График отпусков — 2024: составляем и утверждаем

Шаг 1. Распределите обязанности

Процедура составления графика отпусков начинается с того, что руководитель предприятия, учреждения, организации оформляет приказ (распоряжение) о подготовке графика отпусков на следующий год (рис. 1). В нем он указывает лиц, ответственных за составление такого документа, и распределяет между ними обязанности.

Рис. 1. Образец приказа о подготовке графика отпусков

Шаг 2. Проведите опрос работников

Цель опроса — узнать у работников о желаемом периоде отпусков в следующем году.

На крупных предприятиях, в учреждениях, организациях опросить работников могут руководители структурных подразделений. Они составляют график отпусков своих подчиненных с учетом пожеланий работников и интересов производства. Затем ознакомляют работников с утвержденным графиком.

Если работник не хочет определять период отпуска, он может указать только желаемый месяц, а с конкретными датами определится впоследствии.

Если работник совсем отказывается определять период отпуска — составляют акт об отказе и уведомляют о сложившейся ситуации профком или уполномоченного представителя трудового коллектива.

Шаг 3. Составьте сводный график отпусков

Получив графики отпусков каждого подразделения, начальник отдела кадров составляет сводный график отпусков по предприятию (учреждению, организации), учитывая интересы производства и личные интересы работников.

Шаг 4. Согласуйте график отпусков с профсоюзом

Отдел кадров согласовывает сводный график отпусков с выборным органом первичной профсоюзной организации или профсоюзным представителем (ч. 4 ст. 79 КЗоТ, ч. 10 ст. 10 Закона об отпусках). Для этого в форме графика отпусков предусматривают соответствующий гриф согласования.

Если профсоюза на предприятии, в учреждении, организации нет, график отпусков согласовывают с другим уполномоченным трудовым коллективом органом.

Шаг 5. Утвердите график отпусков

График отпусков утверждает руководитель предприятия, учреждения, организации либо соответствующим приказом (распоряжением) (рис. 2), либо непосредственно на бланке самого графика.

Шаг 6. Доведите график отпусков до работников

Как это сделать? Здесь все будет зависеть от того, в какой форме был составлен график отпусков (бумажной или электронной). Какую из них выбрать — решает сам работодатель.

В мирное время, как правило, использовали бумажную форму (или графики распечатывали — если они были составлены в электронной форме). Поскольку так график было удобнее довести до сведения работников. Например:

— предусмотрев в нем дополнительную графу для подписи работников;

— составив к нему отдельный лист ознакомления с графиком отпусков.

В военное время — все немного иначе. На сегодняшний день в приоритете электронные графики отпусков. Довести до сведения работников (особенно если они дистанционщики) такой документ можно:

— либо с использованием электронной подписи;

— либо через электронную почту или мессенджер (WhatsApp, Viber, Telegram и т. п.). Главное, чтобы такая форма взаимодействия была обусловлена в локальном документе (в частности, определен официальный электронный адрес или контактный номер телефона работодателя, на которые можно направлять соответствующие письма)*.

* Подробнее в статье «Зміни у трудовому законодавстві: нововведення на період війни» // «Оплата труда», 2022, № 14.

Конечно, в таком случае невозможно получить оригинал подписи работника об ознакомлении с документом. Поэтому для подтверждения этого факта можно составить акт в произвольной форме. Образец такого документа вы можете найти в статье «Кадровый учет в военное время» // «Налоги & бухучет», 2022, № 59 (ср. ).

А вот для госслужащих НАГС в разъяснении от 16.03.2022 предлагало после направления работнику на электронную почту или на мессенджер отсканированного или сфотографированного документа зафиксировать факт доведения до его сведения информации протоколом.

Кстати, если работник отказывается ставить подпись об ознакомлении с графиком отпусков, составляют акт об отказе.

Шаг 7. Предупредите работника об отпуске

Здесь возможны две ситуации.

Ситуация 1. Если в графике отпусков указан только месяц предоставления отпуска (нет конкретных дат) или работник изъявил желание использовать ежегодный отпуск в другой период, чем предусмотрен графиком отпусков, или такой отпуск отсутствовал в графике, то:

— кадровая служба или руководитель отдела обращается к работнику с предложением определить конкретную дату предоставления отпуска (недели за три до начала месяца, в котором работнику должен быть предоставлен отпуск согласно графику);

— работник пишет заявление на отпуск, в котором указывает желаемую дату начала отпуска;

— работодатель издает приказ о предоставлении отпуска (в случае согласия).

Ситуация 2. Если в графике была указана конкретная дата начала отпуска, то работодатель:

— в письменном виде предупреждает работника о начале отпуска не позднее чем за 2 недели до установленного графиком срока (ч. 11 п. 10 Закона об отпусках);

— издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска.

Предупредить работника о начале отпуска можно:

— либо ознакомив его с приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска (под подпись);

— либо направив ему уведомление о дате начала отпуска (в произвольной форме, см. рис. 2). Желательно составить такой документ в двух экземплярах (первый — для самого работника, второй — для работодателя с отметкой об уведомлении).

Отметим, что подпись работника в графике отпусков (даже в отдельной графе) об ознакомлении с таким документом не может заменить письменного уведомления о начале отпусков. Поэтому будьте внимательны.

Поскольку в случае такого нарушения:

— работодателю и его должностным лицам грозит такая же ответственность, которая предусмотрена за отсутствие графика отпусков (см. статью «Графики отпусков — 2024: общие моменты» // «Оплата труда», 2023, № 23);

— ежегодный отпуск должен быть перенесен по требованию работника на другой период (ст. 11 Закона об отпусках).

Рис. 2. Образец уведомления о дате начала отпуска