НАЦИОНАЛЬНЫЙ БАНК УКРАИНЫ
о документальном оформлении кассовых операций
Письмо от 14.02.2012 г. № 11-117/708-1645
Национальный банк Украины рассмотрел письмо <…> о предоставлении разъяснения по вопросам документального оформления кассовых операций предприятием <…> и в пределах компетенции сообщает следующее.
Относительно первого вопроса
В соответствии с пунктом 4.8 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15.12.2004 г. № 637 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 13.01.2005 г. под № 40/10320, с изменениями (далее — Положение), на предприятиях, имеющих одного кассира, при необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя. С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности на время исполнения им обязанностей кассира.
Предприятия, штатным расписанием которых не предусмотрена должность кассира, исполнение его обязанностей могут возлагать в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
Таким образом, на предприятиях в случае необходимости временной замены кассира или отсутствия должности кассира исполнение его обязанностей может возлагаться по письменному приказу руководителя на бухгалтера (в том числе привлеченного на договорных началах) или другого работника с заключением договора о полной материальной ответственности. При этом подпись руководителя на расходных кассовых документах должна быть обязательно.
Кроме того, считаем, что руководитель при наличии на предприятии должностей главного бухгалтера и кассира не имеет права единолично подписывать кассовые документы.
В то же время в случае отсутствия на предприятии других работников руководитель имеет право подписывать кассовые документы единолично как руководитель предприятия.
Относительно второго вопроса
Согласно пункту 3.11 Положения приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (приложение 4 к Положению), который ведется отдельно по приходным и расходным операциям. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании расходных ведомостей, регистрируются в таком журнале после осуществления выплат, указанных в расходной ведомости.
Регистрация кассовых ордеров и расходных ведомостей может осуществляться с помощью компьютерных средств, обеспечивающих формирование и распечатку необходимых кассовых документов. В то же время в документе «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который формируется и распечатывается за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения средств.
Таким образом, предприятиям разрешается ведение необходимых кассовых документов в электронном виде, в том числе и журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.
Заместитель Председателя Национального банка Украины
В. Рычаковская
КОММЕНТАРИЙ РЕДАКЦИИ
НБУ РАЗЪЯСНЯЕТ НЕКОТОРЫЕ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО
ОФОРМЛЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ
В комментируемом письме НБУ ответил на ряд вопросов, связанных с документальным оформлением кассовых операций. Рассмотрим их подробнее.
1. Можно ли исполнение обязанностей кассира возложить на другого работника?
Необходимость временной замены материально ответственных лиц другими работниками учреждения возникает достаточно часто (например, в связи с временной нетрудоспособностью, в период отпуска, командировки). В этом случае такой работник обязательно передает материальные ценности другому лицу. К числу таких временно отсутствующих работников может также относиться кассир, который входит в состав бухгалтерской или финансовой службы бюджетного учреждения.
В соответствии с Положением о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам. В бюджетных учреждениях, в штате которых предусмотрен один кассир, в случае необходимости его временной замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника.
Как отмечает НБУ в комментируемом письме, если должность кассира штатным расписанием учреждения не предусмотрена, то по письменному распоряжению руководителя исполнение обязанностей кассира возлагается на бухгалтера или иного работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности.
Для возложения обязанностей кассира на другого работника необходимо выполнение следующих условий:
— руководитель учреждения должен издать приказ об исполнении обязанностей кассира таким работником;
— на время исполнения таким работником обязанностей кассира необходимо заключить с ним договор о полной материальной ответственности;
— провести инвентаризацию кассы (на день приемки-передачи дел), результаты которой отразить в Акте инвентаризации наличия денежных средств, ценностей;
— ценности, находящиеся в кассе, должны быть пересчитаны таким другим лицом и переданы ему в присутствии руководителя и главного бухгалтера либо в присутствии комиссии, назначенной руководителем учреждения. По результатам такого пересчета составляется акт приема-передачи произвольной формы, который подписывают указанные лица.
После этого работник, на которого временно возложено исполнение обязанностей кассира, в общеустановленном порядке должен выполнять обязанности и функции кассира, определенные Положением № 637, а также должностной инструкцией кассира.
2. Предусмотрена ли нормативными актами возможность ведения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в электронном виде?
Согласно п. 3.11 Положения № 637 все приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу учреждения регистрируются бухгалтером в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Исключение касается только расходных кассовых ордеров, которые оформлены на основании расходных ведомостей на выплату денег — они регистрируются после осуществления таких выплат.
Типовые формы журналов регистрации приходных и расходных кассовых документов (типовая форма № КО-3 и типовая форма № КО-3а) приведены в приложении 4 к Положению № 637.
Также Положением № 637 предусмотрено, что регистрация кассовых ордеров и расходных ведомостей может осуществляться с помощью компьютерных средств. В этом случае программное обеспечение, с помощью которого ведутся кассовые операции, должно обеспечить формирование и распечатывание документа «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров» за соответствующий день, а также обеспечивать формирование данных учета движения средств.
Поэтому НБУ в комментируемом письме подтверждает возможность ведения необходимых кассовых документов в электронном виде, в том числе и Журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров. При этом главное — такие электронные документы должны иметь все реквизиты, предусмотренные Положением № 637, а также должен соблюдаться порядок их заполнения и оформления.
Виктория МАТВЕЕВА,
экономист-аналитик
