СПИСАНИЕ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ С БАЛАНСА УЧРЕЖДЕНИЯ
Ирина НЕСТРУГИНА, начальник Харьковской объединенной государственной финансовой инспекции
На балансе учреждения числится дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности. Учреждение имеет решение суда о взыскании этой задолженности с поставщика.
Можно ли при наличии этого документа списать дебиторскую задолженность с баланса? Какие предусмотренные законодательством мероприятия по погашению дебиторской задолженности нужно проводить учреждению в подобных случаях?
(г. Киев)
В ходе осуществления своей деятельности бюджетные учреждения не застрахованы от взаимоотношений с недобросовестными контрагентами, что в результате приводит к несвоевременным расчетам за поставленные товары, выполненные работы, предоставленные услуги. Как следствие, подобные нарушения выполнения договорных обязательств приводят к возникновению дебиторской задолженности у бюджетного учреждения. Кроме того, нужно учесть, что наличие просроченной дебиторской задолженности на балансе бюджетного учреждения всегда вызывает определенные вопросы у контролирующих органов.
Как избежать таких ситуаций? Что нужно делать для того, чтобы не допустить возникновения просроченной дебиторской задолженности, а в случае ее возникновения, какие нужно предпринимать меры по сокращению такой задолженности и как ускорить процесс ее погашения? В течение какого времени учреждение должно учитывать такую задолженность на балансе и когда появляются основания для ее списания? Далее ответим на эти вопросы.
Понятие и возникновение дебиторской задолженности
Дебиторская задолженность — это финансовый актив учреждения, который возникает в результате договорных отношений между двумя юридическими лицами, среди которых одно лицо, являющееся собственником актива, после наступления соответствующих условий соглашения, имеет право на получение платежей, товаров, работ и услуг.
Как правило, основной причиной возникновения дебиторской задолженности является осуществление предварительной оплаты за товары, работы и услуги. Известно, что для бюджетных учреждений предусмотрен запрет на осуществление предварительной оплаты. Так, согласно требованиям ст. 49 Бюджетного кодекса Украины от 08.07.2010 г. № 2456-VI распорядитель бюджетных средств принимает решение об оплате товаров, работ и услуг и дает поручение на осуществление платежа органу Госказначейской службы только после их получения, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством, определенным п. 5 ч. 1 ст. 4 этого Кодекса, в частности, нормативно-правовыми актами Кабмина.
В свою очередь, постановлением КМУ «Вопросы предварительной оплаты товаров, работ и услуг, закупаемых за бюджетные средства» от 09.10.2006 г. № 1404 определен конкретный перечень товаров, работ и услуг, по которым может быть произведена предварительная оплата, и сроки авансирования. Поэтому в отношении некоторых товаров, работ и услуг бюджетным учреждениям разрешено осуществлять предоплату.
Однако добавим, что причиной возникновения дебиторской задолженности является не только проведение предварительной оплаты за товары, работы и услуги. Дебиторская задолженность может также возникать по расчетам с бюджетом, с арендаторами, учащимися, студентами, подотчетными лицами, по возмещению нанесенных убытков, расчетам по причиненным учреждению убыткам в виде недостач и хищений денежных средств, материальных ценностей, потерь от порчи материальных ценностей, а также по суммам, которые согласно действующему законодательству Украины подлежат удержанию с должностных лиц и др.
Итак, если поставщиками товаров, работ и услуг, заказчиками или другими дебиторами пропущены сроки погашения взятых обязательств, то у бюджетного учреждения возникает дебиторская задолженность.
Инструкция по учету средств, расчетов и других активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства от 26.12.2003 г. № 242, выделяет следующие виды дебиторской задолженности:
1) просроченная дебиторская задолженность — это задолженность, возникающая на 30-й день по окончании срока обязательного платежа согласно заключенным договорам или если дата платежа не определена после выписки счета на оплату;
2) дебиторская задолженность, срок исковой давности которой истек, — дебиторская задолженность, учитываемая после окончании срока исковой давности;
3) безнадежная дебиторская задолженность — текущая дебиторская задолженность, относительно которой есть уверенность о ее невозврате должником или по которой истек срок исковой давности.
Наличие на балансе бюджетной организации текущей задолженности — вполне нормальное явление. Однако часто случаются ситуации, когда дебиторская задолженность находится на балансе учреждения не один год. В этом случае второй стороной (должником) нарушаются обязательства перед бюджетной организацией, что влечет за собой необходимость в защите такой организацией своих прав и интересов в соответствии с нормами гражданского законодательства.
