30.10.2025
Перш за все зазначимо, що ця стаття присвячена розрахунку лікарняних найманим працівникам звичайних роботодавців, які не є резидентами Дія Сіті. А ось особливості обчислення непрацездатних виплат працівникам резидентів Дія Сіті розглянемо в одному з наступних номерів «Податки & бухоблік».
Під лікарняними розуміємо оплату перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця та допомогу по тимчасовій непрацездатності. Їх обчислюють за правилами, установленими Законом № 1105, Порядком № 440 та Порядком № 1266*.
* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV, Порядок оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності…, затверджений постановою КМУ від 26.06.2015 № 440, Порядок обчислення середньої заробітної плати.., затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266 відповідно.
Роботодавці, які не мають статусу резидента Дія Сіті, розраховують суму лікарняних (Л) найманим працівникам, використовуючи таку формулу (див. п. 2 Порядку № 1266):
Л = ДВ х К,
де ДВ — денна виплата;
К — кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті.
Зауважте — під час хвороби працівник втрачає заробіток за робочі дні, тоді як лікарняні виплачують за календарні дні, що припадають на період непрацездатності.
За загальним правилом розмір денної виплати (ДВ) залежить від загального страхового стажу працівника та суми його середньоденної зарплати (ЗПсер), до якої можуть бути застосовані встановлені обмеження (див. нижче). Виняток з цього правила — пільгові категорії працівників, у яких стаж не впливає на суму денної виплати (див. ст. 17 Закону № 1105).
Порядок визначення денної виплати (крім випадків, коли лікарняні обчислюють у зв’язку з перебуванням особи в самоізоляції, обсервації, закладах охорони здоров’я у зв’язку з карантином, установленим КМУ) — у таблиці нижче.
Визначення денної виплати для обчислення суми лікарняних
| Загальний страховий стаж працівника | Денна виплата |
| До 3 років | ДВ = ЗПсер х 50 % : 100 % |
| Від 3 до 5 років | ДВ = ЗПсер х 60 % : 100 % |
| Від 5 до 8 років | ДВ = ЗПсер х 70 % : 100 % |
| Від 8 років | ДВ = ЗПсер |
| Незалежно від страхового стажу: | |
| — чорнобильці категорії 1 — 3, а також один з батьків (особа, яка їх замінює), який доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка постраждала внаслідок Чорнобильської катастрофи; — ветерани війни, постраждалі учасники Революції Гідності та члени сімей загиблих (померлих) ветеранів війни, члени сімей загиблих (померлих) Захисників і Захисниць України; — особи, віднесені до жертв нацистських переслідувань відповідно до Закону України від 23.03.2000 № 1584-ІІІ; — донори, які мають право на пільгу, передбачену ст. 20 Закону України від 30.09.2020 № 931-ІХ; — особи, реабілітовані відповідно до Закону України від 17.04.91 № 962-ХІІ, із числа тих, яких було піддано репресіям у формі (формах) позбавлення волі (ув’язнення) або обмеження волі чи примусового безпідставного поміщення здорової людини до психіатричного закладу за рішенням позасудового або іншого репресивного органу | ДВ = ЗПсер |
Усі подробиці обчислення фактичної середньоденної зарплати, ви знайдете у статті «Обчислюємо середньоденну зарплату для лікарняних і декретних» // «Податки & бухоблік», 2025, № 85. Випадки, коли при розрахунку денної виплати та лікарняних фактична середньоденна зарплата може бути обмежена, розглянемо нижче.
Зараз же наведемо приклади, коли розрахунок лікарняних проводиться з фактичної середньоденної зарплати. Це випадки, коли у працівника страховий стаж за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку, більше 6 місяців, а його зарплата в місяцях розрахункового періоду нижча за максимальну величину бази нарахування ЄСВ (далі — максимальна база ЄСВ).
Приклад 1. Працівник хворів з 20 по 29 жовтня 2025 року (10 к. дн.). Розрахунковий період (жовтень 2024 року — вересень 2025 року, це 365 к. дн.) відпрацьований повністю. Зарплата, що візьме участь в обчисленні середньоденної зарплати, — 420000 грн. Загальний страховий стаж працівника — 4 роки 9 місяців.
Визначаємо середньоденну зарплату:
420000 : 365 = 1150,68 (грн/к. дн.).
Визначаємо суму денної виплати з урахуванням стажу працівника (див. таблицю вище). Вона становить:
1150,68 х 60 : 100 = 690,41 (грн/к. дн.).
Сума лікарняних за 10 днів непрацездатності дорівнює:
690,41 х 10 = 6904,10 (грн).
Приклад 2. Використовуючи умови прикладу 1, припустимо, що працівник має посвідчення учасника бойових дій.
