Завищили суму лікарняних/декретних: виправляємо заяву-розрахунок

Виправляємо помилку

Причинами завищення (якщо нарахували більшу суму, ніж потрібно) суми лікарняних/декретних можуть бут помилки, зокрема, у визначенні:

— страхового стажу працівника;

— розрахункового періоду;

— кількості календарних днів у розрахунковому періоді;

— суми виплат, які беруть участь у розрахунку.

Що в такому разі робити? Скажемо одразу — якнайшвидше повернути надміру виплачені страхові кошти ПФУ та виправити помилку. Для цього робимо такі кроки.

Крок 1. Розраховуємо правильну суму лікарняних/декретних та визначаємо надміру нараховану суму виплат.

Крок 2. Складаємо бухдовідку, в якій зазначаємо причину помилки та суму лікарняних/декретних, що підлягає сторнуванню.

Крок 3. Сторнуємо суму лікарняних/декретних у бухобліку.

Крок 4 (!). Повертаємо надміру нараховані суми страхових виплат на рахунок ПФУ.

Зверніть увагу! Надміру нараховані страхові кошти страхувальник повинен повернути до ПФУ (абз. 4 ч. 1 ст. 26 Закону про соцстрахування*, п. 12 Порядку № 12**):

* Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 № 1105-XIV.

** Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС, затверджений постановою правління ФСС від 19.07.2018 № 12 (діє до прийняття правлінням ПФУ нового механізму фінансування страхувальників).

— протягом 3 робочих днів з дня їх отримання;

— на окремий рахунок Пенсійного фонду України, відкритий в АТ «Ощадбанк»* (листи ПФУ від 01.03.2023 № 2800-030401-8/10294 та від 22.05.2023 № 20002-21912/У-03/8-2800/23).

* Реквізити цього рахунку можна знайти на офіційному сайті ПФУ у розділі «Головна» / «Діяльність» / «Додаткова інформація» / «Інформація по рахунках для здійснення фінансування та повернення коштів на виплату житлових субсидій та пільг на оплату житлово-комунальних послуг, придбання твердого та рідкого пічного побутового палива і скрапленого газу, фінансування та повернення коштів по виплаті на загальнообов’язкове державне соціальне страхування».

У призначенні платежу зазначаємо:

— номер заяви-розрахунку, за якою було отримано фінансування;

— номер лікарняного листа працівника, якому помилково або надміру виплачені кошти;

— РНОКПП працівника, відносно якого здійснюється повернення страхових коштів.

Попереджаємо, якщо 3-денний термін не дотриманий, страхувальнику загрожує штраф у розмірі 10 % несвоєчасно повернутих страхових коштів (ч. 6 ст. 8 Закону про соцстрахування). Ба більше, на суми несвоєчасно повернутих страхових коштів нараховується пеня в розмірі 0,1 % зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.

Зауважимо, що абз. 1 ч. 6 ст. 8 Закону про соцстрахування також передбачений штраф за порушення страхувальником порядку використання страхових коштів — у розмірі 50 % такої суми.

Але зазначимо, що в період, коли фінансування страхових коштів входило до функцій ФСС, цей орган дотримувався такої позиції: якщо страхувальник самостійно виявляє помилку у сумі лікарняних/декретних та належним чином її виправляє до початку перевірки, то фінансові санкції за порушення порядку використання страхових коштів до такого страхувальника не застосовуються (лист ФСС від 27.06.2019 № 1322-11-4).

Чи буде дотримуватися аналогічної думки ПФУ, поки не відомо. Сподіваємося, пенсійники невдовзі нададуть роз’яснення з цього приводу.

Крок 5. Тільки після того, як надміру нараховані суми лікарняних/декретних повернуті на рахунок ПФУ, коригуємо заяву-розрахунок та разом із письмовим поясненням причин повернення коштів та платіжною інструкцією направляємо до ПФУ (про це далі).

Крок 6. Утримуємо з працівника надміру виплачені йому страхові кошти.

Зауважимо, що зробити це роботодавець може лише за двох умов:

— завищення суми допомоги відбулося внаслідок лічильної помилки*;

— наказ про утримання вказаних сум видано не пізніше ніж через місяць від дня їх виплати.

* До лічильних помилок належать неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо (п.п. 1 п. 24 постанова Пленуму ВСУ від 24.12.99 № 13).

При цьому обов’язково слід дотримуватися обмежень, установлених ч. 1 ст. 128 КЗпП.

Якщо при нарахуванні лікарняних/декретних було допущено НЕлічильну помилку (помилки в застосуванні закону та інших нормативно-правових актів, у тому числі колективного договору), то утримати з зарплати працівника «зайві» лікарняні/декретні не вийде. Єдиний вихід — домовитися з працівником, щоб той:

— або добровільно повернув безпідставно отримані кошти;

— або написав заяву на відрахування із зарплати надміру виплачених сум.

