Дні відрядження: готуємося до оплати

* Мігель де Сервантес «Вигадливий ідальго Дон Кіхот Ламанчський».

Готуємо документи

Перш ніж переходити до оплатних нюансів періоду відрядження, бухгалтерові слід переконатися в наявності документів, що підтверджують факт перебування працівника в службовій поїздці, а саме:

1) наказу про направлення працівника у відрядження. Адже направити працівника у відрядження можна тільки за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації;

2) Табеля обліку використання робочого часу (далі — Табель) з відповідними позначками.

Нагадаємо, у Табелі дні відрядження відображають умовним позначенням «ВД» (07). При цьому кількість відпрацьованих годин повинна відповідати графіку роботи у роботодавця (наприклад, 8).

Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний для нього день, то такий день, на наш погляд, доцільно позначити в Табелі таким чином:

• у верхній комірці проставити кількість фактично відпрацьованих цього дня годин;

• у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» (06/07) (години роботи у вихідні і святкові дні / відрядження).

Документи готові? Переходимо до підрахунку днів відрядження.

Розраховуємо дні відрядження

Як свідчить абз. 2 п. 13 розд. I Інструкції № 59, працівникові, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижні, які припадають на період відрядження.

Ось тільки щоб правильно підрахувати такі робочі дні, необхідно врахувати 3 важливих нюанси.

Робочі дні відрядженого працівника визначають згідно з графіком роботи того підприємства, установи, організації, яке його направило у відрядження (тобто згідно з графіком за місцем його постійної роботи).

Виняток — якщо працівник відряджається на інше підприємство (n. 8 розд. I Інструкції № 59).

Тоді на такого співробітника поширюється режим робочого часу того підприємства, установи, організації, куди він направлений.

При визначенні кількості робочих днів відрядженого працівника враховують і ті робочі дні, в які він перебував в дорозі до місця відрядження і назад.

Зверніть увагу: такі дні від’їзду-приїзду** вважаються днями відрядження, навіть якщо цього періоду працівник перебував на роботі (наприклад, поїхав лише о 20:00, або приїхав — о 3:00). При цьому жодної додаткової оплати за відпрацьований час нараховувати не треба.

** Нагадаємо: днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу в це ж місце (п. 7 розд. I Інструкції № 59).

Вихідні (святкові, неробочі) дні, що належать до періоду відрядження, не оплачують.

Виняток лише один — якщо працівник спеціально направлений для виконання роботи в такі дні.

Тобто його обов’язок працювати в такі дні прямо обумовлений у наказі про відрядження.

Якщо такої умови немає — компенсація за роботу в ці дні не надається.

Нагадаємо, що в загальному випадку компенсація за роботу у вихідні (святкові, неробочі) дні здійснюється згідно зі ст. 72, 73, 107 КЗпП.

Так, за роботу у вихідний день надається інший день відпочинку або виплачується грошова компенсація в подвійному розмірі (ст. 73 КЗпП). А робота у святковий і неробочий день оплачується в подвійному розмірі.

А ось якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день (згідно з наказом), то працівникові може (але не обов’язково) надаватися інший день відпочинку (п. 11 розд. I Інструкції № 59).

Можливість надання дня відпочинку в цьому випадку повинна бути врегульована правилами внутрішнього трудового розпорядку (лист Мінсоцполітики від 19.06.2008 р. № 154/13/116-08).

У крайньому разі — у наказі про направлення у відрядження.

З днями відрядження визначилися.

Тепер давайте поговоримо про ще один важливий нюанс.

Добові ≠ зарплата

Не варто плутати добові та оплату праці працівника в період відрядження.

Річ у тому, що згідно з вимогами ст. 121 КЗпП працівникам, що направляються у відрядження, мають бути:

• як виплачені добові за час їх перебування у відрядженні (у порядку та розмірах, що встановлюються законодавством);

• так і оплачена праця в період такої службової поїздки (згідно з трудовим (колективним) договором, але не нижче середнього заробітку).

І вже в наведеній нормі ви можете побачити головну відмінність між цими виплатами.

Так, добові виплачуються працівникові за кожен день перебування у відрядженні (цей період визначається наказом про відрядження і підтвердними документами). Тобто і за робочі, і за вихідні, і за святкові, і за неробочі дні. До речі, про розрахунок добових за кожен календарний день відрядження говорить і п.п. 170.9.1 ПКУ.

Ба більше, добові виплачуються і за ті дні, в які працівник перебував у дорозі до місця відрядження і назад (незалежно від того, що він міг перебувати на робочому місці протягом такого дня) (лист Мінфіну від 12.10.2009 р. № 31-18030-07-21/27231).

Тобто добові платять не за дні роботи у відрядженні, а саме за час перебування в ній. Це така своєрідна компенсація працівникові понесених ним витрат на харчування та інших власних потреб у зв’язку з відрядженням.

Такі витрати не вимагають спеціального документального підтвердження.

Ба більше, добові не входять до складу фонду оплати праці, тобто вони не оподатковуються ПДФО і ВЗ, на них не нараховується ЄСВ, вони не підлягають індексації.

Тоді як оплата праці за виконану роботу здійснюється лише за робочі дні тижні, які припадають на період відрядження (абз. 2 п. 13 розд. I Інструкції № 59). Звичайно ж, з усіма можливими «зарплатними» наслідками. Тоді як вихідні (святкові, неробочі) дні, що потрапили до періоду відрядження, оплаті не підлягають (за винятком випадків, розглянутих нами вище).