Учасники бойових дій, особи з інвалідністю внаслідок війни, а також учасники війни віднесені нормами ст. 4 Закону України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.93 № 3551-XII до ветеранів війни. У свою чергу ветерани війни віднесені до пільгових категорій працівників, у яких розмір денної виплати не залежить від їх загального страхового стажу (див. таблицю вище). Таким чином,
працівнику — учаснику бойових дій денну виплату визначаємо в розмірі 100 % середньоденної зарплати незалежно від його загального страхового стажу
Відповідно до умов прикладу 2 сума денної виплати працівника дорівнює його середньоденній зарплаті та становить 1150,68 грн/к. дн.
Сума лікарняних за 10 днів непрацездатності дорівнює:
1150,68 х 10 = 11506,80 (грн).
Здається, все просто з розрахунком лікарняних. Водночас, як уже було зазначено вище, є випадки, коли середньоденна зарплата чи денна виплата та/або сума лікарняних обмежуються. Умовно їх можна поділити на дві категорії, а саме коли:
1) зарплата в місяцях розрахункового періоду добігала чи перевищувала максимальну базу ЄСВ. При цьому страховий стаж працівника за останні 12 місяців більше 6 місяців;
2) незалежно від зарплати страховий стаж працівника за останні 12 місяців менше 6 місяців.
Почнемо з першої категорії.
Задача. Лікарняний лист відкрито працівнику, в якого страховий стаж за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку, більше 6 місяців. У місяцях розрахункового періоду його фактична зарплата добігала максимальної величини бази нарахування ЄСВ або перевищувала її.
При розрахунку лікарняних такому працівнику дотримуємось наступного алгоритму.
Крок 1. Визначаємо фактичну середньоденну зарплату за загальними правилами. Нагадаємо, що тут вам у пригоді стане стаття «Обчислюємо середньоденну зарплату для лікарняних і декретних» // «Податки & бухоблік», 2025, № 85.
Крок 2. Визначаємо обмежувач. Відповідно до п. 4 Порядку № 1266
середньоденна зарплата, що бере участь у розрахунку лікарняних, не може перевищувати максимальну базу ЄСВ з розрахунку на 1 календарний день
Цей обмежувальний показник знаходимо так: максимальну базу ЄСВ, установлену в останньому місяці розрахункового періоду, ділимо на 30,44 (середньомісячна кількість календарних днів).
Зауважимо, що у 2025 році для найманих працівників розмір максимальної бази ЄСВ становить 20 розмірів мінімальної зарплати й дорівнює 160000 грн (див. cт. 39 Закону України від 19.11.2024 № 4059-IX).
Крок 3. Порівнюємо фактичну середньоденну зарплату з обмежувачем. Якщо фактична середньоденна зарплата вища за обмежувач, обрізаємо її до рівня обмежувача.
У зворотній ситуації далі використовуємо фактичну середньоденну.
Крок 4. Обчислюємо денну виплату, використовуючи середньоденну зарплату (фактичну чи обмежену).
Крок 5. Обчислюємо суму лікарняних.
Крок 6. Якщо тимчасова непрацездатність працівника тривала:
— частину місяця, нараховуємо суму лікарняних, визначених відповідно до кроку 5. Жодних порівнянь більше не проводимо. Це підтверджує лист ПФУ від 27.11.2023 № 2800-030401-8/66987;
— весь місяць, то загальну суму лікарняних за такий місяць порівнюємо з максимальною базою ЄСВ, що діє в останньому місяці розрахункового періоду. Так вчиняємо на виконання ч. 3 ст. 17 Закону № 1105 та абзацу другого п. 2 Порядку № 1266. Їх положеннями встановлено —
сума лікарняних у розрахунку на місяць не повинна перевищувати розміру максимальної бази ЄСВ
Відповідно якщо сума лікарняних за повний місяць непрацездатності виявиться вищою за таку максимальну базу, обмежуємо їх розміром максимальної бази ЄСВ, що діяла в останньому місяці розрахункового періоду.
Приклад 3. Працівник, який був прийнятий на роботу з 27 січня 2025 року, хворів з 1 жовтня по 3 листопада 2025 року (34 к. дн.). Його заробітна плата в кожному місяці розрахункового періоду (лютому — вересні 2025 року, це 242 к. дн.) перевищувала максимальну базу ЄСВ. Зарплата, що увійшла до бази нарахування ЄСВ та бере участь у розрахунку лікарняних, — 1280000 грн. Розрахунковий період відпрацьований повністю.
Загальний страховий стаж працівника — 10 років 6 місяців.
Сума фактичної середньоденної зарплати становить:
1280000 : 242 = 5289,26 (грн/к. дн.).
Визначаємо обмежувальний показник. Він дорівнює:
160000 : 30,44 = 5256,24 (грн/к. дн.).
Фактична середньоденна зарплата (5289,26 грн/к. дн.) вища за обмежувач (5256,24 грн/к. дн.). Обрізаємо її до рівня обмежувача й далі в розрахунку денної виплати та лікарняних використовуємо середньоденну зарплату з урахуванням обмеження.
