22.02.2024
Перед тим як визначити, які дні відрядження підлягають оплаті, потрібно з’ясувати, в які саме дні працівник перебував у службовій поїздці. У цьому допоможуть два документи:
1) наказ (розпорядження) про направлення у відрядження. У ньому, зокрема, зазначається дата вибуття у відрядження працівника та дата його прибуття з поїздки.
До речі, як і коли оформлювати такий документ, ми розповідали у статті «Направляємо працівника у відрядження: оформлюємо документи» цього номера;
2) Табель обліку робочого часу (далі — Табель). У ньому дні відрядження працівника позначають кодом «ВД» («07»), а кількість відпрацьованих годин проставляють відповідно до графіка роботи працівника (наприклад, «8»).
Якщо день відрядження припадає на вихідний, то у Табелі у верхньому рядку проставляють «ВД», у нижньому — «Х» або прочерк.
Зверніть увагу, фактичну кількість днів відрядження визначають згідно з наказом за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування у відрядженні (п. 170.9.1 ПКУ, п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59*). Якщо документальних доказів немає — вважати дні поїздки відрядженням не можна, як і позначати такі дні кодом «ВД» у Табелі.
Детальніше про це — у статті «Відрядження бюджетників: добові без документів» // «Оплата праці», 2023, № 13.
Документи в порядку і період відрядження працівника визначено? Переходимо до підрахунку днів службової поїздки, що підлягають оплаті.
При цьому пам’ятаємо, що відносини між підприємством і працівником, направленим у відрядження, регулює КЗпП. Більш детально вимоги трудового законодавства щодо відряджень прописані в Інструкції № 59.
Водночас така Інструкція є обов’язковою лише для бюджетних установ. Госпрозрахункові підприємства питання оплати праці у відрядженні визначають самостійно та прописують їх у колективному договорі чи іншому локальному документі (наприклад, Положенні про відрядження). Інструкція № 59 для них має рекомендаційний характер.
Разом з тим складаючи Положення про відрядження, комерційники можуть як передбачити свій власний порядок оплати праці у відрядженні (з урахуванням вимог КЗпП), так і враховувати норми Інструкції № 59.
Оскільки більшість роботодавців все ж таки орієнтується саме на Інструкцію № 59, то далі ми посилатимемось на її норми.
Так от, у пп. 8 і 13 розд. I Інструкції № 59 зазначено, що
працівникові, який направлений у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється за всі робочі дні тижня, які припадають на період відрядження
Але за чиїм графіком роботи визначати такі робочі дні?
Відповідь знаходимо в п. 13 розд. І Інструкції № 59. Відповідно до цієї норми робочі дні відрядженого працівника визначають згідно з графіком роботи того підприємства, установи, організації, яке його направило у відрядження.
Тобто навіть у тому разі, якщо працівника направлено у відрядження на підприємство, графік роботи якого не збігається з графіком роботи підприємства його постійної роботи, то:
— такий працівник має працювати у відрядженні за графіком роботи того підприємства, куди його було направлено;
— оплата праці такому працівнику здійснюється за робочі дні відповідно до графіка роботи того підприємства, яке його направило у службову поїздку.
Покажемо, як це працює, на прикладах.
Приклад 1. Працівника підприємства, яке працює за 6-денним робочим тижнем з вихідним у неділю (тривалість роботи з понеділка по п’ятницю — 7 год, у суботу — 5 год), направили у відрядження на інше підприємство. Графік роботи підприємства, що приймає працівника, — звичайна 5-денка із вихідними у суботу та неділю (тривалість роботи з понеділка по п’ятницю — 8 годин). Період відрядження — з четверга по понеділок.
У відрядженні працівник працюватиме за графіком роботи підприємства, на яке його відрядили, тобто за 5-денним робочим тижнем по 8 годин на день.
Водночас оплатити працівникові треба робочі дні за його графіком роботи на підприємстві, яке є його постійним місцем роботи. Тобто четвер (7 годин), п’ятницю (7 годин), суботу (5 годин) і понеділок (7 годин).
Відповідно дні перебування такого працівника у відрядженні у Табелі будуть позначені наступним чином:
— у верхній комірці буде зазначена кількість відпрацьованих годин згідно з графіком роботи його рідного підприємства (у четвер, п’ятницю і понеділок — 7 год, у суботу — 5 год) (попри те, що працівник виконував свої обов’язки у четвер, п’ятницю і понеділок протягом 8 годин, а в суботу не працював);
— у нижній комірці — умовне позначення відрядження — «ВД» («07»).
А як оплачувати робочі дні тижня, в які працівник був у дорозі (від’їжджав у відрядження або повертався з нього), тобто фактично не працював?
Період перебування у відрядженні (у тому числі день вибуття у відрядження і день прибуття з відрядження, якщо вони припадають на робочий день) вважається робочим часом працівника. А отже, оплачуються такі дні за загальними «відряджувальними» правилами (незважаючи на те, працював у цей день працівник чи ні).
Нагадаємо, що днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу в це ж місце (п. 7 розд. I Інструкції № 59).
