Обязательно ли выписывать счета заказчикам, если вы ФЛП на ЕН?

Первичка у ФЛП: что это такое?

Вообще-то первичный документ — это бухгалтерский термин (ст. 1 и ст. 9 Закона о бухучете*). Зачем нужны первичные документы? Прежде всего, для ведения бухучета, потому что без первички это просто невозможно. Что в них указывают? Сведения о каждой хозяйственной операции, то есть о действии или событии, которое привело к изменениям в структуре активов, обязательств, собственном капитале предприятия.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

Но ФЛП бухучет не ведут, — скажете вы, и будете абсолютно правы (ст. 2 Закона о бухучете). Так зачем ФЛП, а тем более плательщику единого налога (ЕН), иметь первичку?

В классическом понимании, то есть для ведения бухучета, она, конечно, ему не нужна.

Но, кроме требований собственно Закона о бухучете, есть же еще другие нормативные требования. В частности, предусмотренные НКУ, Законом об РРО* (вместе с Порядком № 496**) и т. п., которые требуют даже от ФЛП иметь первичные и другие документы для подтверждения определенных данных.

* Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 № 265/95-ВР.

** Порядок ведения учета товарных запасов для физических лиц — предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога, утвержденный приказом Минфина от 03.09.2021 № 496.

Не говоря уже о банках, тендерах, грантодателях или даже потенциальных партнерах, которые могут запросить от ФЛП документы о его текущей деятельности, чтобы удостовериться в том, что он не фиктивный, а действительно работает, и все его транзакции — легальны.

Впрочем сегодня нас будет интересовать именно НКУ. А конкретно обожаемый налоговиками п. 44.1 НКУ, который они тянут и к ФЛП на ЕН.

Он, напомним, для целей налогообложения:

— требует от плательщиков «...вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов.., других документов, информации, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством»;

— запрещает формировать налоговую отчетность, если данные в ней не подтверждены вышеуказанными документами.

Конечно, если у вас есть время и желание, то можно попробовать доказать в суде, что п. 44.1 НКУ не распространяется на ФЛП-ЕН, у которых есть свои отдельные правила учета, прописанные в ст. 296 НКУ, и о первичных документах там — ни слова*. Впрочем, это не распространенная практика, а скорее, — задачка со звездочкой для тех, кто ни в чем не привык уступать фискалам.

* Аргументы, почему на ФЛП-ЕН не распространяются требования п. 44.1 НКУ, мы приводили, в частности, в статье «Нужны ли первичные документы, чтобы единоналожник подтвердил свой доход?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 55.

Если же судебные баталии — то не ваше, то очевидно лучше прислушиваться к требованиям контролеров. А

Единственное, что Комитет ВРУ подошел к вопросу более взвешенно, чем налоговики, и учел в определенной степени налоговую специфику ФЛП-упрощенцев групп 1 — 3, которые не зарегистрированы плательщиками НДС (а от себя прибавим — если они еще и не торгуют технически сложными бытовыми товарами, лекарствами, медизделиями и ювелиркой*).

* То есть не имеют дела с учетом товарных запасов по Закону об РРО. Больше деталей найдете, в частности, в статье «Как ФЛП вести учет доходов, расходов и товарных запасов в 2023 году?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 16.

Как отмечает Комитет в своем письме от 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504, такие ФЛП:

1) не должны подтверждать документами (в том числе первичными документами) расходы на приобретение товаров/услуг;

2) должны вести лишь учет доходов с учетом требований п. 44.1 НКУ. То есть, получается, на основании первичных и других документов.

При этом Комитет отмечает, что:

— «в то же время такие ФЛП должны подтверждать факт включения или невключения определенных доходов в общий состав дохода (статья 292 Налогового кодекса Украины)». Что именно значит эта фраза, сказать трудно (об этом мы еще будем говорить позже);

— документами, подтверждающими доход ФЛП, являются документы, которые подтверждают поступление средств на текущий счет в банке или поступление наличных средств.

С этим, скрепя сердце, пришлось согласиться и фискалам — см., в частности, разъяснение в категории 107.05 БЗ об отсутствии ответственности за нехранение первички на расходы, а также разъяснения в категории 107.01.06 БЗ.

Правда, это вовсе не значит, что налоговики не найдут других способов, как прицепиться к отсутствию документов на покупку товара*. Но это отдельная тема, на которой мы сегодня останавливаться не будем. Потому что для ФЛП, которые занимаются предоставлением услуг и не попадают под ведение учета товарных запасов, в принципе, этот вопрос остро не стоит. А вот с документами на доходы, как мы уже выяснили, — другое дело.

