Чи обов’язково виписувати рахунки замовникам, якщо ви ФОП на ЄП?

Первинка у ФОП: що то таке?

Взагалі-то первинний документ — це бухгалтерський термін (ст. 1 та ст. 9 Закону про бухоблік*). Навіщо потрібні первинні документи? Передусім, для ведення бухобліку, бо без первинки це просто неможливо. Що в них зазначають? Відомості про кожну господарську операцію, тобто про дію або подію, яка призвела до змін у структурі активів, зобов’язань, власному капіталі підприємства.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Але ж ФОП бухоблік не ведуть, — скажете ви, і будете абсолютно праві (ст. 2 Закону про бухоблік). То навіщо ФОП, а тим більше платнику єдиного податку (ЄП), мати первинку?

У класичному розумінні, тобто для ведення бухобліку, вона, звичайно йому не потрібна.

Але, окрім вимог власне Закону про бухоблік, є ж іще інші нормативні вимоги. Зокрема, передбачені ПКУ, Законом про РРО* (вкупі з Порядком № 496**) тощо, які вимагають навіть від ФОП мати первинні та інші документи для підтвердження певних даних.

* Закон України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.95 № 265/95-ВР.

** Порядок ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб — підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затверджений наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496.

Не кажучи вже про банки, тендери, грантодавців чи навіть потенційних партнерів, які можуть запросити від ФОП документи щодо його поточної діяльності, аби впевнитися в тому, що він не фіктивний, а дійсно працює, і всі його транзакції — легальні.

Втім сьогодні нас цікавитиме саме ПКУ. А конкретно обожнюваний податківцями п. 44.1 ПКУ, який вони тягнуть і до ФОП на ЄП.

Він, нагадаємо, для цілей оподаткування:

— вимагає від платників «…вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів.., інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством»;

— забороняє формувати податкову звітність, якщо дані в ній не підтверджені вказаними вище документами.

Звичайно, якщо у вас є час і бажання, то можна спробувати довести в суді, що п. 44.1 ПКУ не поширюється на ФОП-ЄП, у яких є свої окремі правила обліку, прописані в ст. 296 ПКУ, і про первинні документи там — ні слова*. Втім, це не поширена практика, а скоріше, — задачка з зірочкою для тих, хто ні в чому не звик поступатися фіскалам.

* Аргументи, чому на ФОП-ЄП не поширюються вимоги п. 44.1 ПКУ, ми наводили, зокрема, в статті «Чи потрібні первинні документи, щоб єдиноподатник підтвердив свій дохід?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55.

Якщо ж судові баталії — то не ваше, то вочевидь краще дослухатися до вимог контролерів. А

Єдине, що Комітет ВРУ підійшов до питання більш зважено, ніж податківці, і врахував певною мірою податкову специфіку ФОП-спрощенців груп 1 — 3, які не зареєстровані платниками ПДВ (а від себе додамо — якщо вони ще й не торгують технічно складними побутовими товарами, ліками, медвиробами та ювеліркою*).

* Тобто не мають справу з обліком товарних запасів за Законом про РРО. Більше деталей знайдете, зокрема, у статті «Як ФОП вести облік доходів, витрат та товарних запасів у 2023 році?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 16.

Як зазначає Комітет у своєму листі від 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504, такі ФОП:

1) не повинні підтверджувати документами (в тому числі первинними документами) витрати на придбання товарів/послуг;

2) повинні вести лише облік доходів з урахуванням вимог п. 44.1 ПКУ. Тобто, виходить, на підставі первинних та інших документів.

При цьому Комітет зазначає, що:

— «водночас такі ФОП повинні підтверджувати факт включення або невключення певних доходів до загального складу доходу (стаття 292 Податкового кодексу України)». Що саме означає ця фраза, сказати важко (про це ми ще будемо говорити пізніше);

— документами, які підтверджують дохід ФОП, є документи, що підтверджують надходження коштів на поточний рахунок у банку або надходження готівкових коштів.

Із цим, згнітивши серце, довелося погодитися й фіскалам — див., зокрема, роз’яснення в категорії 107.05 БЗ щодо відсутності відповідальності за незберігання первинки на витрати, а також роз’яснення в категорії 107.01.06 БЗ.

Щоправда, це зовсім не означає, що податківці не знайдуть інших способів, як причепитися до відсутності документів на купівлю товару*. Але то окрема тема, на якій ми сьогодні зупинятися не будемо. Бо для ФОП, які займаються наданням послуг і не потрапляють під ведення обліку товарних запасів, в принципі, це питання гостро не стоїть. А от із документами на доходи, як ми вже з’ясували, — інша справа.

