Периодичность проведения инвентаризации и документальное оформление

Редакция ББ
Бюджетная бухгалтерия Октябрь, 2009/№ 40
В избранном В избранное
Печать
Статья

ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕДЕНИЯ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ И ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ

 

Екатерина ЯРОСЛАВСКАЯ, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

 

В ходе проведения инвентаризации комиссией составляется ряд документов. Их форма и порядок заполнения зависят от вида инвентаризируемых ценностей (необоротные и нематериальные активы, запасы, денежные средства, бланки строгой отчетности, дебиторская и кредиторская задолженность, материальные ценности, принятые или сданные на ответственное хранение и пр.). Сгруппируем в таблице эти документы, указав особенности их заполнения, а также периодичность составления в зависимости от сроков проведения инвентаризации тех или иных объектов.

 

№ п/п

Объекты инвентаризации

Периодичность проведения инвентаризации

Документальное оформление

название формы

особенности оформления

1

2

3

4

5

1

Здания, сооружения и другие
недвижимые
объекты

Не менее одного раза в три года

Инвентаризационная опись основных средств (приложение 1 к Инструкции № 90)

Применяется для оформления результатов инвентаризации основных средств: зданий, сооружений, передаточных приспособлений машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, компьютерной техники, производственного и хозяйственного инвентаря и пр.
Составляется по каждому местонахождению материальных ценностей и лицу, ответственному за сохранность основных средств.
На арендованные основные средства составляется отдельная опись

2

Музейные ценности

Согласно срокам, установленным Министерством культуры Украины

3

Библиотечные фонды

Один раз в пять лет1

1

Методическими рекомендациями (см. «Бюджетную бухгалтерию», 2009, № 16) предусмотрены следующие сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов:
— наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах или закрытых шкафах, — ежегодно;
— редкие, ценные фонды — один раз в 5 лет;
— фонды библиотек объемом до 100 тысяч учетных единиц — один раз в 5 лет;
— фонды библиотек от 100 до 200 тысяч учетных единиц — поэтапно, один раз в 7 лет;
— фонды библиотек от 200 до 600 тысяч учетных единиц — поэтапно, один раз в 10 лет;
— фонды библиотек от 600 тысяч учетных единиц до 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 12 лет;
— фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц — поэтапно, один раз в 15 лет.

4

 

Другие основные средства (в том числе нематериальные активы2), малоценные и быстроизнашивающиеся предметы:

Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90)

Составляется при инвентаризации ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту.
Инструкция № 90 допускает при инвентаризации МБП, выданных в личное пользование работникам, составление групповых инвентаризационных описей с указанием в них лиц, которые
ответственны за эти предметы (на которых открыты личные карточки), с проставлением их подписей в описи

— в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, местных государственных администрациях, их управлениях (отделах), исполнительных органах местных советов

Не менее одного раза в два года

— в других учреждениях

Не менее одного раза в год

Инвентаризационная опись нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90) 3

Составляется на каждый отдельный объект нематериальных активов или группу однотипных по назначению и условиям использования объектов нематериальных активов, отдельно по каждому лицу, ответственному за использование объекта или группы объектов нематериальных активов

Инвентаризация основных средств проводится не ранее 1 октября

2

Хотя Инструкцией № 90 не установлены сроки проведения инвентаризации нематериальных активов, как правило, такие объекты инвентаризируются в сроки, предусмотренные для инвентаризации основных средств.
3 Заметим, что приказом Министерства финансов Украины «Об утверждении типовых форм первичного учета объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов» от 22.11.2004 г. № 732 утверждена Инвентаризационная опись объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов (типовая форма № НА-4). Хотя Инструкцией № 64 предусмотрено, что аналитический учет приобретенных (созданных) объектов права интеллектуальной собственности в составе нематериальных активов бюджетные учреждения ведут с применением типовых форм, которые утверждены приказом Министерства финансов, считаем, что для отражения результатов инвентаризации достаточно составления Инвентаризационной описи нематериальных активов (приложение 3 к Инструкции № 90).

5

Драгоценные металлы, драгоценные камни и изделия из них; драгоценные металлы и драгоценные камни, которые содержатся в отходах и ломе

Два раза в год (по состоянию на 1 января
и 1 июля)

Действующими документами, определяющими порядок использования драгоценных металлов и драгоценных камней, не предусмотрены специальные формы инвентаризационных описей и актов. Поэтому для отражения результатов инвентаризации указанных ценностей учреждения могут применять формы, приведенные в приложениях к Инструкции № 90

