Перерахунок ПДФО: «стара пісня» про важливе

Кого стосується обов’язковий річний перерахунок ПДФО?

По-перше, тих, хто проводить такий перерахунок, а саме роботодавців (як юридичних, так і фізичних осіб), які є податковими агентами.

По-друге, тих, кому проводять перерахунок, а саме всіх найманих працівників, які станом на 31 грудня 2020 року перебувають у трудових відносинах із роботодавцем (за основним місцем роботи та за сумісництвом)

Коли проводиться річний перерахунок ПДФО?

Не пізніше ніж при нарахуванні заробітної плати за останній місяць поточного року, тобто в грудні 2020 року

Чи включати до річного перерахунку ПДФО звільнених протягом року працівників?

Для працівників, які були звільнені протягом поточного року, перерахунок ПДФО проводиться в місяці їх фактичного звільнення (п.п. «в» п.п. 169.4.2 ПКУ). У загальному річному перерахунку вони участі не беруть

Як перераховувати ПДФО працівнику, прийнятого протягом поточного року?

Перерахунок ПДФО за новоприйнятими працівниками також треба проводити у грудні 2020 року. У ньому візьме участь період з місяця прийняття такого працівника на роботу по грудень 2020 року.

Важливо! Платник податків має право на отримання ПСП тільки від одного роботодавця. Трапляються ситуації, коли в одному місяці фізична особа звільняється в одного роботодавця і приймається на роботу до іншого роботодавця. І якщо працівник реалізував право на ПСП у місяці звільнення на старому місці роботи, то права на отримання в цьому місяці податкової соціальної пільги на новому місці роботи він не має. І може скористатися ПСП тільки з наступного місяця роботи (роз’яснення в категорії 103.08.04 ЗІР)

Працівник подав заяву на застосування ПСП протягом року. Як перераховувати ПДФО?

Перевіряємо наявність права на застосування ПСП з місяця подання заяви на застосування ПСП (п.п. 169.2.2 ПКУ).

Для цього заробіток кожного місяця (починаючи з місяця отримання заяви на ПСП) порівнюємо з граничним розміром доходу для застосування ПСП

Працівник подав заяву на припинення застосування ПСП протягом року. Як перераховувати ПДФО?

Відповідно до п.п. «б» п.п. 169.4.2 ПКУ обов’язковий перерахунок ПДФО треба робити в останньому місяці застосування до його доходу ПСП (місяці припинення застосування, зазначеному у заяві).

Тоді у річному перерахунку ПДФО візьме участь період з наступного місяця (коли ПСП перестала надаватись) і по грудень 2020 року

Які доходи беруть участь в обов’язковому перерахунку ПДФО?

В обов’язковому річному перерахунку ПДФО бере участь тільки зарплата. Вона включає:

• основну, додаткову зарплату та інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які нараховуються працівнику у зв’язку з відносинами трудового найму (п.п. 14.1.48 ПКУ). Їх перелік містить Інструкція № 5 (у частині, що не суперечить ПКУ);

• лікарняні (виплачувані як за рахунок роботодавця, так і за рахунок коштів Фонду соцстрахування) (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ);

• привілейовані дивіденди (п.п. 170.5.3 ПКУ).

Перерахунок незарплатних доходів для визначення правильності їх оподаткування — це виключно добровільна справа роботодавця / податкового агента

Як враховуються при перерахунку ПДФО суми зарплати, у тому числі донарахованої/сторнованої?

Зарплатні виплати, зокрема премії, доплати, надбавки, нараховані (донараховані/сторновані) за попередні податкові періоди (місяці), оподатковуємо в тому податковому періоді (місяці), в якому вони були фактично нараховані (фактично донараховані/сторновані)

Як враховувати при перерахунку ПДФО лікарняні та відпускні?

Зарплата працівника за період її збереження згідно із законодавством, у тому числі за час відпустки або перебування платника податків на лікарняному, належить до податкових періодів, за які вона нарахована (абз. 3 п.п. 169.4.1 ПКУ).

Метою такого розподілу є визначення граничної суми доходу, що надає право на отримання ПСП

Як здійснювати перерахунок ПДФО, якщо відпускні за січень 2021 року нараховано в грудні 2020 року?

Тут діємо за загальним правилом включення відпусток до того періоду, за дні якого вони нараховані. Тобто сума відпускних за січень 2021 року для визначення права на ПСП і суми ПДФО буде приплюсована до зарплати січня 2021 року

Чи треба подавати уточнюючий звіт за формою № 1ДФ, якщо працівнику були нараховані перехідні лікарняні у січні 2021 року за грудень 2020 року — січень 2021 року?