* Наразі є ризик отримати штраф у розмірі 1 мінзарплати (для 2024 року — 7100 грн), якщо не надати «товарні» документи на запит фіскалів. Більше деталей з цього приводу знайдете у статі «Документи на проданий товар: чи потрібні вони ФОП на єдиному податку?» (журнал «Податки & бухоблік», 2023, № 55).

Які документи мають бути на дохід у ФОП?

Тут одразу принципово зрозуміти один важливий нюанс. Дохід у ФОП, зокрема у ФОП на ЄП, — це зовсім не те, що класичний дохід за бухгалтерськими правилами.

Адже ФОП визнають дохід за касовим методом: в момент отримання грошових коштів (готівкою або в безготівковій формі) — п. 292.6 ПКУ.

Є, звісно, нюанси. Так, дохід у вигляді безоплатно отриманих товарів або кредиторської заборгованості, за якою минув строк позовної давності, визнається за своїми правилами.

Але

І схоже, що Комітет, коли каже у своєму листі, що ФОП повинні підтверджувати факт включення або невключення певних доходів до загального складу доходу (див. вище), має на увазі, що

Ні більш ні менш.

Адже він експлуатує у своєму листі вислови «документами, які підтверджують дохід ФОП», «доходи, вказані ФОП — платником єдиного податку згідно з пунктом 296.1 статті 296 Податкового кодексу України, підтверджуються», «підтвердженням доходів будуть записи».

Тобто Комітет не каже про те, що у ФОП вся діяльність має бути перекрита первинкою, щоб податківці при перевірці мали можливість встановити, чи правильно ФОП облікував свій дохід. Комітет бачить це, як нам здається, в іншому, значно спрощеному ключі: типу на запис про отриманий дохід в обліковому регістрі та ЄП-декларації має бути документальне підтвердження. Це, власне, і буде виконанням вимог п.п. 44.1 ПКУ.

Стосовно того, що це за документальне підтвердження, Комітет у згаданому вище листі наводить такі роз’яснення (див. таблицю).

Які первинні документи підтверджують доходи ФОП

Втім чи вистачить цього податківцям? Про це поговоримо далі.

Не випискою єдиною…

Вище ми з’ясували, що, на думку Комітету, щоб підтвердити факт отримання безготівкового доходу, ФОП-єдиноподатнику цілком достатньо банківської виписки.

Але не все так просто. Оскільки спрощенці не можуть займатися, чим заманеться, а повинні здійснювати тільки ті виді діяльності, які попередньо внесли до Реєстру платників ЄП, податківці активно полюють на сторонні доходи (тобто від тих видів діяльності, які в Реєстр платників ЄП не внесені). Бо навіть одного факту отримання такого доходу їм досить, щоб скинути ФОП зі спрощенки заднім числом і донарахувати ПДФО, ВЗ та штрафи.

Тож

Отже, однієї тільки банківської виписки може виявитися замало, щоб із впевненістю протистояти нападам перевіряючих. Бо з неї дійсно не завжди можна розуміти, хто і за що сплатив (інколи поле «призначення платежу» взагалі порожнє, а інколи там просто вказують «за послуги» без деталізації, за які саме).

Тож ми завжди рекомендували, окрім виписки, за можливості мати інші документи на дохід, наприклад:

— договори з контрагентами, в т. ч. договори комісії, експедиторських послуг та інші агентські угоди, які допоможуть підтвердити, що в дохід ФОП-спрощенця йде тільки сума його комісійної винагороди, а кошти, які проходять повз нього «транзитом» і належать комітенту, не включаються в дохід, хоча й отримані на рахунок;

— акти приймання-передачі виконаних послуг;

— рахунки-фактури (інвойси);

— листи-заяви про повернення авансів або помилково перерахованих коштів (у разі повернення авансу/товару, розірвання угоди чи повернення помилково отриманих коштів, щоб підтвердити, що ці суми правомірно не включені в дохід ФОП).

Надалі додамо декілька цікавинок щодо рахунку, про який запитує читач.

Чи повинен ФОП виписувати рахунки замовникам?

Почнемо з того, що рахунки бувають різні.

Види рахунків. То може бути:

— рахунок на оплату за ще не поставлений товар, не надану послугу (проформа-інвойс). Тобто на аванс. Такий рахунок, навіть оплачений, не підтверджує факт постачання товару/послуги і не є первинним документом;

— рахунок-фактура (інвойс). Тобто рахунок, складений за наслідками постачання товару чи послуги. Нагадаємо, що Мінфін давав роз’яснення (і не раз*), що оплачений інвойс, який містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, які розкривають відомості про господарську операцію, може бути підставою для відображення операції з постачання товарів, робіт, послуг без складання акта приймання-передачі.

