12.11.2020
Механізм обчислення середньої зарплати для розрахунку виплат за лікарняними/декретними визначає Порядок № 1266. Тому щоб знайти потрібну відповідь, спочатку зверніться до норм цього документа. Немає прямої відповіді? Напевно, вона є у листах Мінсоцполітики, фахівці якого мають право роз’яснювати положення Порядку № 1266.
Отже, озброюємося всіма документами та розглянемо найпоширеніші запитання.
Ситуація. Працівника прийняли на роботу в перший робочий день місяця. Але цей день не є першим календарним днем місяця.
Виникає запитання: чи включати такий місяць у розрахунковий період для визначення суми лікарняних? Він же повністю відпрацьований за графіком роботи.
У такій ситуації важливо не плутати порядок розрахунку лікарняних та відпускних. Бо вони підпорядковуються різним нормативним актам. І для розрахунку відпускних такий місяць треба включати у розрахунковий період.
А от щодо лікарняних, то у п. 25 Порядку № 1266 прямо зазначено, що розрахунковим періодом для обчислення лікарняних є 12 календарних місяців перебування у трудових відносинах (з першого до першого числа) за останнім основним місцем роботи, що передують місяцю настання хвороби. А якщо застрахована особа перебувала у трудових відносинах менше 12 календарних місяців за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьовані календарні місяці (з першого до першого числа) (п. 26 Порядку № 1266).
Простіше кажучи: до розрахунку лікарняних включаються тільки повні календарні місяці перебування працівника у трудових відносинах. Тобто місяць початку трудових відносин не з першого календарного дня місяця до розрахункового періоду для обчислення лікарняних не входить. Навіть якщо всі дні цього місяця за графіком роботи працівника повністю відпрацьовані.
Розглянемо це на прикладі.
Приклад 1. Працівник був прийнятий на роботу 3 серпня 2020 року (понеділок). Графік роботи: п’ятиденка з двома вихідними у суботу та неділю. Серпень і вересень 2020 року відпрацьовані повністю за графіком роботи. 7 жовтня 2020 року він захворів.
У розрахунку лікарняних візьме участь тільки один місяць — вересень 2020 року. Незважаючи на те, що працівник відпрацював всі робочі дні серпня 2020 року, з точки зору Порядку № 1266 серпень не є повним місяцем. Бо цей Порядок повним місяцем визначає всі календарні дні місяця, починаючи з 1-го числа (незалежно від графіка роботи працівника).
Тому серпень до «лікарняного» розрахункового періоду не включаємо.
Щойно прийняли на роботу працівника, як він захворів. Ну що ж, із ким не буває. А що робити бухгалтеру, який зобов’язаний розрахувати лікарняні?
Дивимося у Порядок № 1266. У разі перебування застрахованої особи у трудових відносинах менше ніж календарний місяць за останнім основним місцем роботи, розрахунковий період визначається за фактично відпрацьований час (календарні дні) перед настанням страхового випадку (п. 27 Порядку № 1266).
Пояснимо на прикладі.
Приклад 2. Працівника прийняли на роботу 3 серпня 2020 року. З 29 вересня по 12 жовтня 2020 року він хворів (захворювання загальне). За відпрацьований час йому була нарахована зарплата у сумі 11762,29 грн (6161,20 грн за 20 робочих днів серпня та 5601,09 грн за 20 робочих днів вересня). Страховий стаж працівника 9 років.
Загалом, працівник до дня початку хвороби перебував у трудових відносинах з роботодавцем 57 календарних днів (29 днів у серпні та 28 днів у вересні). Але з позиції Порядку № 1266 у нього немає жодного повного календарного місяця (з 1-го до 1-го числа) перебування у трудових відносинах.
Тож розрахунковим періодом буде фактичний час перебування працівника у трудових відносинах з останнім роботодавцем до дня настання хвороби. А саме з 3 серпня по 28 вересня 2020 року.
Нагадаємо, якщо протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку страховий стаж застрахованої особи менше 6 місяців, середня заробітна плата для розрахунку лікарняних визначається виходячи з нарахованої заробітної плати, з якої сплачуються страхові внески, але в розрахунку на місяць не вище за розмір МЗП у місяці настання страхового випадку (п. 29 Порядку № 1266).
Припустимо, що за останні 12 місяців перед настанням хвороби страховий стаж працівника був менший за 6 місяців.
Тоді розрахунок середньоденної зарплати буде таким:
11762,29 : 57 = 206,36 (грн).
Денна виплата з урахуванням 9-річного страхового стажу (100 % середньої зарплати — страховий стаж понад 8 років) становить 206,36 грн.