Самостійно відрахувати із зарплати працівника «зайві» лікарняні/декретні в цьому випадку роботодавець не має права (ст. 1215 Цивільного кодексу України).

Якщо з працівником домовитися не вийде, то зазвичай переплату стягують з винної особи (також з дотриманням обмежень, установлених ч. 1 ст. 128 КЗпП).

Коригуємо заяву-розрахунок

Щоб відкоригувати дані у раніше поданій заяві-розрахунку (у нашому випадку у бік зменшення), доведеться сформувати ще одну заяву-розрахунок на порталі ПФУ. А саме коригуючу заяву-розрахунок.

Для цього робимо такі кроки.

Крок 1. Заходимо у кабінет страхувальника на порталі Пенсійного фонду.

Крок 2. У меню ліворуч обираємо розділ «Заяви-розрахунки» і натискаємо кнопку «Пошук» (рис. 1).

Рис. 1. Шукаємо номер заяви-розрахунку, яку слід відкоригувати

Крок 3. У списку, що з’явиться нижче, знаходимо заяву-розрахунок, яку потрібно відкоригувати, і копіюємо її номер.

Крок 4. Натискаємо кнопку «Створити нову» (рис. 1). У випадаючому меню обираємо вид заяви-розрахунку — «Корегуюча ЗР» (рис. 2).

Рис. 2. Обираємо вид заяви-розрахунку

Крок 5. Вставляємо номер заяви-розрахунку, який раніше скопіювали, та натискаємо «Продовжити» (рис. 3).

Рис. 3. Обираємо заяву-розрахунок, яку слід відкоригувати

Крок 6. Вказуємо тип коригуючої заяви-розрахунку — «Корегування зменшення» та натискаємо «Продовжити» (рис. 4).

Рис. 4. Обираємо тип коригування

Крок 7. У заяві-розрахунку, що відкриється, знаходимо додаток про тимчасову непрацездатність та натискаємо на піктограму з олівцем напроти лікарняного листа, дані про який потрібно відкоригувати (рис. 5).

Рис. 5. Редагуємо інформацію, наведену у лікарняному листі

Крок 8. У формі, що з’явилася, виправляємо помилку (рис. 6).

Зверніть увагу, що у роз’ясненні ПФУ від 28.09.2023 пенсійники радять у поля «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» та «Сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)» вводити новий коректний запис (тобто без помилок).

Разом з тим далі в дужках пояснюють, що вони мали на увазі внесення сторнуючого (від’ємного) запису із знаком «-» (якщо обрано «Корегування зменшення»).

Водночас працівники контакт-центру ПФУ наполягають, що у разі коригування зменшення у полі «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» та «Сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)» потрібно зазначати правильну суму виплат з урахуванням зменшення.

Тобто якщо у первинній заяві-розрахунку сума лікарняних була вказана у розмірі 2650 грн, а повинна дорівнювати 2500 грн, то у коригуючій заяві-розрахунку в полях «Сума (в гривнях з копійками) (всього)» та «Сума (в гривнях з копійками) (у т. ч. за рахунок коштів Фонду)» потрібно вказати «2500.00». Тобто правильну суму лікарняних, а не різницю, на яку слід зкоригувати суму виплат.

То як бути? Оскільки функція подання коригуючих заяв-розрахунків тільки-но запрацювала, то безпечніше інформацію про заповнення сумових полів у зменшуючій заяві-розрахунку уточнити перед її відправкою в контакт-центрі ПФУ.

Зверніть увагу, що разом із сумою лікарняних/декретних форма дозволяє виправити й несумові показники (кількість днів, що підлягає оплаті, та страховий стаж працівника).

Рис. 6. Вносимо правильні дані

Крок 9. У полі «Причина розбіжності суми» вказуємо причину, через яку виникла помилка. Якщо у переліку причин немає тієї, що вам підходить, оберіть «Інше — Коментар страхувальника», а у полі «Причина розбіжності суми — інша» вкажіть, що, на вашу думку, стало причиною похибки (рис. 7).

Рис. 7. Зазначаємо причину помилки

У поле «Скан-копії документу» додаємо скан-копії:

— листа-пояснення причин проведення коригування;

— платіжної інструкції на повернення коштів.

Далі натискаємо кнопку «Продовжити» та «Сформувати заяву-розрахунок».

Крок 10. Натискаємо кнопку «Підписати та відправити в ПФУ» (рис. 8).

Рис. 8. Відправляємо заяву-розрахунок до ПФУ