28.11.2024
Для документального оформлення придбання та видачі святкових подарунків дітям працівників подбайте, щоб у вас були в наявності:
1) наказ (розпорядження) про видачу дитячих подарунків;
2) документи на придбання подарунків (кошторис на закупівлю, договір, платіжна інструкція, накладна, фіскальний чек тощо);
3) відомість видачі подарунків з підписами одержувачів.
Зберіть ще й копії свідоцтв про народження дітей. Для чого саме, пояснимо далі.
Підставою для закупівлі та надання дитячих подарунків є наказ (розпорядження) керівника підприємства. Тому перш за все оформлюємо такий наказ, в якому серед іншого зазначаємо:
— хто буде одержувачем подарунків — працівники підприємства (батьки дітей) або безпосередньо діти працівників. Зауважте: у разі оформлення видачі подарунків саме дітям доведеться збирати інформацію щодо їх реєстраційних номерів облікових карток платників податків. Адже вони знадобляться для відображення у звітності отриманого дітьми доходу у вигляді подарунка;
— граничний вік дитини, на яку (якій) видаватиметься подарунок. Врахуйте, що за законодавством дитиною вважається особа віком до 18 років (див. ст. 6 СКУ). В рамках цього віку роботодавець самостійно визначає віковий поріг дітей для отримання подарунків, який підтвердить копія свідоцтва про народження дитини (найчастіше це 14 років).
Якщо ви вирішите оформити отримання дитячих подарунків до свят батьками-працівниками, для вас буде корисним приклад наказу про їх видачу на рис. 1 нижче.
Що стосується відомості на видачу подарунків, то її можна оформити за прикладом, наведеним на рис. 2 нижче.
З документальним оформленням розібралися, далі поговоримо про оподаткування подарункового доходу.
ПДФО, ВЗ. ПКУ містить спеціальну «подарункову» норму, яка встановлює для негрошових подарунків неоподатковуваний ліміт. Так, відповідно до п.п. 165.1.39 ПКУ
не оподатковують ПДФО вартість негрошових дарунків у частині, що не перевищує 25 % однієї мінзарплати (у розрахунку на місяць), встановленої на 1 січня звітного року
При цьому вимоги щодо одержувачів подарунків не встановлені. Тому застосовуємо ці пільгові положення незалежно від того, на кого була оформлена видача подарунків, — на працівників чи їх дітей.
З вартості подарунка (його частини), що не оподатковується ПДФО, також не утримуємо й ВЗ (див. п.п. 1.7 п. 161 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
Мінімальна зарплата на 01.01.2024 становила 7100 грн. Тож якщо надаємо дитячі подарунки у 2024 році, то неоподатковувана сума для негрошового подарунка дорівнює 1775 грн (7100 грн х 25 % : 100 %).
А якщо подарунки надаватимуться у січні 2025 року? У проєкті Закону про Державний бюджет України на 2025 рік від 14.09.2024 № 12000 на 01.01.2025 сума встановленої мінзарплати — 8000 грн. З цього випливає, що неоподатковувана межа для негрошових подарунків у 2025 році дорівнюватиме 2000 грн (8000 грн х 25 % : 100 %).
Увага!
З розміром обмежувача порівнюйте загальну вартість подарунків, наданих (нарахованих) працівникові протягом одного місяця, а не вартість кожного подарунка окремо
Приклад 1. Працівнику, що має 2 дітей віком 6 і 8 років, у грудні 2024 року роботодавець надав до різдвяно-новорічних свят 2 негрошових подарунки вартістю 1000 грн кожний.
Працівник отримує негрошовий подарунковий дохід на суму 2000 грн. При цьому не оподатковуємо ПДФО та ВЗ частину вартості такого доходу, що дорівнює обмежувачу у сумі 1775 грн (див. вище). Порівнювати для звільнення від оподаткування з обмежувачем вартість кожного подарунка (1000 грн) буде помилкою.
