У юрособи змінюється головбух: про що треба подбати?

Під час змін на посаді головного бухгалтера слід подбати про:

1) адекватне передання справ;

2) оформлення трудових відносин з новачком та припинення цих же відносин з попередником;

3) подання заяви за формою № 1-ОПП для того, щоб повідомити податківцям про відповідні зміни;

4) анулювання електронного підпису головбуха, що звільняється, та зробити електронний підпис для нового головбуха;

5) підписи у банку;

6) заміну даних про головбуха у вашому бухПЗ («M.E.Doc» «Арт-Звіт» тощо). Стосується у більшості випадків даних щодо електронного підпису.

Тепер коротко про деякі з етапів. Для певних із них ми підготували окремі, розгорнуті статті. Усі посилання будуть обов’язково у тексті.

Передання справ

Питання одне з найскладніших, оскільки чіткої процедури нормативні акти не передбачають. Принаймні для приватних юросіб точно.

А щодо бюджетників є лише одне маленьке застереження у п. 12 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.2011 № 59. Зокрема, там йдеться про те, що попередньо має пройти перевірка стану бухобліку, за результатами якої складається акт. Такий акт надсилається установі, якій підпорядковується бюджетна установа. Представники установи-«керівника» можуть брати участь у переданні справ. Оце й усе.

Тобто приватні юрособи можуть проводити процедуру передання справ, більшою мірою, як їм заманеться. Проте практика виробила деякі рекомендації, про які детально ми розповіли у статті «Процедура передання справ старим головбухом новому» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43.

Тут коротко скажемо, що передати документи можна заступнику, директору або одному зі штатних бухгалтерів.

А ось кандидатові на посаду головбуха передавати справи ми не радимо. Це досить ризиковано, бо розшукати, у разі чого, потім такого кандидата буде досить непросто. Про те, як вийти з цієї ситуації, читайте, знову ж таки, у статті «Процедура передання справ старим головбухом новому» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43.

Приймаємо на роботу нового головбуха, повідомляємо контролерів

Прийняття на роботу / звільнення з роботи. Головбух — це найманий працівник. Тому необхідно провести звичайну процедуру звільнення попередника та прийняття на роботу новачка. Тут керуємося трудовим законодавством. Детально про це можна почитати у статті «Приймаємо на роботу головбуха» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43.

При цьому не забувайте, що потрібно подавати й повідомлення про прийняття на роботу найманого працівника та вирішити інші питання, пов’язані з кадровою документацією.

Повідомлення податківців. Податківці автоматично не отримують інформацію про нового головбуха та звільнення попереднього. Єдине джерело цієї інформації — сам платник. А точніше — заява за ф. № 1-ОПП, яку останній має подати.

Бланк такої заяви можна знайти у додатку 5 до Порядку № 1588*. На її подання у вас буде 10 календарних днів з дня призначення нового головного бухгалтера (п. 9.3 Порядку № 1588).

* Порядок обліку платників податків і зборів, затверджений наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588.

Детально про подання та заповнення заяви читайте у статті «Головбух та 1-ОПП: що варто знати?» // «Податки & бухоблік», 2024, № 43.

Якщо при звільненні головбуха нового кандидата знайти не вдалося, то тут два варіанти:

1) відповідальним за ведення бухобліку стає директор (абзац п’ятий ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік);

2) юрособа для ведення бухобліку звертається до сторонніх осіб: консалтингової компанії, бухгалтера-ФОП тощо (абзаци третій і четвертий ч. 4 ст. 8 Закону про бухоблік).

Зверніть увагу: до Реєстру платників ПДВ ніяких змін вносити не потрібно, оскільки дані про головбуха у такому Реєстрі не фігурують (п. 2.2 Положення № 1130). Тобто заява за ф. № 1-ПДВ не подається.

Електронний підпис та банк

Електронний підпис. Електронний підпис попереднього головбуха потрібно буде анулювати. Це автоматично не відбувається. У свою чергу, для нового головбуха такий підпис слід згенерувати. Звісно, якщо ви подаєте звітність у електронному вигляді.

Для анулювання старого підпису та генерування нового слід звернутися до одного з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (КНЕДП).

На практиці інформація про електронний підпис нового головбуха до податкової подається ще через Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису (J1391104).

Хоча анулювання підпису головного бухгалтера й не припиняє дію Договору про визнання електронних документів з податківцями (див. п. 5 Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557).

До Держстату і ПФУ повідомляти про електронний підпис нового головного бухгалтера не потрібно.

Банк. Вимогу про подання нотаріально засвідченої картки зі зразками підписів вже достатньо давно скасовано. Також вже не існує понять першого і другого підпису.

Тим не менш не забувайте, що до банку подається / направляється оновлений перелік розпорядників рахунком. Порядок подання переліку розпорядників рахунком і внесення до нього змін установлюється внутрішніми документами банку. Про це зазначено у п. 14 розд. І Інструкції про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затвердженої постановою правління НБУ від 29.07.2022 № 162.

Тож не забудьте звернутися до свого банку для того, щоб повідомити про нового головбуха (якщо, звісно, у нього є право розпоряджатися банківським рахунком).