При відправленні транспортного засобу до 24-ї години (включно) днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 години і пізніше — наступна доба. Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, у строк відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.
Табелюємо день вибуття та день прибуття як звичайний день у відрядженні: проставляємо кількість годин роботи за графіком роботи працівника та вказуємо код «ВД» («07»).
Приклад 2. Працівник направлений у відрядження. Потяг до місця призначення вирушає:
— варіант 1: 7 лютого 2024 року о 20:00 (після закінчення робочого дня);
— варіант 2: 8 лютого 2024 року о 5:00.
Варіант 1. Оскільки потяг вирушає до місця призначення 07.02.2024 до 24 години, то такий день (07.02.2024) вважається днем відрядження. Незважаючи на те, що працівник міг працювати в цей день повний робочий день, табелюємо і оплачуємо його як день відрядження.
Варіант 2. Оскільки потяг відправляється 08.02.2024 після опівночі, то 07.02.2024 вважається звичайним робочим днем, який працівник має відпрацювати (оплачуємо як звичайний робочий день), а 08.02.2024 (день вибуття у відрядження) табелюємо і оплачуємо як день відрядження.
Приклад 3. Працівник повертається з відрядження. Потяг прибуває до міста, де знаходиться підприємство, що направило працівника у відрядження:
— варіант 1: 7 лютого 2024 року о 22:00 (після закінчення робочого дня);
— варіант 2: 8 лютого 2024 року о 7:30.
Варіант 1. Оскільки потяг прибув до станції 07.02.2024 до 24-ї години, то такий день (07.02.2024) вважається днем прибуття з відрядження. Його табелюємо і оплачуємо як день у відрядженні. 08.02.2024 працівник має вийти на роботу.
Варіант 2. 08.02.2024 є днем прибуття з відрядження, оскільки потяг прибув до станції після 00:00. Такий день табелюємо і оплачуємо як день відрядження, причому навіть у тому випадку, якщо працівник вийде на роботу в цей день.
До речі, питання щодо обов’язку працівника у день виїзду у відрядження та/або повернення з нього виходити на роботу має бути врегульовано правилами внутрішнього трудового розпорядку (п. 12 розд. І Інструкції № 59). Це стосується як бюджетних, так і госпрозрахункових роботодавців.
Якщо в Правилах внутрішнього трудового розпорядку нічого не сказано, то в кожному конкретному випадку таке рішення має прийняти керівник (лист МФУ від 13.11.2019 № 08030-16-10/29061). І відповідно зафіксувати його, наприклад, у наказі про відрядження.
Про те, як це зробити та що саме прописати у наказі, ми зазначали у статті «Відрядження у вихідний, робота у день вибуття/прибуття» // «Оплата праці», 2023, № 18 (ср. ).
А перед нами постає нове запитання — як оплатити дні службової поїздки, що припадають на вихідні чи святкові/неробочі дні?
Робота у вихідні. Вихідні (святкові, неробочі) дні, що припадають на період відрядження, не оплачують. Замість днів відпочинку, не використаних за час відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються (п. 8 розд. І Інструкції № 59).
Виняток лише один — якщо працівник спеціально направлений для виконання роботи у вихідні дні. Тобто його обов’язок працювати в такі дні прямо обумовлений у наказі про відрядження. Тоді роботу за такий день треба компенсувати.
Як? Оскільки спеціальних вимог щодо оплати праці працівника у відрядженні у вихідний день КЗпП не містить, то керуємося загальними нормами трудового законодавства та нормами діючого на підприємстві Положення про відрядження.
І ось тут будьте уважні. Адже відповідно до ст. 72 КЗпП (встановлює загальний порядок компенсації за роботу у вихідний день) робота у вихідний день може компенсуватися за згодою сторін наданням іншого дня відпочинку або в грошовій формі у подвійному розмірі (за правилами ст. 107 КЗпП).
Застосування одного зі способів компенсації за роботу у вихідний день виключає застосування іншого.
Водночас у п. 9 розд. І Інструкції № 59 зазначено: якщо працівник спеціально відряджений для роботи у вихідні або святкові й неробочі дні, то компенсація за роботу в ці дні виплачується відповідно до чинного законодавства. Тобто надання іншого дня відпочинку за роботу у відрядженні у вихідний день Інструкцією № 59 не передбачено!
Відповідно бюджетні установи або госпрозрахункові підприємства, у яких Положення про відрядження містить ті ж самі норми, що прописані в Інструкції № 59, можуть компенсувати роботу у відрядженні у вихідний день в єдиний спосіб — оплатити її згідно з вимогами ст. 107 КЗпП.
Нагадаємо, згідно з цією нормою робота у вихідний день оплачується за години, фактично відпрацьовані у такий день:
а) працівникам, праця яких оплачується за годинними ставками, — у розмірі подвійної годинної ставки;
б) працівникам, які отримують місячний оклад:
— у розмірі одинарної годинної ставки понад оклад — якщо робота у вихідний день проводилася в межах місячної норми робочого часу;
— у розмірі подвійної годинної ставки понад оклад — якщо робота проводилася понад місячну норму.