Так, согласно ст. 509 Гражданского кодекса Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (далее — ГКУ) обязательством является правоотношение, в котором одна сторона (должник) обязана совершить в пользу другой стороны (кредитора) определенное действие (передать имущество, выполнить работу, предоставить услугу, уплатить деньги и т. п.) или воздержаться от определенного действия, а кредитор имеет право требовать от должника выполнения его обязанностей.
Для того чтобы не допустить возникновения просроченной дебиторской задолженности, нужно в договорах четко указывать сроки выполнения обязательств по поставке товаров, работ и услуг, контролировать соблюдение таких сроков, а также проводить соответствующие мероприятия по погашению (взысканию) дебиторской задолженности.
Нарушением обязательства является его невыполнение или выполнение с нарушением условий, определенных содержанием обязательства (ненадлежащее выполнение). В случае нарушения обязательства наступают правовые последствия, установленные договором или законом (ч. 1 ст. 611 ГКУ), в частности:
1) прекращение обязательства в результате одностороннего отказа от обязательства, если это установлено договором или законом, или расторжение договора;
2) изменение условий обязательства;
3) уплата неустойки;
4) возмещение убытков и морального ущерба.
Возникновение, осуществление и защиту гражданских прав ГКУ связывает с течением определенных отрезков времени (сроков), наступлением указанных в договоре или в законе дат (сроков), определенных событий и т. п. Таким образом, сроки являются юридическими фактами (событиями) или одним из элементов юридической совокупности.
При решении вопросов с просроченной и безнадежной дебиторской задолженностью нужно точно определить, действует ли в отношении того или иного обязательства срок исковой давности. Возможность защиты гражданских прав зависит от соблюдения сроков, установленных для этого случая законом. Поэтому далее подробно остановимся на вопросе, связанном с исчислением срока исковой давности.
Расчет и течение сроков исковой давности
Вопросы, касающиеся определения и течения сроков исковой давности, урегулированы соответствующими статьями ГКУ.
Исковая давность — это срок, в пределах которого лицо может обратиться в суд с требованием о защите своего гражданского права или интереса (ст. 256 ГКУ). Исковая давность делится на два вида: общая и специальная.
Общий срок исковой давности составляет 3 года. По отдельным видам требований законом может устанавливаться специальная исковая давность — сокращенная или большей продолжительности по сравнению с общей исковой давностью. Обратите внимание: в соответствии со ст. 259 ГКУ исковая давность, установленная законом, может быть увеличена по соглашению сторон. Такая договоренность должна быть оформлена письменно. Однако сократить срок исковой давности, установленный законом, стороны договора не могут.
Поскольку и общая, и специальная исковая давность исчисляются годами, то при их исчислении используются общие правила исчисления, установленные ст. 253 — 255 ГКУ. Следовательно, исковая давность истекает в соответствующие месяц и число последнего года срока в 24.00. Если последний день срока приходится на выходной, праздничный или другой нерабочий день, который определен в соответствии с законом на месте совершения определенного действия, днем окончания срока является первый за ним рабочий день. Если окончание исковой давности приходится на такой месяц, в котором нет соответствующего числа, срок истекает в последний день этого месяца.
Исчисление срока исковой давности начинается с того дня, когда лицо узнало или могло узнать о нарушении своего права или о лице, которое его нарушило. Это правило установлено ч. 1 ст. 261 ГКУ. Поэтому не стоит считать, что начало срока исковой давности приходится исключительно на момент возникновения дебиторской задолженности, отражаемой в бухгалтерском учете на соответствующих субсчетах (351, 361, 362, 363, 364).
Рассмотрим, каким образом исчисляется срок исковой давности в зависимости от того, определен в договоре срок исполнения обязательств или нет.
По общему правилу, срок исполнения обязательств согласовывается сторонами и указывается договоре. При определении начала и окончания течения срока исполнения обязательства следует руководствоваться положениями гл. 18 ГКУ, которая определяет порядок определения начала и окончания сроков.
Срок исполнения обязательства устанавливается в виде календарной даты или периода, а также может быть определен событием, которое неизбежно должно наступить. В этом случае обязательства подлежат выполнению с наступлением этого события или в течение определенного периода (через определенный период) после наступления такого события. По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока выполнения обязательств по договору (ч. 5 ст. 261 ГКУ).
