Приложение 4ДФ: общие интересности

Когда составляем?

Приложение 4ДФ — это одно из приложений Налогового расчета. В нем отражают начисление любых доходов в пользу физических лиц, в частности и ФЛП, удержание НДФЛ и ВС. Наряду с этим в приложении 4ДФ, кроме начисления, показывают выплату дохода и уплату НДФЛ и ВС.

Правила его заполнения и подачи урегулированы Порядком № 4*.

* Порядок заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу налогоплательщиков — физических лиц, и сумм удержанного с них налога, а также сумм начисленного единого взноса, утвержденный приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Приложение 4ДФ подается один раз в квартал в разрезе месяцев в составе Налогового расчета.

В отношении составления, заполнения и подачи это приложение не сложное, но тоже не без вопросов. Поэтому пройдемся по основным интересным моментам этого приложения.

Подаем ли пустое?

Ситуация. Нет начислений и выплат доходов ни одному работнику, сторонним физлицам, а также выплат ФЛП. В таком случае показывать в приложении 4ДФ нечего. Но не стоит расслабляться. Как в свое время отмечали налоговики в письме ГНСУ от 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09, если основания для подачи самого Объединенного отчета есть, то все три приложения 4ДФ (в разрезе месяцев квартала) должны быть поданы. Независимо от наличия показателей для декларирования.

Такой же вывод видим в разъяснении из категории 103.25 ЗІР, в котором налоговики настаивают, что в п. 4 разд. IV Порядка № 4 не предусмотрены отдельные нормы о возможности неподачи приложения 4ДФ к Налоговому расчету при наличии обязанности по подаче Налогового расчета.

Следовательно, при отсутствии показателей для заполнения 4ДФ должны формировать и подавать пустые приложения 4ДФ в составе Налогового расчета, если последний подаем.

Формируем ли строку без суммовых показателей?

Нет, не формируем. На это указывает п.п. «б» п. 176.2 НКУ, где указано, что данные в приложении 4ДФ формируются только в случае начисления сумм доходов плательщику налога — физическому лицу налоговым агентом.

Если, например, у работника за месяц не было начислений доходов, то в табличной части 4ДФ строку без суммовых показателей на него не формируем. Такие ситуации случаются, когда, например, работник весь месяц находился в отпуске без сохранения зарплаты, с ним весь месяц был приостановлен трудовой договор и доход не начислялся и т. п.

Напомним, что работников без доходов, которые находятся в трудовых отношениях, показываем в приложении Д1 без суммовых значений (кроме пребывания работников в отпуске для ухода за ребенком до 3 и 6 лет) и указываем количество дней трудовых отношений. И это часто сбивает с толку, и налоговый агент формирует нулевую строку в 4ДФ.

Поэтому еще раз подчеркнем, что в приложении 4ДФ строку без суммовых показателей не формируем вообще.

Как откорректировать ранее поданное приложение 4ДФ?

Для исправления ошибок в базе налогообложения, НДФЛ, ВС, признаках доходов и льгот формируем Налоговый расчет за тот отчетный период, в котором допущена ошибка. Он будет содержать непосредственно Налоговый расчет и приложение 4ДФ к нему с типом «Звітний новий» или «Уточнюючий» (в зависимости от того, когда исправляем ошибку).

В Налоговом расчете заполняем только реквизитную часть (строки 01 — 05) и в строке 064 указываем сведения о приложении, которое подаем, и количество листов в нем.

Реквизиты полей 04, 05 в «шапке» должно соответствовать тем, которые были указаны в ранее поданном приложении 4ДФ, которое корректируется (за исключением ситуации, когда вы именно их корректируете). В строках 04 «Працювало за трудовими договорами (контрактами) (ознака 101)» и 05 «Працювало за цивільно-правовими договорами (ознака 102)» повторяем информацию из приложения, которое корректируется.

Ошибку в табличном разделе І исправляем путем изъятия ошибочной строки (повторяем ее полностью и в графе 10 «Ознака (0, 1)» указываем «1» — строка на изъятие). Взамен добавляем правильную строку, в графе 10 которой указываем «0» — строка на ввод. Принцип исправления одинаков как для «Звітного нового», так и для «Уточнюючого».

Налоговый расчет 1ДФ за прошлый период

Не подали расчет 1ДФ за прошлый период. Ситуация. Ошибочно не подали расчет 1ДФ за 4 квартал 2020 года. По какой форме и как подать?

Подаем по действующей на момент исправления форме Налогового расчета. То есть подаем Налоговый расчет + приложение 4ДФ с типом «Звітний».

В дотабличной части приложения 4ДФ указываем год — «2020», квартал — «4», который корректируем, а вот месяц всегда будет «3». Поскольку в расчете 1ДФ тогда не было разбивки по месяцам. Соответственно и номер приложения к Налоговому расчету — «1».

В табличную часть раздела І вносим квартальные данные. Графы 5а и 5 (ВС начисленный и уплаченный соответственно) оставляем пустыми — за тот период он не персонифицировался. Зато показатели ВС заполняем в разделе ІІ также общими суммами за квартал.

Как откорректировать 1ДФ за прошлый период? Корректировку проводим с помощью подачи действующей на момент исправления формы Налогового расчета. То есть подаем Налоговый расчет + 4ДФ с типом «Уточнюючий».

В дотабличной части 4ДФ указываем год, квартал, который корректируем, а вот месяц всегда будет «3». Поскольку в 1ДФ тогда не было разбивки по месяцам, соответственно и номер приложения к Налоговому расчету — «1».

Корректировку показателей табличной части (раздел І) проводим по тем же правилам, что и ошибки в 4ДФ. При этом графы 5а и 5 будут пустыми, потому что ВС не персонифицировался до 01.01.2021.

ВС корректируем в разд. ІІ 4ДФ в строке:

— «Військовий збір — виключення» повторяете все графы ошибочной строки с ВС из ранее поданной формы № 1ДФ;

— «Військовий збір» — отражаете правильную информацию.

Сроки давности. При подаче отчетности за прошлые периоды следует учитывать сроки давности, установленные в НКУ.

Сейчас имеем следующие разъяснения налоговиков (см. подкатегорию 103.25 ЗІР):

— относительно подачи Налогового расчета с типом «Звітний», если 1095-дневный срок истек, то законодательство не ограничивает налогового агента в сроках подачи Налогового расчета. То есть подать такой отчет можно и по истечении срока давности. Ведь если в течение указанного срока (1095 дней со дня, следующего за последним днем подачи) контролирующий орган не определяет сумму денежных обязательств, налогоплательщик считается свободным от такого денежного обязательства (в том числе от начисленной пени), а спор относительно такой декларации и/или налогового уведомления не подлежит рассмотрению в административном или судебном порядке (п. 102.1 НКУ);

— относительно подачи Налогового расчета с типом «Уточнюючий» с приложением 4ДФ по истечении 1095-дневного срока давности. Налоговики считают, что право подачи налоговым агентом Налогового расчета с приложением 4ДФ к нему возможно исключительно в течение указанного срока, а значит, подать указанный Расчет после срока исковой давности положениями НКУ не предусмотрено.

Наряду с этим помните о приостановлении сроков давности. Они (включая сроки штрафования) приостанавливались на период карантина с 18.03.2020 по 30.06.2023. А вот военное приостановление продолжает действовать. Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «Карантин отменен с 1 июля: последствия» // «Налоги & бухучет», 2023, № 54.