Розрахуємо середньоденну зарплату з розрахунку МЗП (5000,00 грн на момент настання страхового випадку):
5000,00 : 30,44 = 164,26 (грн)*.
* Розраховані межі лікарняних/декретних ви можете знайти у статті «МЗП = 5000 грн: на що вплине підвищення» // «ОП», 2020, № 17.
Максимальна межа при страховому стажі менше 6 місяців за останні 12 місяців менша за розраховану денну виплату. Тому лікарняні обчислюємо з середньоденної зарплати, розрахованої з МЗП. Отже, сума лікарняних за:
• перші 5 днів (за рахунок роботодавця) становитиме 821,30 грн (164,26 х 5);
• решту 8 днів (за рахунок ФСС) становитиме 1478,34 грн (164,26 х 9).
Приклад 3. Працівниця після закінчення відпустки для догляду за дитиною до 3 років приступила до роботи 7 жовтня 2020 року на умовах неповного робочого дня (0,5 штатної одиниці). Її посадовий оклад з урахуванням зайнятості становить 3104 грн (6208 х 0,5). З 20 по 26 жовтня вона хворіла (захворювання загальне). Страховий стаж 6 років.
З 7 по 19 жовтня працівниці була нарахована зарплата за відпрацьовані робочі дні. Тобто у місяці настання тимчасової непрацездатності вона мала заробіток за декілька відпрацьованих днів перед хворобою. При цьому перебувала у трудових відносинах з роботодавцем понад 12 повних місяців.
Відповідно до п. 3 Порядку № 1266 розраховуємо середньоденну зарплату виходячи із заробітку за 12 календарних місяців перед настанням страхового випадку. Хвороба настала у жовтні 2020 року. Отже, розрахунковим періодом будуть останні 12 календарних місяців, що передують непрацездатності: жовтень 2019 року — вересень 2020 року.
У цьому розрахунковому періоді працівниця весь час перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і не працювала. А така відпустка належить до періоду, не відпрацьованого з поважних причин, та «викидається» з розрахунку при визначенні середньої зарплати для розрахунку лікарняних (п. 3 Порядку № 1266).
Тож заробітку у розрахунковому періоді працівниця не мала з поважної причини.
У цьому випадку середня зарплата визначається виходячи з посадового окладу (з урахуванням зайнятості), встановленого на день настання страхового випадку.
Зайнятість працівниці неповна (0,5 штатної одиниці). Тому і розрахунок середньоденної зарплати проводитиметься виходячи з відповідної частки посадового окладу. А саме:
3104,00 : 30,44 = 101,97 (грн).
Розрахуємо денну виплату з урахуванням 6-річного страхового стажу (70 % середньої зарплати — страховий стаж від 5 до 8 років):
101,97 х 70 % = 71,38 (грн).
Щодо спеціальних обмежень, то в цьому випадку страховий стаж працівниці буде більше 6 місяців, оскільки час перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3 років зараховується у страховий стаж (ч. 1 ст. 21 Закону про соцстрахування).
Розрахуємо суму лікарняних:
• за перші п’ять днів (за рахунок роботодавця):
71,38 х 5 = 356,90 (грн);
• за решту 2 дні (фінансує ФСС):
71,38 х 2 = 142,76 (грн).
Зауважте, якщо у розрахунковому періоді працівник працював на умовах неповної зайнятості, то розрахунок середньоденної зарплати для обчислення лікарняних проводиться за загальними правилами. Тобто діленням нарахованої зарплати за 12 календарних місяців розрахункового періоду на кількість календарних днів цього періоду (без урахування днів, не відпрацьованих з поважних причин).
Приклад 4. Працівниця після закінчення відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років приступила до роботи 19 травня 2020 року. Її заробіток за червень — вересень 2020 року склав 34780 грн. З 6 по 13 жовтня хворіла її дитина (у лікарняному зазначена причина — догляд). Страховий стаж 7 років 8 місяців.
Перше, на що треба звернути увагу в цьому випадку, — це її страховий стаж за останні 6 місяців, що передують місяцю настання хвороби. І ось чому.
Страховий стаж — це період, протягом якого:
1) застрахована особа підлягала страхуванню у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності;
2) щомісяця роботодавцем та/або застрахованою особою сплачувався ЄСВ (не менше мінімального страхового внеску).
У наведеному прикладі застрахована особа підлягала страхуванню, бо трудовий договір на період відпустки для догляду від 3 до 6 років не переривається. Тут сумнівів немає.
А от щодо виконання умови про сплату ЄСВ (для зарахування до страхового стажу), то тут вона не виконана. Роботодавець за період відпустки для догляду від 3 до 6 років не повинен сплачувати ЄСВ за таку працівницю.
