ЗМІН ДО ДОГОВОРУ ТА ЗВІТ ПРО ВИКОНАННЯ ДОГОВОРУ
Як відомо, Законом № 1197 передбачено, що замовник має подавати на оприлюднення два нових документи, вимог до складання та оприлюднення яких раніше не було. Такими документами є:
| 1 | повідомлення про внесення змін до договору |
| 2 | звіт про виконання договору |
Слід зазначити, що хоч де-юре вимога щодо оприлюднення зазначених документів набрала чинності з 20.04.2014 р., де-факто замовники могли не оприлюднювати таку інформацію до 07.11.2014 р., адже затверджені нормативно форми цих документів замовники отримали після набрання чинності наказом № 1106.
Проаналізуємо особливості заповнення форм та оприлюднення нових документів.
Повідомлення про внесення змін до договору. Почнемо з того, хто складає та подає повідомлення для оприлюднення:
| 1 | замовники, які здійснюють закупівлю в порядку Закону № 1197 |
| 2 | замовники в розумінні Закону № 4851 |
Згідно з Інструкцією щодо заповнення форми повідомлення про внесення змін до договору, затвердженою наказом № 1106, у повідомленні зазначаються не тільки зміни, які внесені до істотних умов договору (пп. 5.2 повідомлення), а також і випадки, на підставі яких замовник уніс такі зміни (пп. 5.3 повідомлення).
Тепер щодо випадків, коли подаються такі повідомлення. Вони передбачені п.п. 1, 2, 4, 5 та 8 ч. 5 ст. 40 Закону № 1197:
| п. 1 ч. 5 ст. 40 | зменшення обсягів закупівлі, зокрема з урахуванням фактичного обсягу видатків замовника |
| п. 2 ч. 5 ст. 40 | зміна ціни за одиницю товару не більше ніж на 10 % у разі коливання ціни такого товару на ринку за умови, що зазначена зміна не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі |
| п. 4 ч. 5 ст. 40 | продовження строку дії договору та виконання зобов’язань щодо передання товару, виконання робіт, надання послуг у разі виникнення документально підтверджених об’єктивних обставин, що спричинили таке продовження, у тому числі непереборної сили, затримки фінансування витрат замовника за умови, що такі зміни не призведуть до збільшення суми, визначеної в договорі |
| п. 5 ч. 5 ст. 40 | узгоджена зміна ціни в бік зменшення (без зміни кількості (обсягу) та якості товарів, робіт і послуг) |
| п. 8 ч. 5 ст. 40 | зміна умов у зв’язку із застосуванням положень ч. 6 ст. 40 Закону № 1197 Примітка. Частиною 6 ст. 40 Закону № 1197 передбачено, що дія договору про закупівлю може продовжуватися на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку наступного року, в обсязі, що не перевищує 20 % суми, визначеної в договорі, укладеному в попередньому році, якщо видатки на цю мету затверджено в установленому порядку. |
Зверніть увагу, що у разі внесення змін, передбачених пп. 3, 6 і 7 ч. 5 ст. 40 Закону № 1197, повідомлення про внесення змін до договору не оприлюднюється.
Розглянемо ці випадки у таблиці:
| п. 3 ч. 5 ст. 40 | покращення якості предмета закупівлі за умови, що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі |
| п. 6 ч. 5 ст. 40 | зміни ціни у зв’язку із зміною ставок податків і зборів пропорційно до змін таких ставок |
| п. 7 ч. 5 ст. 40 | зміни встановленого згідно із законодавством органами державної статистики індексу інфляції, зміни курсу іноземної валюти у разі встановлення в договорі про закупівлю порядку зміни ціни залежно від зміни такого курсу, зміни біржових котирувань, регульованих цін (тарифів) і нормативів, які застосовуються в договорі про закупівлю |
І нарешті щодо строку подання повідомлення для оприлюднення — подається воно протягом трьох робочих днів з дня внесення змін.
Звіт про виконання договору. Розберемося все з тими ж запитаннями: хто складає та подає, у яких випадках і в які строки?
Отже, звіт про виконання договору складають та подають для оприлюднення:
| 1 | замовники, які здійснюють закупівлю в порядку Закону № 1197 |
| 2 | замовники в розумінні Закону № 4851 |
Випадки, у разі настання яких подається звіт для оприлюднення, такі:
| 1 | закінчився строк дії договору |
| 2 | договір виконано |
| 3 | договір розірвано |
Строк подання для оприлюднення — протягом трьох робочих днів з дня закінчення строку дії договору, виконання договору або його розірвання.