Пример 1. Бюджетная организация заключила договор купли-продажи с ООО «Медсервис» на поставку медицинского оборудования. Согласно заключенному договору предварительная оплата перечислена в размере 30 % от суммы, указанной в договоре. Предоплата перечислена 25.01.2012 г., а поставка товара по условиям договора должна быть осуществлена в течение месяца после получения предоплаты, т. е. не позднее 25.02.2012 г.
Если до указанной даты (до 25.02.2012 г. включительно) обязательства по договору не будут выполнены, т. е. бюджетная организация не получит товар, то исчисление срока исковой давности начинает исчисляться по правилу, установленному ст. 253 ГКУ: течение срока начинается со следующего дня после соответствующей календарной даты или наступления события, с которым связано его начало. Таким образом, в этой ситуации срок исковой давности начинает исчисляться с 26.02.2012 г.
При этом если стороны не согласовали увеличение срока исковой давности, то период, в течение которого бюджетная организация может обратиться в суд с требованием о взыскании задолженности с поставщика, закончится 26.02.2015 г.
В ситуации, когда срок исполнения обязательств в договоре не определен или определен моментом требования, течение срока исковой давности начинается со дня, когда у кредитора возникает право предъявить требование об исполнении обязательств. Если должнику предоставляется льготный срок для исполнения такого требования, течение исковой давности начинается с истечением этого льготного срока (ч. 5 ст. 261 ГКУ).
Поэтому если поставщик не поставил предварительно оплаченный товар, то покупателю (бюджетной организации) следует проверить, определен ли срок исполнения обязательства, а если не определен, — предъявить поставщику письменное требование.
В этом случае также нужно учитывать нормы ст. 530 ГКУ, а именно: если срок (дата) исполнения должником обязательств не установлен или определен моментом предъявления требования, кредитор имеет право требовать его исполнения в любое время. При этом должник обязан выполнить такое требование в семидневный срок со дня предъявления требования, если обязанность немедленного исполнения не вытекает из договора или актов гражданского законодательства. Начало течения срока начинается со следующего дня после соответствующей календарной даты или наступления события, с которым связано его начало.
Таким образом срок исковой давности отсчитывается начиная с восьмого дня после направления кредиторам требования об исполнении обязательств. При этом для придания этому требованию юридической силы его следует оформить в письменной форме.
Пример 2. Учебным заведением заключен договор на изготовление учебно-методической литературы. Перечислена предоплата в размере 30 % от суммы, указанной в договоре. В договоре указано, что учебно-методическая литература должна быть поставлена исполнителем после получения предварительной оплаты.
Заметим, что такая формулировка в договоре привела к тому, что срок выполнения обязательств исполнителем не определен.
Поэтому если бюджетной организацией предъявлено требование исполнителю о выполнении обязательств по договору, например 31.01.2012 г., то он должен исполнить его в течение 7 дней, т. е. до 08.02.2012 г. В случае неисполнения обязательств уже с 08.02.2012 г. начинается исчисление срока исковой давности, который закончится 08.02.2015 г.
Итак, в случае наличия на балансе просроченной дебиторской задолженности бюджетные организации в течение трех лет (или большего срока, установленного по соглашению сторон) могут обратиться в суд с требованием о защите своих гражданских прав или интересов. Именно в течение этого времени кредитор должен проводить соответствующие мероприятия по взысканию задолженности, т. е. вести претензионно-исковую работу. Подробнее этот вопрос мы рассмотрим далее.
Как правило, течение срока исковой давности является процессом непрерывным. Однако в течение этого времени могут возникнуть обстоятельства, которые препятствуют предъявлению иска. Эти обстоятельства являются основаниями для приостановления (прерывания) течения исковой давности.
Приостановление течения исковой давности заключается в том, что период времени, в течение которого действуют обстоятельства, предусмотренные законом, не засчитываются в срок исковой давности.
Так, согласно ст. 263 ГКУ течение срока исковой давности приостанавливается, в частности, в таких случаях:
1) если предъявлению иска препятствовало чрезвычайное или неотвратимое при данных условиях событие (непреодолимая сила);
2) при отсрочке исполнения обязательств (мораторий) на основаниях, установленных законом;
3) при приостановлении действия закона или другого нормативно-правового акта, который регулирует соответствующие отношения.