Відпустка для догляду за дитиною до 3 років віднесена до таких, що є пільговими, та зараховується у страховий стаж (ч. 1 ст. 21 Закону про соцстрахування). А от відпустка для догляду за дитиною від 3 до 6 років до таких не належить. Тому до страхового стажу не зараховується.
У прикладі 4 наведена класична ситуація, коли за час перебування працівниці у відпустці для догляду від 3 до 6 років ні роботодавець, ні працівниця ЄСВ не сплачували.
Перейдемо до розрахунку середньоденної зарплати:
34780 : 122 = 285,08 (грн),
де 122 — к. дн. червня — вересня 2020 року.
Розрахуємо денну виплату з урахуванням загального страхового стажу (70 % середньої зарплати — страховий стаж від 5 до 8 років):
285,08 х 70 % = 199,56 (грн).
Обчислимо середньоденну зарплату з розрахунку МЗП (5000,00 грн на момент настання страхового випадку):
5000,00 : 30,44 = 164,26 (грн).
Максимальна межа при страховому стажі менше 6 місяців за останні 12 місяців менша за розраховану денну виплату. Тому лікарняні обчислюємо з середньоденної зарплати, розрахованої з МЗП.
Отже, обчислимо суму допомоги по тимчасовій непрацездатності:
164,26 х 8 = 1314,08 (грн).
Зауважте, якщо за період відпустки для догляду за дитиною від 3 до 6 років сплачувався ЄСВ у сумі не меншій за мінімальний страховий внесок, то такий період треба зараховувати в страховий стаж. У страховий стаж зараховуються випадки, коли у такій відпустці працівниця отримує соцдопомогу на дитину (наприклад, якщо дитина з інвалідністю). Оскільки установи, що її виплачують, на суму такої допомоги нараховують ЄСВ, не менший за мінімальний. Але для того, щоб роботодавцю урахувати такі нюанси, треба отримати дані з держреєстру ПФУ про страховий стаж працівниці (довідки ОК-5, ОК-7, додаток 9).
Відпускні, звичайно, включаються до розрахунку лікарняних. Але таке включення особливе. Увага на відпускні, які нараховані на межі (початок чи кінець) розрахункового періоду. Що тут треба знати?
Порядок відображення в обліку витрат на оплату праці визначений Інструкцією № 5. Згідно з п.п. 1.6.1 цієї Інструкції нарахування заробітку відображається за календарний місяць (з 1-го по останнє число місяця). А відпустки, на відміну від порядку їхньої фактичної виплати, розподіляються пропорційно часу, що припадає на дні відпустки у відповідному місяці. Отже, до «лікарняного» розрахункового періоду суми відпускних включаються в той місяць, ЗА який вони нараховані, а всі інші виплати (на які був нарахований ЄСВ) — у той місяць, в якому вони фактично нараховані згідно із зарплатними відомостями. Щодо перехідних відпускних, то вони можуть бути нараховані:
• у місяці, що передує початку розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які входять у межі розрахункового періоду;
• в останньому місяці розрахункового періоду, у тому числі за дні відпустки, які виходять за межі розрахункового періоду.
У будь-якому разі суми відпускних за дні відпусток, які входять у межі розрахункового періоду, але фактично нараховані за його межами, треба включати до розрахунку середньоденної зарплати для обчислення лікарняних.
До речі, такі ж роз’яснення надали фахівці Мінсоцполітики у листі від 16.09.2015 р. № 528/18/99-15 та ФСС з ТВП у листі від 03.09.2015 р. № 5.2-32-1422. Для більшого розуміння розглянемо це на прикладі.
Приклад 5. Працівник хворів з 29.09.2020 р. по 02.10.2020 р. У розрахунковому періоді (вересень-2019 — серпень-2020) нарахована зарплата становила 102700 грн. Окрім цього, у серпні 2019 року працівникові були нараховані та виплачені відпускні в сумі 4563,20 грн за дні відпустки з 1 по 16 вересня 2019 року. Страховий стаж понад 9 років.
Відпускні за дні відпустки, що припадають на вересень 2019 року (4563,20 грн), відносимо до заробітку вересня 2019 року. Тоді сума загального доходу розрахункового періоду становитиме:
102700,00 + 4563,20 = 107263,20 (грн).
Розрахунок середньоденної зарплати буде таким:
107263,20 : 366 = 293,07 (грн).
Денна виплата при страховому стажі 9 років (100 % середньоденної зарплати) — 293,07 грн.
Оплата за 4 дні хвороби (за рахунок роботодавця) складе:
293,07 х 4 = 1172, 28 (грн).