Подарки детям к праздникам от работодателя

Оформляем документы

Чтобы одарить детей работников, работодателю достаточно сделать 4 шага. Но для каждого из этих шагов придется подготовить свое документальное оформление.

Шаг 1. Руководитель формирует приказ (распоряжение) о выдаче детских подарков.

В этом документе обязательно (!) укажите:

а) кто именно получает подарок. Это могут быть как работники предприятия, имеющие детей (один из родителей ребенка), так и сами дети.

Заметьте, от того, кто будет указан в качестве получателя подарка, будет зависеть налогообложение подарочного дохода и отражение его в приложении 4ДФ Объединенной отчетности;

б) предельный возраст ребенка, до достижения которого на него (ему) будут выдавать подарок.

Напомним, что действующее законодательство признает ребенком лицо до 18 лет (ст. 6 СКУ*). Поэтому советуем не выходить за этот предел. Поскольку это может повлиять на необходимость начислить ЕСВ на стоимость праздничного подарка. Как правило, возраст детей, получающих подарки, ограничивают 14 — 16 годами (на дату получения подарка).

* Семейный кодекс Украины от 10.01.2002 № 2947-III.

Образец приказа (распоряжения) о выдаче детских подарков приведем на рис. 1.

Рис. 1. Образец приказа о выдаче детских подарков

Шаг 2. Отдел кадров составляет ведомость выдачи детских подарков.

Напомним, что получателями подарков могут быть как работники, имеющие детей, так и сами дети.

Если праздничные подарки будут предоставлять родителям ребенка, то сначала целесообразно составить перечень таких работников. Оформить такой перечень можно в произвольной форме на основании копий свидетельств о рождении детей (см. рис. 2).

Рис. 2. Образец перечня работников, имеющих детей

Далее отдел кадров составляет ведомость выдачи детских подарков. Этот документ также формируется в произвольной форме (рис. 3).

Заметьте, если получателями подарков будут сами дети, то в ведомости выдачи подарков целесообразно добавить графу с РНУКПН ребенка и графу для подписи одного из родителей ребенка (его законного представителя).

Рис. 3. Образец ведомости на выдачу детских подарков

Шаг 3. Хозяйственный отдел составляет смету и закупает подарки (хранит первичные документы).

Составив перечень лиц — получателей подарков и определившись с тем, какие именно подарки надо закупить (кондитерские наборы, игрушки, книги и т. п.), хозяйственный отдел составляет смету расходов на приобретение таких подарков.

После этого есть два варианта развития событий.

Вариант 1. Предприятие заключает договор с поставщиком и оплачивает стоимость подарков безналичным способом (факт оплаты подтвердят платежное поручение и выписка из банка).

Вариант 2. Бухгалтерия выдает средства на приобретение подарков подотчетному лицу (работнику хозяйственного отдела). После закупки подарков такое подотчетное лицо:

— подает в бухгалтерию отчет об использовании средств, выданных под отчет, и первичные документы на приобретение подарков (накладные, фискальные или товарные чеки и т. п.);

— передает подарки в подразделение, которое их будет выдавать (например, передает их заведующему складом).

Шаг 4. Складское подразделение выдает детские подарки.

Подразделение, в котором хранятся приобретенные подарки, выдает их работникам (детям) в соответствии с ведомостью на выдачу детских подарков (под подпись).

После выдачи подарков со склада предприятия целесообразно составить расходную накладную или акт на списание детских подарков.

С документами разобрались, время переходить к налогообложению подарочных доходов.

НДФЛ/ВС

В случае получения праздничного подарка от работодателя у работника (его ребенка) возникает доход в неденежной форме.

Избежать налогообложения такого дохода поможет п.п. 165.1.39 НКУ.

В соответствии с этой нормой стоимость неденежных подарков не включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога в части, не превышающей 25 % одной минимальной зарплаты (в расчете на месяц), установленной на 1 января отчетного года.