Декілька слів скажемо про розрахунок строку подання для оприлюднення звіту.
При розрахунку строку подання звіту про виконання договору (укладеного за результатами процедури закупівлі) для оприлюднення на веб-порталі Уповноваженого органу замовник має відштовхуватися від дня настання відповідної підстави:
| 1 | від дати виконання в повному обсязі зобов’язань сторонами за договором |
| 2 | від дати закінчення строку дії такого договору |
| 3 | від дати розірвання договору |
Для закріплення та кращого розуміння, як зазначені норми мають працювати на практиці, наведемо декілька прикладів.
Приклад 1
Договір діє до 31.12.2015 р. Усі зобов’язання за договором сторонами виконано раніше закінчення строку його дії (наприклад,поставка товару відбулася 15.06.2015 р., оплата за товар — 22.06.2015 р.). Дата, від якої буде рахуватися строк для оприлюднення, — 22.06.2015 р.
З огляду на зазначене, замовник має подати на оприлюднення звіт про виконання договору не пізніше 25.06.2014 р.
ДОВІДКА
Відповідно до ч. 1 ст. 251 ЦК строком є певний період у часі, зі спливом якого пов’язана дія чи подія, яка має юридичне значення. Згідно з ч. 1 ст. 253 ЦК перебіг строку починається з наступного дня після відповідної календарної дати або настання події, з якою пов’язано його початок.
Приклад 2
Згідно з договором строк його дії — до 31.12.2015 р. Зобов’язання за договором виконано ще у жовтні (дата виконання останнього із зобов’язань — 30.10.2015 р.). З огляду на проведений нами аналіз у прикладі 1, замовник має подати на оприлюднення звіт про виконання договору не пізніше 04.11.2015 р.
При цьому в кінці року (у грудні 2015 року), з огляду на існуючу потребу в товарах на початку наступного 2016 року, замовник продовжує строк дії договору на підставі ч. 6 ст. 40 Закону № 1197 (на суму в обсязі 20 % визначеної в договорі суми). При цьому не забуваймо, що у разі внесення таких змін до договору необхідно подати для оприлюднення повідомлення про внесення змін.
Разом з тим замовник матиме подати для оприлюднення ще один звіт про виконання договору після повного виконання зобов’язань з урахуванням 20 % обсягу (вже у 2016 році).
Приклад 3
Згідно з договором строк його дії — до 31.12.2015 р. Договір ще виконується. У кінці року (у грудні) замовник продовжив строк дії договору на підставі ч. 6 ст. 40 Закону № 1197 (на суму в обсязі 20 % визначеної в договорі суми).
Таким чином, замовник матиме подати на оприлюднення звіт про виконання договору після повного виконання зобов’язань з урахуванням 20 % обсягу.
Приклад 4
Договором передбачено, що він діє до 31.12.2015 р. Сторони вирішили розірвати договір і 01.06.2015 р. підписали додаткову угоду про таке, зафіксувавши в ній, що вона набирає чинності з дати підписання (01.06.2015 р.).
Слід зазначити, що в разі розірвання договору зобов’язання сторін припиняються. Припинення зобов’язань відраховується з моменту досягнення домовленості про розірвання договору, якщо інше не встановлено договором чи не обумовлено характером його зміни. Разом з тим, коли договір розірвано в судовому порядку, то зобов’язання припиняється з моменту, коли рішення суду про розірвання договору набрало законної сили.
У нашому випадку датою, від якої варто рахувати строк для оприлюднення звіту, є 01.06.2015 р.
З огляду на зазначене, замовник має подати на оприлюднення звіт про виконання договору не пізніше 04.06.2014 р.
Важливо також розібратися з тим, хто саме від імені замовника має складати, підписувати та подавати для оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору і звіт про виконання договору.
Так, складання та оприлюднення вказаних документів передбачено ч. 1 ст. 10 Закону № 1197.
Водночас відповідно до Інструкцій щодо заповнення форм вказаних документів повідомлення складається і звіт готується українською мовою, підписуються уповноваженою особою замовника (із зазначенням посади, прізвища та ініціалів) та засвідчуються в установленому порядку печаткою замовника.
При цьому, як зазначено в розд. ІІІ Типового положення про комітет з конкурсних торгів, саме комітет відповідає за організацію та проведення процедур закупівель. Комітет у процесі роботи забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань державних закупівель, визначених Законом № 1197.
З огляду на зазначене, функції щодо складання, підписання та подання для оприлюднення повідомлення про внесення змін до договору і звіту про виконання договору покладено на секретаря та голову комітету з конкурсних торгів.