Приклад 2. Працівник у лютому 2024 року отримав від роботодавця до дня народження негрошовий подарунок вартістю 1700 грн. У грудні 2024 року роботодавець надав йому дитячий подарунок для 3-річної доньки з нагоди Різдва та Нового року вартістю 1500 грн.
Порівняння з неоподатковуваною межею треба робити окремо за кожним місяцем, в якому надано подарунок, а не сукупно за рік. Це випливає з приписів п.п. 165.1.39 ПКУ (див. лист ДПСУ від 21.01.2022 № 83/ІПК/99-00-04-03-03-06).
Тому у грудні 2024 року порівнюємо з обмежувачем (1775 грн) лише вартість подарунка, отриманого у грудні. Оскільки вартість дитячого подарунка (1500 грн) не перевищує неоподатковуваний ліміт у 1775 грн, ПДФО та ВЗ не утримуємо.
А якщо вартість негрошових подарунків у відповідному місяці перевищує неоподатковувану межу? Тоді суму перевищення оподатковуємо ПДФО та ВЗ як дохід у вигляді додаткового блага (див. п.п. «е» п.п. 164.2.17, абзац другий п. 174.6 ПКУ).
Через те, що маємо справу з доходом у негрошовій формі, він увійде до бази оподаткування ПДФО збільшеним на натуральний коефіцієнт 1,219512 (див. п. 164.5 ПКУ). ВЗ утримуємо з «чистої» вартості подарунка, що потрапляє під оподаткування. Адже відсутні законодавчі підстави для застосування підвищуючого коефіцієнта при нарахуванні ВЗ на доходи у негрошовій формі (див. БЗ 126.05).
Приклад 3. Працівник має 3 дітей віком до 14 років. 27.11.2024 роботодавець надав йому 3 дитячих подарунки до Дня святого Миколая на загальну суму 3600 грн.
З частини вартості негрошових подарунків, що дорівнює 1775 грн, ПДФО та ВЗ не утримуємо. Суму перевищення 1825 грн (3600 - 1775) оподатковуємо як додаткове благо.
База оподаткування ПДФО дорівнює:
1825 х 1,219512 = 2225,61 (грн).
ПДФО становитиме:
2225,61 х 18 : 100 = 400,61 (грн).
Сума ВЗ дорівнює:
1825 х 1,5 : 100 = 27,38 (грн).
Важливо! ПДФО та ВЗ, утримані з вартості негрошового подарунка, сплачуйте до бюджету протягом 3 операційних днів з дня, що настає за днем його надання (див. п.п. 168.1.4 ПКУ).
ЄСВ. Вартість подарунків до свят для дітей працівників не входить до фонду оплати праці згідно з п. 3.23 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5. Крім того, вартість таких подарунків зазначена серед виплат, на які не нараховується ЄСВ, у п. 8 розд. ІІ Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.
З цих причин ЄСВ на вартість дитячих подарунків до свят, виданих працівникам, не нараховуємо.
Якщо ж роботодавець оформить видачу подарунків безпосередньо дітям працівників, то в такому випадку дохід отримають непрацівники, тому ЄСВ також не буде.
Звітність. У 4ДФ Податкового розрахунку відображаємо (див. БЗ 103.25):
— вартість неоподатковуваних подарунків (її неоподатковувану частину) з ознакою доходу «160»;
— оподатковувану частину вартості подарунка з ознакою доходу «126».
Зауважте, що у графах 3а та 3 розд. І 4ДФ зазначаємо суму оподатковуваної частини вартості подарунка з урахуванням натурального ПДФО-коефіцієнта, тобто вказуємо дохід, що фактично нарахований працівнику в бухобліку (див. БЗ 103.25). Той факт, що ВЗ утримуємо з «чистої» суми, податківців не хвилює.
Ну і наостанок зазначимо, що у Д1 Податкового розрахунку вартість дитячих подарунків не відображаємо, оскільки ЄСВ на них не нараховуємо.