Инвентаризация драгоценных металлов, содержащихся в приборах, оборудовании и других изделиях, осуществляется одновременно с инвентаризацией этих материальных ценностей в сроки, установленные для их инвентаризации.
Масса драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в оборудовании и не подлежащих на момент инвентаризации проверке непосредственно в натуре, устанавливается по учетным или техническим документам.
Информация о содержании драгметаллов содержится в инвентарной карточке типовой формы № ОЗ-6 (бюджет). В ней в разделе «Краткая индивидуальная характеристика объекта» указываются перечень деталей, в которых содержатся драгоценные металлы, наименование детали и масса металла, указанная в паспорте

Инвентаризация драгоценных металлов и драгоценных камней проводится в соответствии с Инструкцией о порядке получения, использования, учета и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 06.04.98 г. № 84. Для отражения результатов также можно использовать Акт инвентаризации драгоценных металлов и изделий из них (ф. № инв-8), Инвентаризационную опись драгоценных металлов, содержащихся в полуфабрикатах, узлах и деталях оборудования, приборах и других изделиях

(ф. № инв-8а), формы которых утверждены постановлением № 241.

6

Капитальные работы инвентарного характера и капитальные ремонты

Не менее одного раза в год (не ранее 1 декабря)

Инструкцией № 90 не предусмотрена специальная типовая форма инвентаризационной описи незавершенного капитального строительства и незавершенных капитальных ремонтов. Однако это не означает, что никаких документов составлять не нужно, ведь такие объекты должны быть проинвентаризированы учреждением в установленные сроки

Наличие и объем незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов устанавливают путем проверки их в натуре. В актах указывают наименование объекта, списание и объем выполненных работ по каждому объекту и виду работ, сметную и фактическую стоимость.
На законченные объекты, которые по каким-либо причинам не введены в эксплуатацию, составляются отдельные акты.
На объект прекращенного строительства, а также на проектно-разведочные работы по незаконченному строительству, подлежащие списанию с баланса, составляются отдельные акты, в которых указываются все данные о характере выполненных работ и их стоимость согласно смете с указанием причин прекращения строительства.
На незаконченный капитальный ремонт зданий, сооружений, машин, оборудования, энергетических установок и других объектов составляется отдельный акт, в котором указываются: название находящегося в ремонте объекта, опись и процент выполненных работ, сметная и фактическая стоимость выполненных работ

Полагаем, что такие документы учреждения могут разработать самостоятельно (в произвольной форме) с учетом особенностей проведения инвентаризации незавершенного капитального строительства и незаконченных капитальных ремонтов, описанных в п. 12 Инструкции № 90. В качестве ориентира учреждения также могут применять Акт инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств (ф. № инв-10), форма которого утверждена постановлением № 241.

7

 

Незавершенное производство и полуфабрикаты собственного производства в производственных (учебных) мастерских и подсобных сельских и учебно-опытных хозяйствах, незавершенные научно-исследовательские работы, которые выполняются по договорам с предприятиями и организациями

 

Не менее одного раза в год (не ранее 1 октября). Кроме того, периодически в сроки, которые устанавливают министерства, другие центральные органы исполнительной власти, местные государственные администрации, исполнительные органы местных советов

 

Инструкцией № 90 не предусмотрена типовая форма инвентаризационной описи незавершенного производства. Однако это не означает, что никаких документов составлять не нужно, ведь такие объекты должны быть проинвентаризированы учреждением в установленные сроки.

Инвентаризация незавершенных научно-исследовательских работ проводится по темам (договорам). При этом инвентаризационной комиссией выверяется сметная (договорная) стоимость выполненной части каждой темы, а в бухгалтерии — фактические расходы

Полагаем, что такие документы учреждения могут разработать самостоятельно (в произвольной форме) с учетом особенностей проведения инвентаризации незавершенного производства производственных (учебных) мастерских, подсобных (учебных) сельских хозяйств, незавершенных научно-исследовательских работ, описанных в п. 7 — 9 Инструкции № 90

В ходе инвентаризации незавершенного производства производственных (учебных) мастерских проводится проверка остатков заготовок незавершенного производства (деталей, узлов и др.) путем фактического подсчета, перевешивания, перемеривания.
Описи составляются отдельно по каждой мастерской с указанием наименования заготовок, стадии или степени их готовности, количества или объема

Инвентаризация незавершенного производства в подсобных (учебных) сельских хозяйствах проводится по каждому виду незаконченных работ. При этом инвентаризационной комиссией проверяются натуральные показатели и фактические расходы. Фактические расходы определяются путем выборки из первичных документов и учетных регистров (наряды, требования на семена и материалы, путевые листы и др.)

