У юрлица сменяется главбух: о чем надо позаботиться?

Во время изменений в должности главного бухгалтера следует позаботиться о:

1) адекватной передаче дел;

2) оформлении трудовых отношений с новичком и прекращении этих самых отношений с предшественником;

3) подаче заявления по форме № 1-ОПП для того, чтобы сообщить налоговикам о соответствующих изменениях;

4) аннулировании электронной подписи главбуха, который увольняется, и создании электронной подписи для нового главбуха;

5) подписи в банке;

6) замене данных о главбухе в вашем бухПО («M.E.Doc» «Арт-отчет» и т. п.). Касается в большинстве случаев данных об электронной подписи.

Теперь коротко о некоторых этапах. Для определенных из них мы подготовили отдельные, развернутые статьи. Все ссылки обязательно будут в тексте.

Передача дел

Вопрос один из самых сложных, поскольку четкую процедуру нормативные акты не предусматривают. По крайней мере для частных юрлиц точно.

А в отношении бюджетников есть только одна маленькая оговорка в п. 12 Типового положения о бухгалтерской службе бюджетного учреждения, утвержденного постановлением КМУ от 26.01.2011 № 59. В частности, речь там идет о том, что предварительно должна пройти проверка состояния бухучета, по результатам которой составляется акт. Такой акт посылается учреждению, которому подчиняется бюджетное учреждение. Представители учреждения-«руководителя» могут участвовать в передаче дел. Вот и все.

То есть частные юрлица могут проводить процедуру передачи дел, по большей степени, как им заблагорассудится. Однако практика выработала некоторые рекомендации, о которых подробно мы рассказали в статье «Процедура передачи дел старым главбухом новому» // «Налоги & бухучет», 2024, № 43.

Здесь коротко скажем, что передать документы можно заместителю, директору или одному из штатных бухгалтеров.

А вот кандидату на должность главбуха передавать дела мы не советуем. Это достаточно рискованно, потому что разыскать, в случае чего, потом такого кандидата будет достаточно непросто. О том, как выйти из этой ситуации, читайте, опять же, в статье «Процедура передачи дел старым главбухом новому» // «Налоги & бухучет», 2024, № 43.

Принимаем на работу нового главбуха, сообщаем контролерам

Прием на работу / увольнение с работы. Главбух — это наемный работник. Поэтому необходимо провести обычную процедуру увольнения предшественника и приема на работу новичка. Здесь руководствуемся трудовым законодательством. Подробно об этом можно почитать в статье «Принимаем на работу главбуха» // «Налоги & бухучет», 2024, № 43.

При этом не забывайте, что нужно подать и уведомление о приеме на работу наемного работника и решить другие вопросы, связанные с кадровой документацией.

Сообщение налоговиков. Налоговики автоматически не получают информацию о новом главбухе и увольнении предыдущего. Единственный источник этой информации — сам плательщик. А точнее — заявление по ф. № 1-ОПП, которое последний должен подать.

Бланк такого заявления можно найти в приложении 5 к Порядку № 1588*. На его подачу у вас будет 10 календарных дней со дня назначения нового главного бухгалтера (п. 9.3 Порядка № 1588).

* Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.2011 № 1588.

Подробно о подаче и заполнении заявления читайте в статье «Главбух и 1-ОПП: что стоит знать?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 43.

Если при увольнении главбуха нового кандидата найти не удалось, то здесь два варианта:

1) ответственным за ведение бухучета становится директор (абзац пятый ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете);

2) юрлицо для ведения бухучета обращается к сторонним лицам: консалтинговой компании, бухгалтеру-ФЛП и т. п. (абзацы третий и четвертый ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете).

Обратите внимание: в Реестр плательщиков НДС никаких изменений вносить не нужно, поскольку данные о главбухе в таком Реестре не фигурируют (п. 2.2 Положения № 1130). То есть заявление по ф. № 1-ПДВ не подается.

Электронная подпись и банк

Электронная подпись. Электронную подпись предыдущего главбуха нужно будет аннулировать. Это автоматически не происходит. В свою очередь, для нового главбуха такую подпись следует сгенерировать. Конечно, если вы подаете отчетность в электронном виде.

Для аннулирования старой подписи и генерирования новой следует обратиться к одному из квалифицированных предоставителей электронных доверительных услуг (КПЭДУ).

На практике информация об электронной подписи нового главбуха в налоговую подается еще через Уведомление о подаче информации в отношении квалифицированной или усовершенствованной электронной подписи, которая базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи (J1391104).

Хотя аннулирование подписи главного бухгалтера и не прекращает действие Договора о признании электронных документов с налоговиками (см. п. 5 Порядка обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденного приказом Минфина от 06.06.2017 № 557).

В Госстат и ПФУ сообщать об электронной подписи нового главного бухгалтера не нужно.

Банк. Требование о подаче нотариально удостоверенной карточки с образцами подписей уже достаточно давно отменено. Также уже не существует понятий первой и второй подписи.

Тем не менее не забывайте, что в банк подается / направляется обновленный перечень распорядителей счета. Порядок подачи перечня распорядителей счета и внесения в него изменений устанавливается внутренними документами банка. Об этом указано в п. 14 разд. I Инструкции о порядке открытия и закрытия счетов пользователям предоставителями платежных услуг по обслуживанию счетов, утвержденной постановлением правления НБУ от 29.07.2022 № 162.

Поэтому не забудьте обратиться к своему банку для того, чтобы сообщить о новом главбухе (если, конечно, у него есть право распоряжаться банковским счетом).