Если возникают указанные обстоятельства, течение исковой давности приостанавливается на все время существования этих обстоятельств.
Со дня прекращения обстоятельств, которые являлись основанием для приостановления течения исковой давности, ее течение продолжается с учетом времени, прошедшего до ее приостановления.
В определенных ситуациях течение исковой давности может прерываться (ст. 264 ГКУ). Причинами могут быть:
1) совершение лицом действия, свидетельствующего о признании им своего долга или другой обязанности.
Такими действиями могут быть любые действия должника, которые свидетельствуют о том, что должник признал себя обязанным лицом по отношению к кредитору. В частности, к действиям, которые свидетельствуют о признании долга, относятся: полное или частичное признание претензии, частичное погашение самим должником или по его согласию другим лицом основного долга и (или) неустойки, уплата процентов по основному долгу; просьба об отсрочке исполнения.
Однако в тех случаях, когда предусматривалось выполнение обязательства частями или в виде периодических платежей и должник осуществил действия, которые свидетельствуют о признании лишь части обязательства (периодического платежа), такие действия не могут быть основанием для прерывания течения срока исковой давности по другим частям (платежам);
2) предъявление лицом иска к одному из нескольких должников;
3) предъявление лицом иска, если предметом такого иска является лишь часть требования, право на которую имеет истец.
После того как срок исковой давности был прерван, начинается исчисление нового срока исковой давности, т. е. в отличие от приостановления течения исковой давности, в этом случае срок исковой давности начинает исчисляться сначала. При этом время, которое прошло до прерывания, в расчет не принимается, т. е. можно говорить о том, что течение срока исковой давности начинает исчисляться заново.
Вопросу правильности исчисления сроков исковой давности нужно уделять особое внимание, поскольку пропуск срока давности лишает кредитора (бюджетную организацию) права на уплату должником неустойки, возмещение должником нанесенных убытков вследствие невыполнения, ненадлежащего выполнения обязательства.
Пропуск сроков исковой давности кредитором (бюджетной организацией) фактически является потерей должника в обязательстве и влечет за собой потерю активов организации, что квалифицируется работниками Государственной финансовой инспекции как нанесение убытков по вине лиц, которыми не приняты соответствующие меры, в частности, не обеспечено проведение претензионно-исковой работы. Контролировать сроки возникновения и течения задолженности обязан работник бухгалтерии, который ведет учет расчетов, главный бухгалтер или его заместитель. В противном случае, если бухгалтерская служба не будет контролировать состояние задолженности и принимать соответствующие меры по ее погашению, то замечаний со стороны контролирующих органов не избежать. Теперь поговорим о том, каким образом организовать в учреждении такую работу.
ВЕДЕНИЕ ПРЕТЕНЗИОННО-ИСКОВОЙ РАБОТЫ
При наличии дебиторской задолженности, возврат которой вызывает сомнения, бюджетное учреждение должно принимать все возможные меры для ее взыскания (погашения). Для того чтобы такие мероприятия в учреждении проводились постоянно и носили регулярный характер, а не проводились хаотично, прежде всего нужно правильно организовать ведение претензионно-исковой работы.
В этом вопросе целесообразно руководствоваться Рекомендациями Минюста от 15.01.96 г. № 2 «О Порядке ведения претензионной и исковой работы на предприятии, в учреждении, организации» (далее — Рекомендации). Этот документ представляет собой практические и методологические рекомендации для руководителей, работников юридической службы и других структурных подразделений организации по ведению претензионной и исковой работы с учетом положений Хозяйственного процессуального кодекса Украины от 06.11.91 г. № 1798-XII.
Отметим, что к претензионно-исковой работе относятся такие мероприятия:
— подготовка, получение и составление документов, необходимых для предъявления и рассмотрения претензий и исков;
— предъявление и рассмотрение претензий, подготовка исков;
— подготовка ответов (отзывов) и заявлений о пересмотре решений, постановлений суда в порядке надзора;
— защита интересов учреждения при рассмотрении имущественных, преддоговорных и других споров в арбитражном и других судах;
— осуществление организационно-технических мероприятий (регистрация, учет, хранение и отправление претензионно-исковых материалов);
— обеспечение контроля за претензионно-исковым производством;
— рассмотрение, анализ, обобщение результатов претензионно-исковой работы;
— подготовка выводов, предложений относительно улучшения претензионно-исковой работы.