8

Готовые изделия, сырье и материалы, топливо4, корма, фураж и другие материалы

Не менее одного раза в год (не ранее 1 октября)

Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90)

Составляется при инвентаризации ТМЦ, находящихся у отдельных материально ответственных лиц, по каждому отдельному складу, участку, объекту

4

Проведение инвентаризации ГСМ осуществляется с учетом норм Инструкции № 281. Данным документом предусмотрено, что:
— инвентаризация ГСМ проводится не менее одного раза в месяц;
— в ходе инвентаризации проверяют наличие ГСМ по местам хранения: в баках транспортных средств, в резервуарах и другой таре;
— результаты инвентаризации отражают в Акте инвентаризации нефтепродуктов по форме № 24-НП (приложение 21 к Инструкции № 281). Данная форма специально разработана для отражения результатов инвентаризации такого вида запасов. При выявлении факта недостачи нефтепродуктов списание необходимо проводить в пределах Норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировке, утвержденных постановлением Госснаба СССР от 26.03.86 г. № 40.

9

Молодняк животных, животные на откорме, птица, кролики, пушные звери и семьи пчел

Не менее одного раза в квартал

Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90)

Результаты инвентаризации отражаются исходя из особенностей учета таких объектов

Проведение инвентаризации таких объектов осуществляется с учетом норм Инструкции № 7, которой предусмотрены следующие сроки инвентаризации:
— молодняка животных, животных на откорме, кроликов, зверей, подопытных животных и птицы — ежемесячно;
— специализированными предприятиями с промышленными методами производства, где птица содержится в широкогабаритных птичниках, в безоконных помещениях с регулируемым микроклиматом и т. п., — один раз в год по состоянию на 31 декабря отчетного года;
— пчелосемей — не менее двух раз в год (весной — не позднее 10 апреля и осенью, как правило, 1 октября).

10

Продукты питания и спирт

Не менее одного раза в квартал

Инвентаризационная опись прочих необоротных материальных активов и запасов (приложение 5 к Инструкции № 90)

Результаты инвентаризации продуктов питания и тары определяются по количеству, цене, сумме по каждому наименованию. В случае обнаружения недостач продуктов питания и тары бухгалтерия определяет в установленном порядке естественную убыль. Списание с материально ответственных лиц недостачи продуктов питания и тары в пределах естественной убыли производится по нормам и в порядке, установленным приказом Минторга СССР от 02.04.87 г. № 88

Количество спирта определяют с помощью мерников (в местах хранения, где используется весовое измерение спирта путем взвешивания): объем водно-спиртового раствора, концентрацию этилового спирта в объемных процентах при 20 °C и объем содержащегося в нем безводного спирта. На основании этих показателей определяют количество декалитров безводного спирта. Отдельные отмеры спирта, общий итог которых составляет фактическое наличие спирта, записывают в инвентаризационную опись. Там же отражают количество безводного спирта

В ходе инвентаризации продуктов питания следует руководствоваться Инструкцией по учету продуктов питания в лечебно-профилактических и других учреждениях здравоохранения, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденной приказом Министерства здравоохранения СССР от 05.05.83 г. № 530.
При инвентаризации продуктов питания комиссия не только проверяет фактические остатки продуктов питания, но и обращает особое внимание на правильность и полноту оприходования продуктов питания, правильность определения остатков и их тождественность на конец дня и начало следующего; правильность списания продуктов питания, соблюдение утвержденных норм питания; правильность оприходования и учета тары, поступающей вместе с продуктами питания; соблюдение установленных правил хранения продуктов питания и тары.
Подробно об особенностях инвентаризации продуктов питания и отражения ее результатов см. «Бюджетную бухгалтерию», 2008, № 38 — 39; 2009, № 30.

При инвентаризации спирта учитывают нормы Инструкции о порядке получения, приемки, хранения и отпуска этилового спирта аптечными складами (базами) системы Министерства здравоохранения СССР, утвержденной приказом Министерства здравоохранения СССР от 28.02.86 г. № 288.
В случае выявления недостачи этилового спирта применяется естественная убыль в размере 0,45 % от расфасованного количества (приказ Министерства здравоохранения СССР «Об утверждении временной нормы естественной убыли этилового спирта» от 11.11.88 г. № 817). В случае сверхнормативной недостачи спирта его стоимость списывают на виновных лиц. При этом стоимость спирта определяют исходя из оптовой цены предприятия производителя с учетом акцизного сбора и НДС. К определенной стоимости применяется коэффициент 3.
Подробно об особенностях инвентаризации спирта и медикаментов см. «Бюджетную бухгалтерию», 2008, № 38 — 39.

11

Денежные средства, денежные документы, ценности

Не менее одного раза в квартал

Акт инвентаризации наличия денежных средств, ценностей (приложение 7 к Инструкции № 90)

Применяется для отражения данных о фактическом количестве денежных средств, ценных бумаг, чековых книжек, почтовых марок, оплаченных путевок и т. п., находящихся в кассе учреждения

Проверяется фактическое наличие денежных средств, денежных документов и других ценностей, находящихся в кассе, путем полного покупюрного пересчета всех наличных средств (как в национальной, так и в иностранной валюте), ценных бумаг, лимитированных чековых книжек, почтовых марок и т. д. Остаток наличности в кассе сверяют с данными учета по кассовой книге.
Проверка фактического наличия денежных документов производится по видам (оплаченные талоны на бензин, питание; оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, пансионаты, оплаченные проездные билеты, почтовые марки и т. п.), в ходе чего устанавливаются сумма, подлинность каждого документа и правильность его оформления. При этом денежные документы записывают по отдельным видам документов с указанием названия, номера, серии и общей суммы.

