Сроки хранения документов

Наименование и виды документов

Сроки хранения

в учреждениях, во время деятельности которых создаются документы НАФ

в учреждениях, во время деятельности которых не создаются документы НАФ

Финансовая отчетность с примечаниями к ней:

а) cводные годовые

Пост.*

До ликвидации учреждения**

б) годовые

Пост.*

До ликвидации учреждения**

в) квартальные

5 л. (при отсутствии годовых — пост.)

5 л. (при отсутствии годовых — до ликвидации учреждения)

г) месячные

1 г. (при отсутствии годовых, квартальных — пост.)

1 г. (при отсутствии годовых, квартальных — до ликвидации учреждения)

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, объяснительные записки к ним

Пост.*

До ликвидации учреждения**

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении отчетов и балансов:

а) годовых

Пост.*

10 л.

б) квартальных

3 г. (при отсутствии годовых — пост.)

3 г. (при отсутствии годовых — 10 л.)

Аналитические документы (таблицы, доклады, докладные записки и т. п.) к годовым отчетам и балансам

Пост.

10 л.

Отчеты об операциях с драгоценными металлами и драгоценными камнями

5 л.

5 л.

Оперативные отчеты о расходовании валюты на заграничные командировки

3 г.

3 г.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета):

а) работников, аспирантов, студентов

75 л.

75 л.

б) получателей пенсий и государственной помощи (после завершения выплаты пенсий и помощи)

5 л.

5 л.

в) акционеров (после передачи права собственности на акции при условии завершения проверки (ревизии))

5 л.

5 л.

Ведомости на выплату денег

5 л. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) — 75 л.)

5 л. (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей (лицевых счетов) — 75 л.)

Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей; на получение заработной платы и других выплат

5 л.***

5 л.***

Документы (копии отчетов, извлечения из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из Фонда социального страхования

5 л.

5 л.

Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, получении льгот по налогам и т. п.

5 л.

5 л.

Отчеты (ведомости) о начислении и перечислении страховых взносов на государственное и негосударственное социальное страхование (пенсионное, на случай безработицы, в связи с временной нетрудоспособностью и т. п.):

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.*

До ликвидации учреждения**

б) годовые и с большей периодичностью

Пост.*

До ликвидации учреждения**

в) полугодовые

5 л. (при отсутствии годовых — пост.)

5 л. (при отсутствии годовых — до ликвидации учреждения)

г) квартальные

3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых — пост.)

3 г. (при отсутствии годовых, полугодовых — до ликвидации учреждения)

г) месячные

1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — пост.)

1 г. (при отсутствии годовых, полугодовых, квартальных — до ликвидации учреждения)

Расчетные ведомости уплаты взносов в разные фонды

5 л.***

5 л.***

Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями

5 л.

5 л.

Протоколы взаимозачетов

5 л.***

5 л.***

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об уплате, размене, приеме-передаче векселей

3 г.***

3 г.***

Исполнительные листы

Пока не исчезнет потребность (но не менее 5 л.)

Пока не исчезнет потребность (но не менее 5 л.)

Договоры, соглашения (аудиторские, хозяйственные, операционные и т. п.) (после окончания срока действия договора, соглашения)

5 л.***

5 л.***

Договоры о полной материальной ответственности (после увольнения материально ответственного лица)

5 л.***

5 л.***

Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приемке выполненных работ

5 л.***

5 л.***

Документы (карточки, ведомости, уведомления и т. п.) по организации финансового мониторинга субъектами первичного финансового мониторинга

5 л.

5 л.

Первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и ставшие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книг, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)

5 л.***

5 л.***

Регистры счетов к оплате

5 л.***

5 л.***

Налоговые накладные

5 л.***

5 л.***

Гарантийные письма

5 л.

5 л.

Образцы подписей (материально ответственных лиц)

Пока не исчезнет потребность

Пока не исчезнет потребность

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п.

5 л.

5 л.

Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям (после проверки экспертно-проверяющей комиссией)

5 л.

5 л.

Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства

Пост.*

До ликвидации учреждения**

Документы (акты, ведомости) о переоценке товарно-материальных запасов, незавершенного производства

5 л.***

5 л.***

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сравнительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.

5 л.***

5 л.***

Документы (программы, инструкции, справки, письма) об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности (после проверки экспертно-проверяющей комиссией)

5 л.

5 л.

Переписка об утверждении и уточнении финансовой отчетности

3 г.

3 г.

Переписка о выплате заработной платы

3 г.

3 г.

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, наложении и взыскании штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и т. п.)

3 г.

3 г.

Переписка о сроках подачи финансовой отчетности

1 г.

1 г.

Учетные регистры (главная книга, журналы, мемориальные ордера, оборотные ведомости, инвентарные карточки, разработочные таблицы и т. п.)

5 л.***

5 л.***

Книги, журналы, карточки учета (после окончания срока действия последнего договора, соглашения):

а) ценных бумаг

Пост.*

До ликвидации учреждения

б) договоров, соглашений кредитных, поручительства, залога, гарантии, перевода долга

5 л.***

5 л.***

в) договоров аудиторских, хозяйственных, операционных и т. п.

5 л.

5 л.

г) кассовых документов (счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платежных документов, накладных и т. п.)

5 л.

5 л.

ґ) погашенных векселей

5 л.

5 л.

д) исполнительных листов

5 л.

5 л.

Журналы использования электронных контрольно-кассовых аппаратов, контрольные ленты электронных контрольно-кассовых аппаратов

5 л.***

5 л.***

* Срок хранения «Постоянно» означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат пожизненному хранению.

** Срок хранения «До ликвидации учреждения» означает, что документы бессрочно хранятся в учреждении, а в случае ликвидации учреждения документы подлежат повторной экспертизе ценности, и в зависимости от ее результатов те из них, которые затрагивают права граждан, нужно передать по описям дел в местные архивные учреждения.

*** При условии завершения проверки ГНС, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных учреждений, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, получавших средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовавших государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной Госаудитслужбой по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения

Наименование и виды документов

Сроки хранения

в учреждениях, во время деятельности которых создаются документы НАФ

в учреждениях, во время деятельности которых не создаются документы НАФ

Договоры о закупке программного продукта (после окончания срока действия договора)

5 л.

5 л.

Сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП)

Пост.

До ликвидации учреждения

Сертификаты ключа ЭЦП на бумажном носителе

Пост.

До ликвидации учреждения

Усиленные сертификаты открытого ключа ЭЦП

Пост.

До ликвидации учреждения

Сертификаты ключа ЭЦП на электронном носителе

Пост.

До ликвидации учреждения

Договоры об обмене электронными документами между организациями (после окончания срока действия договора)

5 л.

5 л.

Двусторонние акты о готовности к обмену электронными документами (после окончания срока действия договора)

Пост.

До ликвидации учреждения

Порядки защиты информации во время обмена электронными документами:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

До замены новыми

б) в других организациях

До замены новыми

До замены новыми

Списки отозванных сертификатов квалифицированных электронных подписей

5 л.

5 л.

Реестры сертификатов открытых ключей:

а) действующих

Пост.

До ликвидации учреждения

б) блокированных

в) отмененных

Акты об уничтожении личных ключей

5 л.

5 л.

Экспертные заключения комплексной системы защиты информации (далее — КСЗИ)

10 л.

10 л.

Аттестаты соответствия КСЗИ

10 л.

10 л.

Уведомление о принятии и регистрации электронного документа

3 г.

3 г.

Уведомление об отклонении электронного документа

3 г.

3 г.