Звичайно, ситуація, в якій опинилося підприємство, неприємна. Але, що тішить, її можна легко виправити.
З чого почнемо? Визначимо вид, до якого належать помилки, описані в запитанні. Річ у тім, що умовно всі помилки в ЄСВ-звітності можна поділити на два види:
— «несумові» помилки (коригування персональних даних або їх доповнення);
— помилки в сумових показниках (база справляння ЄСВ, додаткова база справляння ЄСВ, сума ЄСВ).
Від виду помилки залежатиме порядок її виправлення.
Помилки, описані в запитанні, — «несумові». Виявлено їх після закінчення граничного строку подання Звіту за формою № Д4. Тому порядок їх виправлення буде таким.
Доповнюємо таблицю 5 Звіту за формою № Д4 забутими відомостями. Діємо так:
1) формуємо «доповнюючий» Звіт за той період, який виправляємо (у цьому випадку — вересень 2016 року). Для цього використовуємо чинну на сьогодні форму № Д4.
Такий Звіт повинен містити титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) з типом форми № Д4 «додаткова» і таблицю 5 також з типом «додаткова» з даними на «забуту» застраховану особу. Це прямо зазначено в п. 4 розд. V Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435;
2) подаємо Звіт за формою № Д4 до своєї ДПІ.
Виправляємо помилку в коді категорії застрахованої особи в таблиці 6. Для цього:
1) формуємо «скасовуючий» Звіт за формою № Д4 за вересень 2016 року (звітний період, у якому допущено помилку).
Цей Звіт міститиме один титульний аркуш (перелік таблиць Звіту) з типом форми № Д4 «скасовуюча», таблицю 6 з типом «скасовуюча» з відомостями щодо застрахованої особи, що виявилися помилковими, і таблицю 6 з типом «початкова» з правильними відомостями на застраховану особу. Такий порядок формування «скасовуючого» Звіту прописано в п. 2 розд. V Порядку № 435;
2) здаємо «скасовуючий» Звіт за формою № Д4 до своєї ДПІ.
От і все! А насамкінець три правила щодо виправлення «несумових» помилок.
Перше — Звіт за формою № Д4 («доповнюючий» або «скасовуючий»), сформований для виправлення «несумових» помилок за попередні звітні періоди, не повинен містити таблицю 1 форми № Д4.
Друге — формуючи таблиці 6, не можна змінювати сумові показники.
Третє — якщо ви подаєте за один і той самий звітний період таблиці 5 і 7 з типами «скасовуюча» і «додаткова» (як у випадку, що розглядається), їх необхідно подавати з окремими титульними аркушами (як два окремі Звіти). Але якщо ви формуєте таблиці 6 з типами «скасовуюча» і «початкова» для виправлення помилок у персональних даних працівника, то їх подаєте з одним титульним аркушем (як один Звіт).
Зауважте: якби підприємство виявило зазначені помилки до закінчення граничного строку подання Звіту за формою № Д4 за вересень 2016 року, то йому достатньо було б повторно сформувати і подати до ДПІ цей Звіт з правильними показниками до закінчення граничного строку. Чинним вважатиметься останній електронний або паперовий звіт, поданий вами ( п. 1 розд. V Порядку № 435). Причому заново формувати та подавати необхідно весь Звіт з ЄСВ з усіма таблицями зі статусом «початкова», а не тільки ті таблиці, в яких були виявлені помилки.