Страховий стаж працівника — 10 років 6 місяців. Отже, денна виплата дорівнює середньоденній зарплаті (див. таблицю вище), обчисленій з урахуванням обмеження, а саме — 5256,24 грн/к. дн.
Працівник хворів весь жовтень. Попередньо сума лікарняних за 31 к. дн. жовтня (повний місяць непрацездатності) становить:
5256,24 х 31 = 162943,44 (грн).
Вона більша за максимальну базу ЄСВ, що діяла у вересні 2025 року (160000 грн). Тому лікарняні за жовтень слід обмежити сумою 160000 грн.
Лікарняні за 3 к. дн. листопада становлять:
5256,24 х 3 = 15768,72 (грн).
Їх нараховуємо у фактично визначеній сумі (15768,72 грн).
Йдемо далі. На черзі ще одне обмеження — для працівників зі страховим стажем менше 6 місяців за останні 12 календарних місяців.
Задача. Працівник, якому відкрито листок непрацездатності, за даними реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (далі — Держреєстр) має за останні 12 календарних місяців, що передують місяцю настання страхового випадку, страховий стаж менше 6 місяців.
При розрахунку лікарняних такому працівнику діємо за таким алгоритмом.
Крок 1. Обчислюємо фактичну середньоденну зарплату за правилами, викладеними у статті «Обчислюємо середньоденну зарплату для лікарняних і декретних» // «Податки & бухоблік», 2025, № 85.
Крок 2. Знаходимо денну виплату.
Крок 3. Визначаємо обмежувач. Його застосування випливає з того, що
працівники, у яких за останні 12 місяців страховий стаж менше 6 місяців, мають право на лікарняні, сума яких не може перевищувати суму лікарняних, обчислених із мінімальної заробітної плати, встановленої на час настання страхового випадку
Розмір обмежувача знаходимо діленням суми мінзарплати в місяці настання страхового випадку на 30,44.
Крок 4. Порівнюємо денну виплату (а не середньоденну зарплату, як у випадку обмеження через високу зарплату) з обмежувачем. Якщо денна виплата вища за обмежувач, то розрахунок лікарняних проводимо виходячи з обмежувача. Якщо навпаки — лікарняні обчислюємо в загальному порядку, виходячи з денної виплати.
Приклад 4. Працівник з 22 по 29 жовтня 2025 року (8 к. дн.) хворів. У розрахунковому періоді (жовтень 2024 року — вересень 2025 року, це 365 к. дн.) він по 31 серпня (335 к. дн.) не працював з поважних причин — у зв’язку з призупиненням дії трудового договору. Сума зарплати, що нарахована у вересні та візьме участь у розрахунку лікарняних, — 15000 грн.
Загальний страховий стаж працівника — 5 років 3 місяці, а за останні 12 місяців, за даними Держреєстру, — 1 місяць.
Фактична середньоденна зарплата становить:
15000 : (365 – 335) = 500 (грн/к. дн.).
Денна виплата дорівнює (див. таблицю вище):
500 х 70 : 100 = 350 (грн/к. дн.).
Розмір обмежувача становить:
8000 : 30,44 = 262,81 (грн/к. дн.),
де 8000 грн — мінімальна зарплата у вересні 2025 року.
Денна виплата (350 грн/к. дн.) вища за обмежувач (262,81 грн/к. дн.). Розрахунок лікарняних проводимо виходячи з обмежувача.
Сума лікарняних за 8 к. дн. непрацездатності дорівнює:
262,81 х 8 = 2102,48 (грн).
Приклад 5. Працівника прийнято на роботу з 15 липня 2025 року. З 27 по 31 жовтня 2025 року (5 к. дн.) він хворів. Зарплата за розрахунковий період (серпень — вересень 2025 року, це 61 к. дн.), що візьме участь у розрахунку лікарняних, — 31000 грн.
Загальний страховий стаж працівника — 2 роки 3 місяці, а за останні 12 місяців, за даними Держреєстру, — 5 місяців.
Розраховуємо фактичну середньоденну зарплату:
31000 : 61 = 508,20 (грн/к. дн.).
Визначаємо денну виплату (див. таблицю вище):
508,20 х 50 : 100 = 254,10 (грн/к. дн.).
Розмір обмежувача дорівнює:
8000 : 30,44 = 262,81 (грн/к. дн.).
Денна виплата (254,10 грн/к. дн.) нижча за обмежувач (262,81) грн/к. дн. У розрахунку лікарняних — денна виплата.
Сума лікарняних за 5 к. дн. хвороби становить:
254,10 х 5 = 1270,50 (грн).
Увага! Може статися так, що згодом будуть виявлені зміни в страховому стажі працівника за даними Держреєстру, наприклад, через появу страхового стажу за період діяльності його як ФОП. У такому разі раніше нараховані та виплачені лікарняні слід переобчислити та за потреби донарахувати непрацездатні виплати працівнику (див. лист ПФУ від 06.04.2023 № 13316-15885/Р-03/8-2800/23).