Крім того, не виключено, крім фінансової відповідальності, притягнення і до кримінальної відповідальності.
Річ у тому, що накладання на податкову звітність електронного підпису звільненого головного бухгалтера можна розцінити як службове підроблення. Адже
службовим підробленням в тому числі є внесення до офіційних документів завідомо неправдивих відомостей
За такі дії особу, яка зробила таку підробку (а такою особою може бути керівник підприємства, на якого покладено обов’язок ведення обліку) можуть притягнути до кримінальної відповідальності згідно із ст. 358 ККУ у вигляді штрафу до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, або пробаційного нагляду на строк до 2 років, або обмеження волі на той самий строк.
Хто уже допустив таке порушення, то задля уникнення кримінальної відповідальності краще (якщо це можна) зсунути час звільнення головбуха на період після подання ним останньої звітності. У цьому випадку підприємство може відбитися від кримінальної відповідальності за підробку документів.
Якщо ж перенести дату звільнення неможливо, то нависає відповідальність за неоформлення трудових відносин. А за такі порушення загрожує штраф згідно зі ст. 265 КЗпП у розмірі 10 мінімальних зарплат, установлених законом на момент виявлення порушення, за кожного неоформленого працівника.
Крім того, посадових осіб підприємств можуть притягнути до адмінвідповідальності згідно з ч. 3 ст. 41 КУпАП за допуск працівника до роботи без оформлення трудового договору (контракту). За це порушення світить штраф у розмірі від 500 до 1000 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.