* Теперь есть риск получить штраф в размере 1 минзарплаты (для 2024 года — 7100 грн), если не предоставить «товарные» документы на запрос фискалов. Больше деталей по этому поводу найдете в статье «Документы на проданный товар: нужны ли они ФЛП на едином налоге?» (журнал «Налоги & бухучет», 2023, № 55).

Какие документы должны быть на доход у ФЛП?

Здесь сразу принципиально понять один важный нюанс. Доход у ФЛП, в частности у ФЛП на ЕН, — это вовсе не то, что классический доход по бухгалтерским правилам.

Ведь ФЛП признают доход кассовым методом: в момент получения денежных средств (наличностью или в безналичной форме) — п. 292.6 НКУ.

Есть, конечно, нюансы. Так, доход в виде безвозмездно полученных товаров или кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, признается по своим правилам.

Но

И похоже, что Комитет, когда говорит в своем письме, что ФЛП должны подтверждать факт включения или невключения определенных доходов в общий состав дохода (см. выше), имеет в виду, что

Ни больше ни меньше.

Ведь он эксплуатирует в своем письме высказывания «документами, которые подтверждают доход ФЛП», «доходы, указанные ФЛП — плательщиком единого налога согласно пункту 296.1 статьи 296 Налогового кодекса Украины, подтверждаются», «подтверждением доходов будут записи».

То есть Комитет не говорит о том, что у ФЛП вся деятельность должна быть перекрыта первичкой, чтобы налоговики при проверке имели возможность установить, правильно ли ФЛП учел свой доход. Комитет видит это, как нам кажется, в другом, значительно упрощенном ключе: типа на запись о полученном доходе в учетном регистре и ЕН-декларации должно быть документальное подтверждение. Это, собственно, и будет выполнением требований п.п. 44.1 НКУ.

О том, что это за документальное подтверждение, Комитет в вышеупомянутом письме приводит следующие разъяснения (см. таблицу).

Какие первичные документы подтверждают доходы ФЛП

Впрочем хватит ли этого налоговикам? Об этом поговорим дальше.

Не выпиской единой...

Выше мы выяснили, что, по мнению Комитета, чтобы подтвердить факт получения безналичного дохода, ФЛП-единоналожнику вполне достаточно банковской выписки.

Но не все так просто. Поскольку упрощенцы не могут заниматься чем заблагорассудится, а должны осуществлять только те виды деятельности, которые предварительно внесли в Реестр плательщиков ЕН, налоговики активно охотятся на посторонние доходы (то есть от тех видов деятельности, которые в Реестр плательщиков ЕН не внесены). Потому что даже одного факта получения такого дохода им достаточно, чтобы сбросить ФЛП с упрощенки задним числом и доначислить НДФЛ, ВС и штрафы.

Поэтому

Следовательно, одной только банковской выписки может оказаться маловато, чтобы с уверенностью противостоять нападениям проверяющих. Потому что из нее действительно не всегда можно понимать, кто и за что уплатил (иногда поле «призначення платежу» вообще пустое, а иногда там просто указывают «за послуги» без детализации, за какие именно).

Поэтому мы всегда рекомендовали, кроме выписки, по возможности иметь другие документы на доход, например:

— договоры с контрагентами, в т. ч. договоры комиссии, экспедиторских услуг и другие агентские соглашения, которые помогут подтвердить, что в доход ФЛП-упрощенца идет только сумма его комиссионного вознаграждения, а средства, которые проходят мимо него «транзитом» и принадлежат комитенту, не включаются в доход, хотя и получены на счет;

— акты приема-передачи выполненных услуг;

— счета-фактуры (инвойсы);

— письма-заявления о возврате авансов или ошибочно перечисленных средств (в случае возврата аванса/товара, расторжения соглашения или возврата ошибочно полученных средств, чтобы подтвердить, что эти суммы правомерно не включены в доход ФЛП).

В дальнейшем прибавим несколько интересностей в отношении счета, о котором спрашивает читатель.

Должен ли ФЛП выписывать счета заказчикам?

Начнем с того, что счета бывают разные.

Виды счетов. Это может быть:

— счет на оплату за еще не поставленный товар, не предоставленную услугу (проформа-инвойс). То есть на аванс. Такой счет, даже оплаченный, не подтверждает факт поставки товара/услуги и не является первичным документом;

— счет-фактура (инвойс). То есть счет, составленный по результатам поставки товара или услуги. Напомним, что Минфин давал разъяснение (и не раз*), что уплаченный инвойс, содержащий все обязательные реквизиты первичного документа, которые раскрывают сведения о хозяйственной операции, может быть основанием для отражения операции по поставке товаров, работ, услуг без составления акта приема-передачи.