* Див., зокрема, лист Міністерства фінансів України «Про застосування рахунків-фактур (інвойсів)» від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983.

Тобто фактично

Тож може засвідчувати і сам факт надання послуг, і те, що ФОП надає послуги в рамках своїх видів діяльності, які він попередньо вніс до Реєстру платників ЄП.

Ба більше, якщо ви надаєте послуги на експорт, то оплачений інвойс замінює собою не лише акт приймання-передачі, але й ЗЕД-договір (ст. 6 Закону про ЗЕД*)!

* Закон України «Про зовнішньоекономічну діяльність» від 16.04.91 № 959-XII.

Але в будь-якому випадку, щоб інвойс дійсно був первинкою, він повинен мати всі обов’язкові реквізити первинного документа зі ст. 9 Закону про бухоблік:

— назву документа (рахунок-фактура чи інвойс);

— дату складання (нагадуємо, що дохід у ФОП виникає на дату отримання оплати, а от дата складання інвойсу на дохід ніяк не впливає);

— П. І. Б. ФОП;

— зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру (очевидно, перелік наданих послуг та їх кількість);

— посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення госпоперації (виходить, це П. І. Б. ФОП та замовника);

— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні госпоперації (підпис ФОП).

Додаткові деталі знайде у статті «Правила оформлення первинних документів» // «Податки & бухоблік», 2023, № 55.

Практичний аспект. Тож якщо до банківської виписки ФОП зможе надати рахунки-фактури з усіма обов’язковими реквізитами (і між банківською випискою та такими рахунками буде прослідковуватися зв’язок), то податківці цим мають задовольнитися.

Але не виключаємо, що читач все ж запитував саме про авансовий рахунок. Бо багато хто працює саме з авансовою оплатою.

Як ми вже сказали, такий рахунок, навіть оплачений, первинним документом не є. Втім вважаємо що, якщо ФОП буде виписувати такі авансові рахунки, користь від цього все одно буде.

Зокрема, як податківцям доказати, що для оплати клієнтам надаються саме IBAN-реквізити банківського рахунку? Для цього якраз-таки і згодиться наш авансовий рахунок.

Більш того, доходом ФОП є саме надходження оплати. Якщо то авансова оплата, то первинного документа саме на послугу ще в природі не існує. Бо цю послугу ФОП ще нікому не надав. Тобто і підстав для складання первинного документа немає. А дохід ФОП уже має відобразити (за фактом надходження грошей на рахунок).

Відслідкувати (не)конфліктність фактичної діяльності ФОП із видами діяльності із Реєстру платників ЄП на цьому етапі можна хіба що за укладеним договором.

І тут як раз слід звернути увагу, що далеко не завжди укладений договір, то типу паперовий чи електронний документ з підписами сторін. Якщо авансовий рахунок буде містити в собі істотні умови договору і виражати намір ФОП вважати себе зобов’язаним за договором, то це вже повноцінна оферта (пропозиція укласти договір) у розумінні ст. 641 ЦКУ. А оплата рахунку буде вчиненням дії, що свідчить про бажання укласти договір — що вважається акцептом (прийняттям пропозиції) у розумінні ст. 642 ЦКУ. Тобто оплачений рахунок тут фактично і буде заміняти собою договір (за відсутності договору, складеного у вигляді окремого документа).

Таким чином, вважаємо, що

При цьому в рахунку слід зазначати не абстрактного «кінцевого споживача», а саме дані платника, щоб було легше ідентифікувати, хто та за що сплатив. Бо клієнти не завжди зазначають реквізити рахунку в полі «призначення платежу».

Знову ж таки, якщо брати до уваги позицію Комітету, що достатньо і самої банківської виписки, то банківська виписка + авансовий рахунок — це вже крок назустріч податківцям сумлінного платника податків.

Як довго зберігати документи?

Строк зберігання документів ФОП, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, встановлюється відповідно до ПКУ та становить 3 роки.

Втім це мінімальний строк. Насправді, він є значно довшим — зокрема, за рахунок додаткових вимог із Переліку № 578/5*.

* Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Про ці вимоги ми зовсім недавно говорили у статті «Строки зберігання первинки: внесено зміни до Переліку № 578/5» // «Податки & бухоблік», 2024, № 20. Тож зараз повторюватися не будемо.

Зазначимо лише, що якщо ФОП складає і зберігає первинку в електронній формі, у разі перевірки треба бути готовим роздрукувати її (за свій рахунок) — ч. 6 ст. 9 Закону про бухоблік.