Згідно з ч. 2 ст. 9 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» (далі — Закон) і п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449 (далі — Інструкція № 449), обчислення ЄСВ здійснюється на підставі бухгалтерських і інших документів, відповідно до яких провадиться нарахування або які підтверджують нарахування та виплату (доходу), на які нараховується ЄСВ.
Частиною 4 ст. 9 Закону і п.п. 4 п. 1 розд. IV Інструкції № 449 визначено, що нарахування ЄСВ за попередні періоди (окрім випадків одноразової сплати особою ЄCВ за попередні періоди згідно з угодою про добровільну участь у страхуванні) здійснюється виходячи з розміру ЄCВ, який діяв на день нарахування заробітної плати (доходу), на яку нараховується ЄCВ.
Якщо нарахування заробітної плати здійснюється за попередній період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, нараховані суми включаються в заробітну плату того місяця, в якому були здійснені нарахування ( п.п. 3 п. 3 розд. IV Інструкції № 449).
У наведених вище нормах під нарахуванням ЄСВ за попередні періоди розуміється ситуація, коли в поточному місяці застрахованій особі донараховується дохід, який помилково або з інших причин не був нарахований у попередніх періодах. Це може бути у випадках, коли в поточному місяці:
— нараховуються лікарняні, такі, що припадають на попередні місяці;
— донараховується заробітна плата у зв’язку допущеними арифметичними помилками або уточненням відпрацьованого працівником часу в попередніх місяцях, чи донараховується індексація у зв’язку з її ненарахуванням або неправильним нарахуванням в попередніх місяцях, чи нараховується премія (винагорода), надбавка, доплата за попередній місяць (квартал, півріччя, рік).
Отже, в цілях правильного визначення бази нарахування ЄСВ у конкретних місяцях «перехідні» відпускні, лікарняні і декретні необхідно відносити до місяців, за які вони нараховані (тобто до місяців, на які припадають календарні дні оплачуваної відпустки, тимчасової непрацездатності і «декретної» відпустки). Відповідно після віднесення «перехідних» виплат до місяців, за які вони нараховані, при нарахуванні ЄСВ на такі виплати застосовується максимальна величина бази нарахування ЄСВ, що діє в таких місяцях.
Аналогічний принцип застосовується і при відображенні «перехідних» виплат в таблиці 6 Звіту з ЄСВ, яка призначена для формування страхувальником у розрізі кожної застрахованої особи відомостей про суми нарахованої їй заробітної плати (доходу) у звітному місяці. Нагадаємо, що згідно з п. 9 розд. IV Порядку формування і подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 (далі — Порядок № 435), у таблиці 6 Звіту з ЄСВ суми, нараховані за дні щорічної і додаткової відпусток, вносяться до графи «Загальна сума нарахованої заробітної плати (доходу) (усього з початку звітного місяця)» (реквізит 17) із зазначенням відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на дні відпустки у цьому місяці, з кодом типу нарахувань «10». Суми, що припадають на дні відпустки наступних місяців, включаються в поле наступних місяців і відображаються в окремих рядках за першим рядком з кодом типу нарахувань «10».
«Перехідні» лікарняні і декретні відображаються в окремих рядках з кодами категорії застрахованої особи, визначеними в додатку 2 до Порядку № 435, у полі відповідного місяця тільки в сумі, що припадає на цей місяць.
На одну застраховану особу допускається декілька записів у таблиці 6 Звіту з ЄСВ, якщо протягом одного звітного періоду (місяця) застрахованій особі були здійснені нарахування виплат, в яких відрізняються база нарахування ЄСВ і розміри ставок ЄСВ, а також якщо нарахування здійснювалися за поточні і майбутні (відпускні, декретні) та минулі (лікарняні, декретні та нарахування сум заробітної плати (доходу) за виконану роботу (надані послуги), строк виконання яких перевищує календарний місяць, а також за відпрацьований час після звільнення з роботи або згідно з рішенням суду — середня заробітна плата за вимушений прогул) періоди.
Враховуючи вищевикладене і нововведення в сплаті ЄСВ з 1 січня 2016 року, можна зробити наступні висновки:
— Якщо працівникові в грудні (листопаді) 2015 року нараховано і виплачено відпускні за відпустку, яка припадає на грудень (листопад) 2015 року і січень (лютий) 2016 року, і з усієї суми відпускних сплачено ЄСВ у порядку і за ставками, що діяли у 2015 році, то перерахунок ЄСВ, сплаченого з відпускних, що припадають на січень (лютий) 2016 року, не здійснюється, а у Звіті за січень (лютий) 2016 року коригування сплаченого ЄСВ не провадиться.
— Якщо працівниці у листопаді 2015 року нараховано і виплачено декретні за відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами, яка припадає у тому числі на місяці 2016 року, і з усієї суми таких декретних сплачено ЄСВ у порядку і за ставками, що діяли у 2015 році, то перерахунок ЄСВ, сплаченого з декретних, таких, що припадають на місяці 2016 року, не здійснюється, а у Звіті за місяці 2016 року коригування сплаченого ЄСВ не провадиться.
— Якщо працівникові в січні 2016 року нараховуються лікарняні за період тимчасової непрацездатності, що припадає на грудень (листопад) 2015 року і січень (лютий) 2016 року, то на такі лікарняні ЄСВ нараховується за ставкою, встановленою у 2016 році (22 %). При цьому утримання ЄСВ не здійснюється. «Перехідні» лікарняні розподіляються за місяцями, за які вони нараховані, з метою порівняння сумарного доходу в таких місяцях з максимальною величиною бази нарахування ЄСВ. Кінцеве обкладення ЄСВ «перехідних» лікарняних здійснюється в межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ у місяцях, за які виплачуються лікарняні.