Відрядження бюджетників: добові без документів

Звідки дзвін?

А дзвенить із ПКУ. Адже з 01.04.2023 до п. 170.9 ПКУ внесено зміни щодо відряджень.

Відтоді зазначено, що фактичну кількість днів відрядження визначають згідно з наказом за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування у відрядженні. Серед таких доказів відмітки прикордонних служб (для закордонних поїздок), проїзні документи, рахунки на проживання та/або будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

З 1 квітня 2023 року до підтвердних документів ПКУ відносить (абз. 3 п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ):

— транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

— документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи;

— страхові поліси;

— документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

— документи, що підтверджують виконання операцій з використанням платіжних інструментів;

— інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Бюджетні норми

Водночас бюджетні установи та організації, окрім ПКУ, мають керуватись ще й іншими важливими (ба більше, обов’язковими до виконання) нормативно-правовими документами: Інструкцією № 59* та постановою № 98**.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

** Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

І коли вже в оновлених нормах ПКУ йдеться про визначення кількості днів відрядження, то Інструкція № 59 також має що сказати.

Приписом п. 7 розд. І Інструкції № 59 давно передбачені правила визначення кількості днів відрядження: днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника. Дата на транспортному квитку (вибуття транспортного засобу з місця постійної роботи) має збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Дата на транспортному квитку (прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи) має збігатися з датою прибуття працівника з відрядження згідно з наказом про відрядження.

Тож наявність підтвердного документа (транспортного квитка) уже давно є важливим моментом для бюджетних роботодавців.

Однак давайте проаналізуємо ще кілька норм Інструкції № 59.

Пунктом 15 розд. І цієї Інструкції передбачено: окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (на харчування та фінансування інших власних потреб, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Їх розміри затверджені постановою КМУ № 98.

Водночас п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 надає нам іншу позицію:

Причому якщо наказу немає, добові не виплачують. Але немає уточнення, що добові не виплачують за відсутності первинних документів. Чому так? Можливо, уточнення «та відповідними первинними документами» передбачалось для випадків, коли добові виплачуються частково (наприклад, для участі у конференціях та безоплатного харчування від організаторів за умовами запрошення п. 5 розд. ІІ Інструкції № 59).

Як би там не було, вправне користування цією нормою давало можливість виплачувати добові на підставі самого лише наказу. Звісно, у разі, якщо інших витрат працівник не поніс.

Варто чи ні?

Так а що з 1 квітня? Такої можливості вже немає?

Зверніть увагу на те, що навіть сама норма п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ говорить: суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначаються Кабміном. Це ще раз доводить, що бюджетні роботодавці дотримуються норм постанови № 98 та розробленої на її виконання Інструкції № 59.

Та ж норма ПКУ передбачає: сума добових для «бюджетних» категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену цим підпунктом. А от за відсу тності відповідних підтвердних документів добові включаються до оподатковуваного доходу платника податку.

Отже, важливий висновок!

Приписами п. 170.9 ПКУ визначаються правила оподаткування коштів, виданих на відрядження. А особливості виплати добових та інших витрат для бюджетних установ затверджено постановою № 98 та Інструкцією № 59.

Припустимо, жодного з підтвердних документів працівник не надав. Може, він і не мав ніяких витрат у відрядженні. Наприклад, одна з найбільш поширених ситуацій: курівник поїхав у одноденне відрядження на власному авто.

Чи можна виплатити неоподатковувані добові на підставі лише одного наказу? Виплатити — так, неоподатковувані — ні. Для неоподаткування добових потрібно, щоб працівник надав бодай якісь документи, які б підтверджували факт його перебування в населеному пункті, в який він був направлений у відрядження. Бо за оподаткування відповідає ПКУ і він висуває саме такі вимоги. Щоб підтвердити факт поїздки, можна запровадити давно забуту практику використання посвідчення про відрядження. Детальніше про це читайте у статті «Немає документів — немає добових» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25 (ср. ).

Водночас виплачувати добові можна і навіть потрібно.

По-перше, добові входять до авансу на відрядження, який виплачують перед відрядженням. А про відсутність документів стане відомо уже після його закінчення.

По-друге, добові є трудовою гарантією. За їх невиплату може світити штраф. Детальніше про це читайте у статті «Відрядження є, добових немає: чи можливо?» // «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 39.