* См., в частности, письмо Министерства финансов Украины «О применении счетов-фактур (инвойсов)» от 24.03.2023 № 41010-06-5/7983.

То есть фактически

Поэтому может удостоверять и сам факт предоставления услуг, и то, что ФЛП предоставляет услуги в рамках своих видов деятельности, которые он предварительно внес в Реестр плательщиков ЕН.

Более того, если вы предоставляете услуги на экспорт, то оплаченный инвойс заменяет собой не только акт приема-передачи, но и ВЭД-договор (ст. 6 Закона о ВЭД*)!

* Закон Украины «О внешнеэкономической деятельности» от 16.04.91 № 959-XII.

Но в любом случае, чтобы инвойс действительно был первичкой, он должен иметь все обязательные реквизиты первичного документа из ст. 9 Закона о бухучете:

— название документа (счет-фактура или инвойс);

— дату составления (напоминаем, что доход у ФЛП возникает на дату получения оплаты, а вот дата составления инвойса на доход никак не влияет);

— Ф. И. О. ФЛП;

— содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения (очевидно, перечень предоставленных услуг и их количество);

— должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозоперации (получается, это Ф. И. О. ФЛП и заказчика);

— личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозоперации (подпись ФЛП).

Дополнительные детали найдет в статье «Правила оформления первичных документов» // «Налоги & бухучет», 2023, № 55.

Практический аспект. Поэтому если к банковской выписке ФЛП сможет предоставить счета-фактуры со всеми обязательными реквизитами (и между банковской выпиской и такими счетами будет прослеживаться связь), то налоговики этим должны удовлетвориться.

Но не исключаем, что читатель все же спрашивал именно об авансовом счете. Потому что многие работают именно с авансовой оплатой.

Как мы уже сказали, такой счет, даже оплаченный, первичным документом не является. Впрочем считаем, что если ФЛП будет выписывать такие авансовые счета, польза от этого все равно будет.

В частности, как налоговикам доказать, что для оплаты клиентам предоставляются именно IBAN-реквизиты банковского счета? Для этого как раз таки и пригодится наш авансовый счет.

Более того, доходом ФЛП является именно поступление оплаты. Если это авансовая оплата, то первичного документа именно на услугу еще в природе не существует. Потому что эту услугу ФЛП еще никому не предоставил. То есть и оснований для составления первичного документа нет. А доход ФЛП уже должен отразить (по факту поступления денег на счет).

Отследить (не)конфликтность фактической деятельности ФЛП с видами деятельности из Реестра плательщиков ЕН на этом этапе можно разве что по заключенному договору.

И здесь как раз следует обратить внимание, что далеко не всегда заключенный договор это типа бумажный или электронный документ с подписями сторон. Если авансовый счет будет содержать в себе существенные условия договора и выражать намерение ФЛП считать себя обязанным по договору, то это уже полноценная оферта (предложение заключить договор) в понимании ст. 641 ГКУ. А оплата счета будет совершением действия, которое свидетельствует о желании заключить договор, — что считается акцептом (принятием предложения) в понимании ст. 642 ГКУ. То есть оплаченный счет здесь фактически и будет заменять собой договор (при отсутствии договора, составленного в виде отдельного документа).

Таким образом, считаем, что

При этом в счете следует указывать не абстрактного «конечного потребителя», а именно данные плательщика, чтобы было легче идентифицировать, кто и за что оплатил. Потому что клиенты не всегда указывают реквизиты счета в поле «призначення платежу».

Опять же, если принимать во внимание позицию Комитета, что достаточно и самой банковской выписки, то банковская выписка + авансовый счет — это уже шаг навстречу налоговикам добросовестного налогоплательщика.

Как долго хранить документы?

Срок хранения документов ФЛП, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, устанавливается в соответствии с НКУ и составляет 3 года.

Впрочем это минимальный срок. В действительности, он значительно более продолжительный — в частности, за счет дополнительных требований из Перечня № 578/5*.

* Перечень типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других юридических лиц, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.

Об этих требованиях мы совсем недавно говорили в статье «Сроки хранения первички: внесены изменения в Перечень № 578/5» // «Налоги & бухучет», 2024, № 20. Поэтому сейчас повторяться не будем.

Отметим лишь, что если ФЛП составляет и хранит первичку в электронной форме, в случае проверки надо быть готовым распечатать ее (за свой счет) — ч. 6 ст. 9 Закона о бухучете.