В Рекомендациях достаточно подробно описано, каковы должны быть действия учреждения при реализации каждого из указанных мероприятий и порядок составления необходимых документов (претензий, исков и пр.).
В зависимости от специфики учреждения и его структуры утверждается положение (инструкция) о порядке ведения претензионно-исковой работы или издается приказ, в котором четко распределяются обязанности структурных подразделений: служб, отделов, управлений по подготовке и рассмотрению претензий и исков. В каждом структурном подразделении учреждения, которое принимает участие в ведении договорной и претензионно-исковой работы, приказом (распоряжением) руководителя эти обязанности возлагаются на конкретных работников.
Ответственность за состояние претензионно-исковой работы в учреждении возлагается на руководителя. Несоблюдение установленного порядка предъявления и рассмотрения претензий и исков является нарушением государственной дисциплины и влечет за собой ответственность виновных в этом должностных лиц.
Руководители и другие должностные лица учреждений обязаны вести борьбу с фактами задержек при рассмотрении претензий, безосновательных отказов в удовлетворении обоснованных требований заявителей претензий, доведение до суда бесспорных исков и осуществление мероприятий относительно устранения причин и условий, порождающих обоснованные претензии.
Кроме того, осуществление контроля за соблюдением структурными подразделениями установленного в учреждении порядка предъявления и рассмотрения претензий, возлагается на юридическую службу. Вопросы деятельности юридической службы урегулированы Общим положением о юридической службе министерства, другого органа исполнительной власти, государственного предприятия, учреждения и организации, утвержденным постановлением КМУ от 26.11.2008 г. № 1040.
Как определено п. 10 и 11 этого Положения, юридическая служба учреждения в соответствии с возложенными на нее задачами выполняет, в частности, такие функции: организует претензионную и исковую работу, осуществляет контроль за ее проведением; проводит вместе с заинтересованными структурными подразделениями анализ результатов деятельности учреждения, изучает условия и причины возникновения непродуктивных расходов, нарушения договорных обязательств, а также состояние дебиторской и кредиторской задолженности, осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка предъявления и рассмотрения претензий и др. Структурное подразделение и юридическая служба ведут журналы учета претензий и исковых заявлений, предъявленных учреждением и к нему (приложения 2, 3, 4, 5 к Рекомендациям).
В связи с выявлением органами Государственной финансовой инспекции неединичных случаев списания бюджетными учреждениями дебиторской задолженности должников (просроченной задолженности, по которой истек срок исковой давности) без принятия мер претензионно-искового характера, а также с целью надлежащего обеспечения состояния финансовой дисциплины ГлавКРУ предоставило соответствующие разъяснения в письмах от 01.03.2011 г. № 25-18/287 и от 25.03.2011 г. № 25-18/401 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 31).
Так, в этих письмах указывалось на то, что при проведении контрольных мероприятий в части контроля за состоянием и учетом дебиторской задолженности, выполнением договорных обязательств и т. п. особое внимание проверяющие обращают на наличие в учреждениях, организациях, государственных предприятиях таких документов:
1) внутреннего порядка ведения претензионно-исковой работы;
2) положения о юридической службе,
3) должностных инструкций работников и наличие в этих документах соответствующих обязанностей относительно проведения претензионно-исковой работы, осуществление контроля за такой работой, контроля за выполнением хозяйственных договоров и т. п.
Поэтому если в вашей бюджетной организации до сих пор не утверждены вышеуказанные документы, то рекомендуем как можно скорее разработать их и довести их положения до сведения соответствующих работников, а также обязанности, которые на них возлагаются.
Также учтите, что в случае установления во время проведения контрольных мероприятий случаев непринятия мер по своевременному взысканию дебиторской задолженности и, как следствие, истечение сроков ее взыскания, т. е. допущение потери должника в обязательстве, такие факты проверяющие квалифицируют как нанесение убытков юридическому лицу, а в случае если соответствующие платежи по договорным обязательствам должны были направляться в государственный бюджет — соответственно как нанесение убытков государству.
