Должностные обязанности секретаря-машинистки и делопроизводителя

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ И ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЯ

Татьяна РЯБУХА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»

Что входит в должностные обязанности секретаря-машинистки и делопроизводителя сельского совета?

(Закарпатская обл.)

В настоящее время специальным документом, определяющим должностные обязанности работников местных советов, являются

Отдельного нормативного документа для определения должностных обязанностей служащих, работающих в органах местного самоуправления, нет, поэтому для решения этого вопроса следует обратиться к

Приведем должностные обязанности секретаря-машинистки и делопроизводителя в соответствии со

Секретарь-машинистка

1) выполняет технические функции, охватывающие обеспечение и обслуживание работы руководителя предприятия или его подразделений;

2) получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

3) организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание;

4) осуществляет работы по подготовке заседаний и совещаний, которые проводит руководитель (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, ведение регистрации), ведет и оформляет протоколы;

5) обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает благоприятные условия для его эффективной работы;

6) передает и принимает информацию с помощью приемно-передаточных устройств (телекс, факс, телефакс и т. п.);

7) печатает по указанию руководителя различные материалы;

8) ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы или подготовки ответа;

9) следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

10) принимает документы на подпись руководителя;

11) организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников;

12) формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их хранение и в установленные сроки сдает в архив;

13) готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также делает копии документов на персональном ксероксе.

Делопроизводитель:

1) принимает, регистрирует корреспонденцию и направляет ее в структурные подразделения;

2) в соответствии с резолюциями руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;

3) ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки, касающиеся зарегистрированных документов;

4) направляет соответствующую документацию адресатам;

5) ведет учет полученной и отправленной корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;

6) ведет работу по созданию справочного аппарата документов;

7) готовит и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет опись дел, поступающих для хранения в архив;

8) обеспечивает хранение служебной документации.

Обратим ваше внимание на то, что должностные обязанности, определенные

Напомним, что со дня вступления в силу закона о Государственном бюджете Украины на 2010 год вступит в силу

Указанным постановлением предусмотрена 1 должность секретаря-машинистки или делопроизводителя при количестве населения, проживающего на соответствующей территории, свыше 2 тысяч человек.