Якщо Положення про відрядження передбачає надання працівникові іншого дня відпочинку за роботу у вихідний день у відрядженні, то:
— такий інший день не оплачують;
— роботу у вихідний день оплачують як роботу у звичайний робочий день у відрядженні.
При цьому спосіб компенсації за роботу у вихідний день зазначають у наказі (розпорядженні) про відрядження.
День відрядження, в який працівник спеціально відряджався для роботи у вихідний день, у Табелі позначають так:
— у верхній комірці проставляють кількість фактично відпрацьованих цього дня годин;
— у нижній через дріб — «РВ»/«ВД» («06»/«07») (години роботи у вихідні і святкові дні / відрядження).
День від’їзду/повернення. Інша ситуація — якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день або повертається з відрядження у вихідний день (у цей день він не працює).
У такому разі бюджетні установи та госпрозрахункові підприємства, в Положенні про відрядження яких продубльовано норми Інструкції № 59, діють так:
— якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження обов’язково надається інший день відпочинку (п. 10 розд. І Інструкції № 59);
— якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день, то йому може надаватися (але не обов’язково!) інший день відпочинку.
Усі інші підприємства керуються у цьому питанні нормами свого Положення про оплату праці.
Більше деталей у статті «Відрядження у вихідний, робота у день вибуття/прибуття» // «Оплата праці», 2023, № 18.
Може статися так, що працівник затримається у відрядження. Причин для цього може бути декілька.
1. Вимушена затримка (через хворобу, відміну рейсу тощо).
Якщо працівник з не залежних від нього причин не може повернутися із службової поїздки до місця постійної роботи, відрядження з дозволу керівника продовжують. Цього вимагає п. 10 розд. II та п. 4 розд. III Інструкції № 59.
Зауважимо, що наведені норми є обов’язковими для бюджетних установ. Госпрозрахункові підприємства можуть прописати аналогічні правила у своєму Положенні про службові відрядження. Якщо це саме ваш випадок, то діємо так.
Після повернення працівника до місця постійної роботи:
— працівник надає доповідну записку (в довільній формі), яка пояснює причину затримки у відрядженні, та підтвердні документи (за наявності). Наприклад, паперовий листок непрацездатності у разі хвороби;
— переконавшись, що причина затримки у відрядженні була поважною, роботодавець видає наказ (розпорядження) про продовження строку відрядження на дні затримки.
Зауважте, за час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (абз. 3 п. 10 розд. II і абз. 5 п. 4 розд. III Інструкції № 59).
Якщо причина визнана поважною, то час затримки фактично є відрядженням та оплачується за усіма «відряджувальними» правилами. Тоді у Табелі дні затримки позначають кодом для днів відрядження — «ВД» («07»).
Виняток — якщо причиною затримки працівника була хвороба. У такому випадку за період тимчасової непрацездатності, що настала у відрядженні, працівнику призначають лікарняні на загальних підставах. Відповідно у Табелі цей період буде позначений кодом «ТН» («26») або кодом «НН» («27»).
Разом з цим, оскільки через хворобу працівник не виконував свої обов’язки, то за цей час заробітну плату (або середній заробіток) йому не нараховуватимуть.
Продовжуючи відрядження, пам’ятайте! У загальному випадку строк перебування працівника у відрядженні з урахуванням затримки не повинен перевищувати 30 календарних днів (по Україні) або 60 календарних днів (за кордон) (п. 6 постанови № 98). Особливий випадок: якщо працівник затримався у відрядженні унаслідок хвороби. У такому разі дні тимчасової непрацездатності до строку відрядження не включаються (абз. 3 п. 9 розд. II Інструкції № 59).
2. Затримка на вихідні або святкові/неробочі дні.
Працівник може затриматися у відрядженні з власної ініціативи на вихідні або святкові/неробочі дні. Але для цього йому потрібно отримати дозвіл керівника та виконати наступні умови (абз. 3 п. 7 розд. І Інструкції № 59):
— дні, на які працівник затримається у відрядженні після виконання свого завдання, мають бути для нього вихідними (святковими/ неробочими);
— строк перебування працівника поза місцем його постійної роботи не має перевищувати строку відрядження, передбаченого постановою № 98* (тобто в загальному випадку 30 календарних днів, за кордон — 60 календарних днів).
* Постанова КМУ від 02.02.2011 № 98.
Умови виконані? Керівник видає наказ про те, що працівнику дозволяється повернутися із відрядження в інший день.
Оскільки працівник затримується у відрядженні на вихідні дні, то їх оплачувати не доведеться (працівник не працюватиме в ці дні). Крім того, за такі дні затримки працівнику не відшкодовуватимуть добові витрати, витрати на найм житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд з місця відрядження до місця постійної роботи).
У Табелі такі дні не позначаються як відрядження. Тому в разі затримки у відрядженні на вихідні, святкові, неробочі дні такі дні можна залишити незаповненими, ставити в них прочерки або розробити власне умовне позначення.