12

Бланки строгой отчетности

Не менее одного раза в квартал

Инвентаризационная опись бланков документов строгой отчетности (приложение 8 к Инструкции № 90)

Применяется для отражения фактического наличия бланков

документов строгой отчетности

Проверяется фактическое наличие бланков строго учета по каждому виду документов, подсчитывается их стоимость в зависимости от вида документа: по номинальной, фактической стоимости приобретения или по стоимости, установленной законодательством, а также устанавливается правильность оформления бланков (наличие на них необходимых реквизитов).

13

Регистрационные, специальные регистрационные, валютные и текущие счета

По мере получения выписок органов государственного казначейства, банков

14

Расчеты по платежам в бюджет

Не менее одного раза в квартал

Акт инвентаризации расчетов
с дебиторами и кредиторами

(приложение 9 к Инструкции № 90).
Справка к акту инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 10 к Инструкции № 90)

В Акте отражается информация о дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения.
В нем указывают:
— наименование проинвентаризированных субсчетов;
— суммы выявленной несогласованной дебиторской и кредиторской задолженности;
— суммы безнадежной задолженности;
— суммы кредиторской и дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности.

Акт составляется инвентаризационной комиссией на основании выявленных остатков сумм по документам, подписывается и сдается в бухгалтерию.

К Акту прилагается Справка, в которой указывают:

— наименование и адреса дебиторов и кредиторов;

Расчеты учреждений с вышестоящей организацией

Не менее одного раза в квартал

Расчеты с дебиторами и кредиторами5

Не менее двух раз в год

 

Расчеты в порядке плановых платежей

Не менее одного раза в месяц

 

— сумму задолженности;
— за что учитывается задолженность;
— с какого времени возникла задолженность и на основании каких документов.
Справку составляет и подписывает бухгалтер, ответственный за состояние расчетов. Она составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета

Расчеты с депонентами

Не менее одного раза в месяц

5

В Порядке № 73 определено, что списание кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности осуществляется ежеквартально.
По результатам инвентаризации кредиторской задолженности составляется акт в произвольной форме, в котором указываются:
— сумма кредиторской задолженности (срок исковой давности которой истек и которая является безнадежной к погашению);
— название и местонахождение кредитора;
— дата и причины возникновения задолженности;
— мероприятия, проводимые для ее ликвидации (письма в учреждения вышестоящего уровня по поводу выделения средств для погашения данной задолженности и т. п.).

15

Материальные ценности, принятые (сданные) на ответственное хранение

Инструкцией № 90 предусмотрено, что материальные ценности, не принадлежащие учреждению (арендованные, принятые на ответственное хранение), подлежат инвентаризации в сроки, предусмотренные для материальных ценностей, которые принадлежат учреждению

Инвентаризационная опись материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение (приложение 11 к Инструкции № 90)

При инвентаризации материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, записи в описи осуществляются инвентаризационной комиссией на основании проверки и пересчета ценностей в натуре.
Товары и материалы, хранящиеся на складах других6 учреждений (организаций), записываются в опись на основании подтверждающих документов о передаче на ответственное хранение

6

Как видим, Инструкция № 90 не требует проверки и пересчета ценностей, переданных на хранение. Достаточно лишь воспользоваться информацией, содержащейся в подтверждающих документах. По-видимому, это объясняется тем, что согласно п. 1.6 Инструкции № 90 инвентаризацию таких объектов проводят те субъекты, которые приняли ценности на ответственное хранение. В связи с этим Госказначейство считает, что материальные ценности, которые находятся на договорной основе за пределами бюджетного учреждения, проверять в натуре нецелесообразно (см. письмо Госказначейства от 20.02.2007 г. № 3.4-04/575-2209 // «Бюджетная бухгалтерия», 2007, № 12).
Полагаем, что инвентаризацию материальных ценностей, находящихся за пределами бюджетного учреждения, можно провести в случае, если в договоре на ответственное хранение предусмотреть условие, обязывающее учреждение (организацию, предприятие), где хранятся ценности, обеспечить к ним доступ с целью проверки их сохранности. Также можно в договоре предусмотреть, что перед проведением годовой инвентаризации учреждение будет проинформировано о времени ее проведения с целью обеспечения участия в инвентаризации членов комиссии собственника ценностей. Такой подход позволит обеспечить сохранность государственного имущества и достоверность данных бухгалтерского учета.

 

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
Скачайте наше мобильное приложение iFactor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд