Отпуск продлен из-за болезни: табель, средняя, отчетность

Продление отпуска

В общем случае, если работнику продлен отпуск из-за болезни, то он, не приступая к работе, догуливает отпуск, дни которого «съела» болезнь. Как оформить такое продление, вы можете прочитать в статье «Болезнь в отпуске: что нужно знать» этого выпуска.

Много нюансов возникает именно в случае, когда продление отпуска из-за болезни приходится на следующий месяц. Поэтому лучше их рассмотреть на конкретном числовом примере.

Для наглядности исходные данные примера приведем на рис. 1.

Рис. 1. Продление отпуска из-за больничного

Пошагово рассмотрим, что же делать в этой ситуации. И начнем с табеля учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени

Здесь действия кадровой службы будут зависеть от реальных обстоятельств.

1. Работодатель не знает о болезни. Дни, в которые работник находился в отпуске, табелируем обычно буквенно «В» (отпуск). В приведенном примере это дни с 19 июля по 1 августа.

2. Работодатель узнал, что работник заболел, но подтверждения болезни еще не получил (е-больничный еще не приобрел статус «готовий до сплати»). Допустим, что работодатель увидел е-больничный в личном кабинете на веб-портале ПФУ сразу в первый день его открытия — 28 июля. Работодатель:

— по 1 августа включительно продолжает табелировать дни, на которые приходится отпуск, отметкой «В»;

— с 2 по 4 августа (дни, на которые открыт е-больничный) табелирует, как при обычном открытом е-больничном, который еще не приобрел готовность к уплате, отметкой «НЗ» (неявки по невыясненным причинам);

— с 5 по 9 августа (дни продления отпуска) так же табелирует отметкой «НЗ». Даже если работник предупредил, что хочет продлить отпуск, или даже если написал заявление на продление. На тот момент у работодателя нет основания для продления отпуска (издание приказа) — должным образом оформленного больничного, потому что он еще не готов к уплате;

— с 10 августа (когда работник приступил к работе) в табеле будут фигурировать обычные рабочие дни (отметка «Р»).

3. Болезнь подтверждена должным образом. На 8-й день после закрытия е-больничный приобрел статус «готовий до сплати». И только после этого нужно откорректировать данные табеля:

— с 28 июля по 1 августа изменить код «В» на код «ТН» (оплачиваемая временная нетрудоспособность);

— с 2 по 4 августа изменить код «НЗ» на код «ТН»;

— с 5 по 9 августа изменить код «НЗ» на код «В» (то есть в те дни, когда отпуск был продлен).

Больничные

Больничный, дни которого совпали с ежегодным отпуском, подлежит оплате в общем порядке. Следовательно, на 8-й день после закрытия он изменит статус на «готовий до сплати». Тогда работодатель возьмет его в работу (примет решение о назначении пособия и начислит больничные).

По условию приведенного примера первые 5 дней болезни (с 28 июля по 1 августа) оплачивает работодатель, а начиная с шестого дня (с 2 по 4 августа) пособие по временной нетрудоспособности финансирует ПФУ.

Расчет «больничной» средней проводим согласно Порядку № 1266*.

* Порядок исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденный постановлением КМУ от 26.09.2001 № 1266.

О нюансах расчета больничных вы можете прочитать в статье «Больничные-2023: от получения до оплаты» // «Налоги & бухучет», 2023, № 4.

Приложение Д1 Налогового расчета. Больничные, по условиям примера, начисляем работнику в августе 2023 года. В Д1 отражаем их по общим правилам. То есть в месяце их начисления в бухучете (в августе 2023 года), с разбивкой по месяцам, на дни которых приходится болезнь, и с КЗО «29» в графе 08 (для работника без инвалидности) или «36» (для работника, которому установлена инвалидность).

В 4ДФ начисленные больничные будут отражены в августе в общей сумме зарплаты без разброски по месяцам.

Отпускные

Сторнируем сумму отпускных за дни «накладки». При расчете отпускных руководствуемся Порядком № 100*.

* Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 № 100.

В рассматриваемом нами случае начало первоначального и продленного отпусков приходится на разные месяцы. Поэтому расчетные периоды для исчисления суммы отпускной среднедневной зарплаты для каждого из отпусков разные.

После приобретения е-больничным статуса «готовий до сплати» работодатель сторнирует сумму отпускных, начисленных с 28 июля по 1 августа 2023 года (5 дней совпадения отпуска и больничного). Отпускные для первоначального отпуска были рассчитаны из среднедневной зарплаты, исчисленной исходя из расчетного периода июль 2022 года — июнь 2023 года.

Рассчитаем сумму отпускных за 5 дней, которые совпали с больничными:

361,80 х 5 = 1809,00 (грн).

Именно эту сумму будем сторнировать после готовности к уплате е-больничного, в августе 2023 года.

Начисляем отпускные для продленного отпуска. Далее, на основании прказа на продление отпуска, начисляем отпускные за 5 дней продленного отпуска (с 5 по 9 августа). При этом среднедневную зарплату для продленного отпуска исчисляем из нового расчетного периода (август 2022 года — июль 2023 года). Допустим, что среднедневная зарплата для продленного отпуска получилась 370,20 грн. Рассчитаем сумму отпускных за 5 дней продленного отпуска:

370,20 х 5 = 1851,00 (грн).

Приложение Д1 Налогового расчета. Обратите внимание, в приложении Д1 Налогового расчета за июль 2023 года показываем всю сумму начисленных, в соответствии с бухучетом, отпускных по общим правилам. То есть отдельными строками с разбивкой по месяцам, за дни которых они начислены (за 13 дней июля и за 1 день августа) с КТН «10» в графе 09.

Сумму сторнированных отпускных в приложении Д1 Налогового расчета надо отразить в августе 2023 года (месяце их сторнирования в бухучете) с КТН «10» в графе 09, с указанием месяца, за который такое сторнирование проведено (июль 2023 года), со знаком «минус», как сторнированной суммы отпускных, так и суммы ЕСВ на них.

А начисленные отпускные за дни продленного отпуска в Д1 показываем по общим правилам. Они приходятся на один месяц (август). То есть в отдельной строке с КТН «10» и суммой отпускных, начисленной за дни продленного в августе отпуска.

В 4ДФ отпускные отдельно не выделяем, по месяцам начисления не разбрасываем, поэтому все корректировки и начисления показываем в общей сумме в составе начисленной соответственно в июле и августе зарплаты.

При сторнировании отпускных за июль и начислении больничных за этот месяц не забудьте проверить соблюдение требования об уплате ЕСВ с МЗП. И, в случае необходимости, определить дополнительную базу начисления взноса, начислить ЕСВ на нее и отразить это в Д1.

Для примера условные исходные данные приведем в таблице.

Начисления за июль и август 2023 года

Теперь на основании бухгалтерских данных заполним Д1 Налогового расчета за июль и август 3 квартала 2023 года (см. рис. 2).

Рис. 2. Д1 за июль и август при продлении отпуска из-за болезни

Как видите, сторнированная сумма отпускных за 4 дня июля отражена в отдельной строке со знаком «минус».

При этом суммы новых и сторнированных отпускных за август «свернуты» в одну строку, поскольку они относятся к одному и тому же месяцу — августу (1851,00 - 361,80 = 1489,20 (грн)).