В связи с этим отметим, что материальный ущерб (убытки) — это стоимость утраченных активов или недополученных доходов, которая определяется по данным бухгалтерского учета и финансовой отчетности субъекта контроля или экспертной оценки и другими определенными законодательством способами. Под утратой активов подразумевается безвозвратное уменьшение активов по причине: перечисления (уплаты) средств; отчуждения, недостачи, уничтожения (порчи) или приобретения неликвидного (испорченного) имущества; потери должника в обязательстве; уменьшения доли государственной (коммунальной) собственности в уставном фонде хозяйственного общества. Определение этих терминов приведено в Порядке взаимодействия органов государственной контрольно-ревизионной службы, органов прокуратуры, внутренних дел, Службы безопасности Украины, утвержденном совместным приказом ГлавКРУ, МВД, СБУ и Генпрокуратуры от 19.10.2006 г. № 346/1025/685/53, которым урегулированы различные вопросы, возникающие при выполнении органами Государственной финансовой инспекции (ранее — ГлавКРУ) и правоохранительными органами возложенных на них задач.
При этом обратите внимание, что Уголовный кодекс Украины от 05.04.2001 г. № 2341-III (далее — УКУ), в частности ст. 367 этого Кодекса, предусматривает наступление ответственности за служебную халатность, под которой подразумевается невыполнение или ненадлежащее выполнение служебным лицом своих обязанностей из-за недобросовестного отношения к ним. При этом ответственность наступает, если причинен существенный вред охраняемым законом правам, свободам и интересам отдельных граждан, или государственным или общественным интересам, или интересам отдельных юридических лиц.
К служебными лицам относятся лица, которые постоянно или временно осуществляют функции представителей власти, а также занимают постоянно или временно на предприятиях, в учреждениях или организациях независимо от формы собственности должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей, или исполняют такие обязанности по специальным полномочиям. Существенный вред, предусмотренный ст. 367 УКУ, заключается в нанесении убытков в размере от 47050 грн.
Кроме того, в соответствии со ст. 130 Кодекса законов о труде Украины от 10.12.71 г. работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации в результате нарушения возложенных на них трудовых обязанностей.
Вместе с тем, в вышеупомянутых письмах ГлавКРУ обращает внимание на то, что невыполнение, ненадлежащее выполнение договорных обязательств может произойти не по вине служебных лиц государственного предприятия, а в частности, вследствие невыполнения обязательств другой стороной по другому обязательству перед государственным предприятием (несвоевременная поставка сырья, составных частей, материалов, запчастей и т. п.). В такой ситуации в случае взыскания с государственного предприятия штрафных санкций имеет место прямая потеря активов предприятия по вине постороннего юридического лица и предприятие в соответствии со ст. 15, 22 ГКУ имеет право на защиту своих интересов и возмещение нанесенных убытков.
Как видим, несоблюдение установленного порядка проведения претензионно-исковой работы влечет за собой ответственность виновных в этом должностных лиц согласно действующему законодательству. Как избежать такой ответственности? Для этого в каждом бюджетном учреждении должны регулярно проводиться мероприятия, направленные на соблюдение финансовой дисциплины, погашение дебиторской задолженности, к числу которых можно отнести следующие:
— заключение соглашения с дебиторами о погашении дебиторской задолженности;
— разработка графиков погашения дебиторской задолженности и установление контроля за их выполнением;
— принятие мер дисциплинарного и материального взыскания к должностным лицам, допустившим увеличение дебиторской задолженности, включая лишение премии и других поощрительных выплат;
— ведение активной работы бухгалтерской службы по недопущению возникновения дебиторской задолженности, строгое отслеживание состояния расчетов, сроков платежей и документооборота на всех этапах прохождения расчетных документов;
— своевременное проведение инвентаризации расчетов с целью определения объемов дебиторской задолженности, сроков ее погашения;
— усиление претензионно-исковой работы по погашению дебиторской задолженности;
— проведение анализа состояния дебиторской задолженности на основании данных финансовой отчетности.
Порядок списания дебиторской задолженности
Требования относительно списания дебиторской задолженности бюджетных учреждений, срок исковой давности которой истек, определены Инструкцией по инвентаризации материальных ценностей, расчетов и других статей баланса бюджетных учреждений, утвержденной совместным приказом Главного управления Госказначейства и Минфина от 30.10.98 г. № 90 (далее — Инструкция № 90).