Напомним, что размер МЗП на 1 января 2023 года составлял 6700 грн. Поэтому

В соответствии с Законом Украины «О Государственном бюджете на 2024 год» от 09.11.2023 № 3460-IX размер минзарплаты на 1 января 2024 года составит 7100 грн.

Следовательно, в 2024 году необлагаемый предел для неденежных подарков будет равен 1775 грн (7100 грн × 0,25).

Если стоимость неденежных подарков в соответствующем месяце превысит необлагаемый предел, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ и ВС. Такая разница для лица, получившего подарок, является доходом в виде дополнительного блага (письмо ГФСУ от 14.01.2019 № 100/6/99-99-13-02-03-15/ІПК).

Эта сумма превышения также является базой обложения ВС (п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Обратите внимание! Поскольку доход получен в неденежной форме, при обложении НДФЛ сумма превышения должна быть исчислена с применением натурального коэффициента 1,219512 (п. 164.5 НКУ).

А вот ВС с суммы превышения полагается удерживать с фактической суммы превышения. То есть базой обложения ВС будет налогооблагаемая часть стоимости подарка без учета коэффициента.

В приложении 4ДФ Объединенной отчетности (категория 103.25 ЗІР):

— необлагаемый неденежный подарок (его часть) отражаем с признаком дохода «160». При этом в гр. 2 указывается налоговый номер лица, получающего подарок (РНУКПН работника или его ребенка), а в графах 4а и 4 — нули;

— налогооблагаемый (с учетом натурального коэффициента) — с признаком «126». То есть в гр. 3а и 3 указывается доход, который фактически начислен работнику (его ребенку) в бухучете.

Обратите внимание! Возможность пользоваться таким необлагаемым размером действует в каждом месяце в расчете на одно физлицо — получателя дохода.

Поэтому если в начале декабря 2023 года (на день Святого Николая) работодатель выдал детские подарки работникам, имеющим детей, а потом в этом же месяце снова решил предоставить им неденежные подарки (детские подарки к Новому году или подарки самим работникам), то с необлагаемым пределом (1675 грн) придется сравнивать общую стоимость таких подарков.

Если после такого сравнения окажется, что общая стоимость подарков превышает необлагаемый предел (1675 грн), то во избежание налогообложения подарки к Новому году лучше оформить на самого ребенка.

ЕСВ

Стоимость праздничных подарков работникам, имеющим детей, не входит в фонд оплаты труда согласно п. 3.23 Инструкции № 5*. Более того, стоимость подарков к праздникам для детей работников относится к выплатам, на которые не начисляется ЕСВ (п. 8 разд. ІІ Перечня № 1170**).

* Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5.

** Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170.

Поэтому о начислении ЕСВ на такие выплаты и отражении их в приложении Д1 к Объединенной отчетности можно забыть.

Это подтверждают и налоговики в разъяснении, размещенном в категории 201.04.01 ЗІР.

Если же работодатель решит оформить выдачу подарков непосредственно детям работников, то ЕСВ также не будет. Поскольку дети работников не находятся в трудовых отношениях с работодателем, они не имеют статуса застрахованных лиц в понимании Закона о ЕСВ*.

* Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI.

А раз так, то стоимость подарков, полученных самими детьми, в приложение Д1 не попадет.

Стоимость всех неденежных подарков, полученных работницей в декабре 2023 года, превышает 1675 грн. Поэтому сумму превышения 125 грн (1800 - 1675) облагаем как дополнительное благо работницы.

Более того, поскольку такой доход был предоставлен в неденежной форме, то к базе обложения НДФЛ применяем натуральный коэффициент 1,219512.

База обложения НДФЛ составляет:

125 × 1,219512 = 152,44 грн.

Сумма НДФЛ равна:

152,44 × 18 : 100 = 27,44 грн.

ВС удерживаем с налогооблагаемой части стоимости подарка без применения натурального коэффициента.

Сумма ВС составляет:

125 × 1,5 : 100 = 1,88 грн.

Заполним приложение 4ДФ по условиям примера.

Рис. 4. Заполняем приложение 4ДФ по условиям примера