По-перше, такі лікарняні на момент їх нарахування треба віднести до доходів тих місяців, за які вони нараховані. По-друге, визначити право на застосування ПСП окремо в кожному з місяців (грудні 2020 року і січні 2021 року) та здійснити розрахунок ПДФО.

У разі коли за грудень 2020 року виявиться (при додаванні до суми грудня грудневих лікарняних), що працівник не мав права на ПСП, а пільгу застосували (або навпаки), то це не є помилкою. І жодних уточнюючих звітів щодо цього подавати не треба. Відповідний обов’язковий перерахунок ПДФО (доутримання або повернення) роботодавець може зробити при річному перерахунку ПДФО у грудні 2021 року (або у місяці звільнення чи відмови від ПСП) у загальному порядку

Що робити з результатами перерахунку?

За результатами перерахунку ПДФО (крім нульових) може виявитися переплата або недоплата податку. Тоді:

• у разі переплати ПДФО — зменшуємо на суму такої переплати суму ПДФО за грудень 2020 року;

• у разі недоплати ПДФО — збільшуємо на суму такої недоплати суму ПДФО за грудень 2020 року

Якщо суми ПДФО за грудень 2020 року недостатньо для зменшення на суму переплати податку?

Тоді сума нарахованого ПДФО в наступних місяцях зменшується до повного її повернення працівнику.

У разі якщо працівник звільняється, а сума переплати перевищує розмір утриманого ПДФО у місяці звільнення, то повернення суми такого перевищення ПКУ не передбачає. Таке роз’яснення прописали податківці в категорії 103.25 ЗІР

Якщо сума недоплати ПДФО більше заробітку працівника за грудень 2020 року? Чи є обмеження при утриманні суми недоплати?

Суму недоплаченого ПДФО у будь-якому разі утримують у повному обсязі. Але до розміру утримань застосовують обмеження згідно зі ст. 128 КЗпП. Тобто загальна сума відрахувань із зарплати працівника не повинна перевищувати 20 % «чистої» суми зарплати, а у випадках, окремо передбачених законодавством, — 50 або 70 %.

Тому якщо заробітку працівника за грудень з урахуванням зазначених обмежень не вистачає, то утримання недоплати ПДФО проводиться за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців до повного погашення суми такої недоплати.

Якщо ж працівник сам виявив бажання (через заяву) погасити таку недоплату, то законодавче обмеження не застосовуємо й утримуємо недоплату згідно із заявою працівника

Як результати перерахунку відобразити у звітності?

Результати річного перерахунку відображають у податковому розрахунку за формою № 1ДФ за 4 квартал 2020 року.

При цьому суми недоплати або переплати ПДФО вносять до даних граф 4 і 4а, збільшуючи (при недоплаті) або зменшуючи (при переплаті) суму фактично утриманого з працівника ПДФО. Якщо результати перерахунку не «вміщуються» у грудневі відрахування/донарахування і зменшують/збільшують суми ПДФО січня та/або лютого 2021 року, то, за аналогією, заповнюються дані граф 4 і 4а в 1 кварталі 2021 року.

Зарплатні доходи у формі № 1ДФ відображайте з ознакою «101»

Чи можна не проводити річний перерахунок ПДФО?

Ні, не можна, бо він є обов’язковим. Але відповідальність за його непроведення чинним законодавством не передбачена. Та штрафів можна не боятися, якщо все «гладенько» й у розрахунках ПДФО немає помилок. Інакше буде «гаряче»

Чи треба подавати уточнюючий розрахунок, якщо під час проведення перерахунку були виявлені помилки в нарахуванні ПДФО?

Законодавство надає можливість виправити помилку в нарахуванні ПДФО, яка допущена протягом поточного календарного року, без штрафів (абз. 8 п. 127.1 ПКУ). Якщо помилка самостійно виявлена й виправлена при проведенні річного перерахунку ПДФО, то уточнюючий розрахунок за формою № 1ДФ подавати не потрібно.

Наприклад, виявили, що працівнику помилково застосували ПСП у 1 кварталі 2020 року. При проведенні річного перерахунку виправилися. Суму недоплати ПДФО утримали з грудневої зарплати працівника та відобразили у формі № 1ДФ за 4 квартал 2020 року. Уточнюючий перерахунок за 1 квартал 2020 року не подаємо