Выделим основные моменты, касающиеся порядка списания дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек:
1. С целью контроля за наличием и состоянием дебиторской задолженности, сроками ее возникновения, течением срока исковой давности и выявлением задолженности, срок исковой давности которой истек, необходимо проведение инвентаризации. Согласно Инструкции № 90 инвентаризировать состояние расчетов с дебиторами и кредиторами необходимо не реже двух раз в год, а расчетов в порядке плановых платежей и с депонентами — не реже одного раза в месяц.
В ходе инвентаризации расчетов проводится сверка документов и записей в регистрах учета, а также проверка обоснованности сумм, отраженных на соответствующих счетах. При этом обратите внимание на то, что после инвентаризации на счетах расчетов с дебиторами должны остаться только согласованные суммы, т. е. подтвержденные актами сверок. Поэтому для выполнения данного правила учреждения-кредиторы всем дебиторам должны передать акты сверки расчетов, составленные по данным своего учета. Дебиторы должны в течение 10 дней со дня получения акта подтвердить свою задолженность или заявить о своих возражениях. Подписание актов сверки расчетов является подтверждением проведения инвентаризации расчетов.
При этом если до конца года не удалось устранить возникшие разногласия или неустановленные расхождения, то расчеты с дебиторами и кредиторами показываются каждой стороной в своем балансе в тех суммах, которые значатся по данным бухгалтерского учета и признаны ими правильными.
Для отражения результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности, находящейся на учете учреждения на момент проведения инвентаризации, составляется Акт инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами (приложение 9 к Инструкции № 90). Акт составляется инвентаризационной комиссией на основании выявленных остатков сумм по документам, которые отражаются на соответствующих субсчетах, подписывается и передается в бухгалтерию. К акту нужно приложить Справку (приложение 10 к Инструкции № 90), в которой расшифровывается информация о выявленной непогашенной задолженности.
Справку составляет и подписывает бухгалтер, ответственный за состояние расчетов. Она составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета.
Отметим, что инвентаризационная комиссия должна не только зафиксировать факт наличия просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, но и указать проведенные мероприятия по погашению этой задолженности. Если были выявлены дебиторы и кредиторы, которых не существует на данный момент и у которых нет правопреемников, то желательно подтвердить их отсутствие справками из налоговой службы, органов статистики. В этом случае работники бухгалтерии должны предоставить инвентаризационной комиссии копии направленных писем дебиторам с просьбой вернуть задолженность или погасить ее путем поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ), копии писем вышестоящей организации с просьбой выделить дополнительные средства для погашения кредиторской задолженности.
2. Если несмотря на принятые меры по взысканию дебиторской задолженности такая задолженность в течение срока исковой давности все-таки не была погашена, то согласно п. 11.5 Инструкции № 90 дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности подлежит списанию с баланса бюджетного учреждения на результат исполнения сметы по решению руководителя учреждения (по дебету субсчетов 431, 432 и кредиту субсчетов 361, 362, 363, 364, 675). В этом случае разрешения вышестоящей организации на списание не требуется. Однако необходимо довести до сведения вышестоящей организации, что такое списание было проведено, например, в пояснительной записке к годовому отчету.
Обратите внимание на то, что проверяющие при проверке законности списания дебиторской задолженности выясняют, какие меры принимались руководством учреждения для взыскания просроченной дебиторской задолженности.
3. Списанная дебиторская задолженность учитывается на забалансовом счете 07 «Списанные активы и обязательства» в течение не менее пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного состояния неплатежеспособных дебиторов.
Однако учтите, что списание долга в результате неплатежеспособности должника не является основанием для отмены задолженности. В связи с этим стоит обратить внимание на письмо Госказначейства от 31.03.2010 г. № 15-04/712-5704, в котором указывалось на то, что просроченная дебиторская задолженность подпадает под определение безнадежной дебиторской задолженности в случаях:
— когда в отчетности распорядителей бюджетных средств отражена просроченная дебиторская задолженность по субъектам хозяйствования, которые ликвидированы без правопреемников;
— когда учреждениями приняты все меры по проведению претензионно-исковой работы, другие мероприятий по взысканию задолженности в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, до момента отмены государственной регистрации субъекта хозяйствования, бюджетное учреждении — кредитор должно принимать меры по возврату (взысканию) долга согласно действующему законодательству.
Надеемся, что данный материал поможет бюджетным учреждениям организовать должным образом ведение претензионно-исковой работы и свести к минимуму суммы просроченной дебиторской задолженности. Также пожелаем нашим читателям более взвешенно относиться к выбору контрагентов.
