График отпусков — 2024: общие моменты

Всем ли нужен график

Составление графиков отпусков предусмотрено:

— ст. 79 КЗоТ;

— ст. 10 Закона об отпусках*.

* Закон Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР.

В соответствии с этими нормами

То есть каждый работодатель обязан (!) составлять графики отпусков:

— независимо от его формы собственности, вида деятельности и отраслевой принадлежности.

Графики отпусков обязаны составлять как юрлица, так и ФЛП, имеющие наемных работников;

— независимо от количества работников, работающих на предприятии, в учреждении, организации (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15).

Иначе говоря, даже если на предприятии или у ФЛП работает только два работника (вместе с директором), работодатель обязан составлять график отпусков.

На период действия военного положения установлены лишь два исключения:

— для работодателей, применяющих упрощенный режим регулирования трудовых отношений. На них не распространяются требования по ведению документации по кадровым вопросам, принятию локальных нормативных актов и организационно-распорядительной документации, в том числе в отношении отпусков (ч. 5 ст. 49⁵ КЗоТ);

— для предприятий, учреждений, организаций, расположенных в районах активных боевых действий*. Они сами определяют порядок организации делопроизводства по вопросам трудовых отношений. Но при условии обеспечения ведения достоверного учета выполняемой работником работы и учета расходов на оплату труда (ч. 1 ст. 7 Закона № 2136**).

* На сегодняшний день Перечень территорий, на которых ведутся (велись) боевые действия или временно оккупированных Российской Федерацией, утвержден приказом Мининтеграции от 22.12.2022 № 309.

** Закон Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-IX.

Из этого следует, что все работодатели (за исключением вышеперечисленных) должны составлять графики отпусков, даже если на сегодняшний день:

— такое предприятие, учреждение, организация временно находится в простое или с некоторыми из работников приостановлено действие трудовых договоров;

— все работники предприятия, учреждения, организации работают дистанционно.

Послабления для таких случаев законодательством не предусмотрены.

Обратите внимание! Пренебрежение составлением графика отпусков (отсутствие графика) влечет за собой:

— для предприятия, учреждения, организации наложение штрафа в размере 1 МЗП (абз. 8 ч. 2 ст. 265 КЗоТ) (с 01.01.2024 — 7100 грн, с 01.04.2024 — 8000 грн);

— для должностных лиц — админштрафа в размере от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП). За повторное совершение этого нарушения в течение года — от 1700 до 5100 грн.

Однако если отсутствие графика отпусков зафиксировано инспектором труда и вынесено предписание на устранение этого нарушения, то работодатель может избежать штрафа в размере 1 МЗП, если вовремя выполнит требования распоряжения. Но, к сожалению, от админштрафа это не спасет.

Когда составлять график

Ни КЗоТ, ни Закон об отпусках не определяют конкретных сроков составления графика отпусков.

В то же время в п. 20 Типовых правилах № 213* указано, что

* Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 № 213 (применяются на основании постановления ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII).

Такого же мнения и Минсоцполитики (см. письмо от 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Заметьте, фраза «не позднее» значит, что предприятие, учреждение, организация имеет право установить свои собственные сроки составления графика отпусков. Например, 28 декабря 2023 года или 10 января 2024 года.

Об этом следует указать во внутренних документах (коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка, распоряжениях, приказах и т. п.) предприятия, учреждения, организации.

Но прежде чем определить свои сроки составления графика отпусков, учтите следующее:

— такой документ нужно оформить до того, как в текущем году пойдет в отпуск первый работник. А это может произойти и 1 января;

— работника нужно предупреждать об отпуске за 2 недели до его начала.

Поэтому график отпусков на 2024 год уместно составлять уже в декабре текущего года. Например, если отпуск работника начинается 1 января 2024 года, то составить и утвердить график отпусков желательно уже 19 декабря 2023 года.

А что делать, если в конце декабря 2023 года (например, 27.12.2023) работник предоставит заявление на отпуск с 1 января 2024 года, а на тот момент работодатель еще не успеет составить график отпусков?

Все просто. В таком случае работодатель (если он не против*****) может предоставить отпуск, о котором просит работник, и потом внести его в график отпусков на 2024 год.

***** Или предоставить его в обязательном порядке, если работник входит в категорию лиц, указанных в ч. 14 ст. 10 или ст. 25 Закона об отпусках.

Форма графика

Типовая форма графика отпусков не установлена. Поэтому составлять такой документ можно:

— либо в произвольной форме (письмо Минсоцполитики от 29.07.2015 № 191/10/136-15);

— либо использовать унифицированную форму*.

* См. Сборник унифицированных форм организационно-распорядительных документов, одобренный Протоколом заседания Нормативно-методической комиссии Укргосархива от 22.11.2015 № 7.

Однако произвольная форма графика имеет значительное преимущество. Ведь она позволит работодателю внести в этот документ всю информацию, которую он будет считать нужным.

Как в таком случае будет выглядеть график отпусков, покажем на рисунке.

Образец оформления графика отпусков

Можно ли изменять график?

Допустим, график отпусков на 2024 год составлен и утвержден. Но успокаиваться рановато. Ведь в течение года (уже после утверждения графика) может произойти так, что:

— будет принят новый работник или уволен «старенький»;

— у кого-то из работников изменится продолжительность отпуска, уже предусмотренная в графике;

— придется перенести чей-то отпуск на другой период;

— совместитель захочет пойти в отпуск одновременно с отпуском по основному месту работы;

— лицо, имеющее преимущественное право на отпуск*, решит изменить месяц начала отпуска, предусмотренный графиком и т. п.

* Детали в статье «Работники, имеющие право на ежегодный отпуск в удобное время» // «Оплата труда», 2023, № 23.

Кроме того, в период действия военного положения работодатель может отказать работнику в предоставлении любого вида отпуска (кроме отпуска в связи с беременностью и родами и отпуска для ухода за ребенком до 3 лет), если такой работник привлечен к выполнению работ на объектах критической инфраструктуры (ч. 2 ст. 12 Закона № 2136).

Что в таком случае делать? Внести изменения в существующий график отпусков (письмо Минсоцполитики от 25.08.2015 № 475/13/116-15).

Для этого руководитель предприятия, учреждения, организации издает приказ (распоряжение) о внесении изменений в график отпусков, который нужно довести до сведения работников, которых касаются такие изменения.

На основании изданного приказа (распоряжения) отдел кадров вносит изменения в график отпусков. Например, с помощью отдельного приложения к графику отпусков, в котором отражают соответствующие коррективы.

Если речь идет о переносе отпуска, то здесь можно сделать иначе: оформить приказ (распоряжение) о переносе отпуска, а затем его реквизиты указать в графике отпусков (предусмотреть для этого отдельную графу — «Примітки»). Такой приказ (распоряжение) обязательно доводят до сведения работника, отпуск которого будет перенесен.