11.11.2024
Усі інвентаризаційні питання регулює Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879).
Відповідно до п. 1 розд. ІІ цього Положення для проведення інвентаризації на підприємстві створюють інвентаризаційну комісію. Склад такої комісії затверджується розпорядчим документом керівника підприємства. До неї включають:
— представників апарату управління підприємства;
— представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємця, що здійснює ведення бухобліку на підприємстві на договірних засадах);
— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).
За рішенням керівника підприємства до складу інвентаризаційної комісії можуть також входити члени ревізійної комісії госптовариства.
Очолює інвентаризаційну комісію керівник підприємства (його заступник) чи керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства.
Якщо бухгалтерський облік веде безпосередньо керівник суб’єкта господарювання, він очолює інвентаризаційну комісію самостійно
На підприємствах з великим обсягом інвентаризаційних робіт, з яким одна комісія впоратися не може, для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва створюють робочі інвентаризаційні комісії. До їх складу також повинні входити представники апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Крім того, до складу таких комісій можуть бути включені члени інвентаризаційної комісії (п.п. 2.2 розд. ІІ Положення № 879).
Зверніть увагу! Матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу робочих інвентаризаційних комісій для перевірки активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні.
Голову та склад робочих інвентаризаційних комісій розпорядчим документом затверджує керівник підприємства. При цьому зауважте, що заборонено призначати головою робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, які перебувають на відповідальному зберіганні у тих самих матеріально відповідальних осіб, одного й того самого працівника два роки поспіль (п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879).
Функції інвентаризаційної та робочих інвентаризаційних комісій прописані у п.п. 2.5 розд. ІІ Положення № 879. Про те, які обов’язки покладаються на кожну з них, ви можете дізнатись з таблиці нижче.
Функції інвентаризаційної та робочих інвентаризаційних комісій
| Інвентаризаційна комісія | Робоча інвентаризаційна комісія |
| 1. Організовує проведення інвентаризацій. 2. Здійснює інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій. 3. Здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації активів та зобов’язань за рішенням керівника підприємства. 4. Перевіряє правильність визначення інвентаризаційних різниць, обґрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей у всіх місцях їх зберігання. 5. Проводить повторну інвентаризацію при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках за рішенням керівника підприємства. 6. Розглядає причини виявлених нестач і втрат від псування активів, формує пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам та відображає відповідну інформацію у протоколі | 1. Здійснює інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва. 2. Разом з бухгалтерською службою бере участь у визначенні результатів інвентаризації та розробляє пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також щодо списання нестач у межах норм природного убутку. 3. Оформляє протокол із зазначенням у ньому інформації, необхідної при складанні протоколу інвентаризаційної комісії |
Як було зазначено вище, голову та членів інвентаризаційної комісії та робочих інвентаризаційних комісій призначають відповідним наказом (розпорядженням) керівника підприємства. Яким він може бути, див. нижче.
Як вимагає абзац п’ятий п. 1 розд. ІІ Положення № 879, інвентаризація має проводитись повним складом інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії. Водночас бувають ситуації, коли одного чи кількох членів комісії немає. Причиною такої відсутності можуть бути хвороба, відпустка, відрядження, переїзд у зв’язку з бойовими діями до іншого міста чи країни, перехід на дистанційну роботу тощо. Як бути у таких випадках?
Почнемо з дистанційної роботи. У трудовому договорі члена інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії має сенс зазначити, що він поєднуватиме виконання дистанційної роботи з роботою на робочому місці у приміщенні або на території роботодавця. Слід прописати особливості (час та/або умови) такого поєднання. Наприклад, можна зазначити, що під час проведення інвентаризації працівник виконує роботу у приміщенні роботодавця і на нього поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку. Таку можливість надають ч. 6 ст. 602 КЗпП та п. 5 Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затвердженої наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21.
Але, звичайно, цей варіант можливий, якщо працівник знаходиться в одному населеному пункті з підприємством-роботодавцем або може оперативно туди прибути.
А що робити, якщо член інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії фізично не може прибути на підприємство для проведення інвентаризації? Наприклад, через довгу хворобу, тривалу «військову» відпустку за власний рахунок, виїзд за межі України тощо.
У такому разі члена інвентаризаційної комісії треба замінити. Про це йшлося у листі Мінфіну від 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19. Для цього наказом керівника підприємства відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а замість нього вводять іншого працівника, який може брати участь в інвентаризації. І вже нова комісія у повному складі проведе інвентаризацію.
Якщо ж відомо, що член комісії буде відсутній нетривалий час (наприклад, у зв’язку з короткостроковою відпусткою або відрядженням), то можна перенести строки початку інвентаризації або призупинити її (якщо вона вже розпочалася).
Як бути, якщо на підприємстві, крім директора, немає інших працівників, які могли б брати участь в інвентаризації? Наприклад, усі працюють дистанційно в інших населених пунктах, перебувають у тривалих відпустках чи взагалі звільнилися. Чи може директор самостійно провести інвентаризацію?
Мінфін у листі від 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918 допускав таку можливість, якщо згідно зі штатним розписом директор є єдиним працівником. Для цього пропонувалося відповідним розпорядчим документом керівника підприємства затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи. Іншим виходом у ситуації, що склалася, є включення до складу комісії фахівців, залучених за цивільно-правовим договором. Наприклад, працівників аудиторської фірми.
На наш погляд,
для проведення інвентаризації краще залучити незалежних фахівців за цивільно-правовим договором
Річ у тім, що самостійне проведення інвентаризації керівником підприємства, який є єдиним працівником, суперечить вимогам п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879. Відповідно до зазначеної норми матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні. Директор як єдиний працівник є матеріально відповідальним за всі активи підприємства. Із цього випливає, що входити до складу інвентаризаційної комісії та перевіряти сам себе він не може.
Рекомендуємо залучати незалежних фахівців і в ситуації, коли, крім керівника, на підприємстві є й інші працівники, які з різних причин не можуть з’явитися для проведення інвентаризації. Це надасть інвентаризаційній процедурі більшої ваги. Але навіть у цьому випадку існує ризик того, що при виявленні нестачі матеріально відповідальний працівник, який був відсутній під час проведення інвентаризації, може відмовитися визнавати її результати. Якщо ж матеріально відповідальною особою є директор, який присутній при інвентаризації, проблем із цим не буде.