ДОВІДКА
Згідно з ч. 1 ст. 10 Закону № 1197 відповідальність за повноту та достовірність інформації, що оприлюднюється на веб-порталі Уповноваженого органу, несуть голова та секретар комітету з конкурсних торгів замовника.
Увага! Відповідно до п. 3 розд. ХІ «Прикінцеві положення» Закону № 1197 передбачено, що процедури закупівель товарів, робіт і послуг, розпочаті до набрання чинності цим Законом, завершуються відповідно до порядку, що діяв до набрання чинності цим Законом, але не пізніше ніж у тримісячний термін.
Також нагадаємо, що до набрання чинності Законом № 1197 (20.04.2014 р.) в попередньому Законі № 2289 була відсутня вимога щодо оприлюднення замовниками повідомлення про внесення змін до договору і звіту про виконання договору.
Таким чином, повідомлення про внесення змін до договору і звіт про виконання договору замовники подають у тому випадку, якщо договір про закупівлю було укладено за результатами процедури закупівлі, розпочатої з дня набрання чинності Законом № 1197 (20.04.2014 р.). При цьому зазначені документи за затвердженою наказом № 1106 формою подаються для оприлюднення з дня настання відповідної підстави після набрання чинності цим наказом (07.11.2014 р.).
Тобто якщо договір про закупівлю укладено після 20.04.2014 р., але за результатами процедури закупівлі, яка завершувалася за правилами, встановленими Законом № 2289, то навіть якщо зміни до такого договору вносилися після 07.11.2014 р., а строк його дії завершився 31.12.2014 р., то замовник не має обов’язку подавати для оприлюднення ні повідомлення про внесення змін до договору, ні звіт про виконання договору.
ЗАТВЕРДЖЕНО НОВІ ФОРМИ ДЛЯ СУБ’ЄКТІВ ГОСПОДАРЮВАННЯ
Оприлюднення та опублікування інформації про закупівлю замовниками у розумінні Закону № 4851 (суб’єктами господарювання) здійснюються у порядку та строки, встановлені Законом № 1197, з урахуванням особливостей, передбачених ч. 2 ст. 3 Закону № 4851. Так, вказаною нормою визначено, що річний план та зміни до нього (у разі наявності) обов’язково безоплатно оприлюднюються на веб-порталі Уповноваженого органу протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану або змін до нього. Замовники не зобов’язані надсилати річний план та зміни до нього до Уповноваженого органу, Державної казначейської служби України.
Також відповідно до ч. 2 ст. 3 Закону № 4851 замовник зобов’язаний за результатами здійснення закупівель, передбачених ч. 1 ст. 4 цього Закону, оприлюднити на веб-порталі Уповноваженого органу (безоплатно) звіт про результати здійснення закупівель протягом трьох робочих днів з дня його затвердження.
Як встановлено ч. 2 ст. 3 Закону № 4851, форма річного плану закупівель та форма звіту про результати здійснення закупівель, передбачених ч. 1 ст. 4 цього Закону, затверджуються Уповноваженим органом з урахуванням особливостей, передбачених цим Законом.
Як ми зазначали, наказом № 1106 затверджено форму річного плану закупівель.
Крім того, цим наказом затверджено форму річного плану закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель, та форму звіту про результати закупівель без проведення процедури закупівлі, а також Інструкції щодо заповнення цих форм.
З огляду на зазначене, суб’єкти господарювання (замовники за Законом № 4851) після набрання чинності наказом № 1106 (07.11.2014 р.) мають складати та подавати для оприлюднення зазначені документи за затвердженою цим наказом формою.
Нижче наведено нові затверджені форми. Звернемо увагу на певні особливості з їх заповнення.
Тепер власне щодо окремих особливостей заповнення форми річного плану.
Графи 1 і 3 заповнюються так само, як передбачено для річного плану закупівель, що ми аналізували вище.
Графа 4 не заповнюється.
У графі 5 зазначається місяць поточного року, у якому замовник планує укласти договір без проведення процедур закупівель.
У графі 6 обов’язково вказуються відповідний пункт ч. 1 ст. 4 Закону № 4851, що є підставою для укладення договору без застосування процедур закупівель, та кількість товару або обсяг виконання робіт чи надання послуг. Крім того, замовник може зазначити у графі 6 іншу інформацію, яку вважає необхідною.
Увага! Замовники згідно із Законом № 4851 не складають Додаток до річного плану. Закупівлі, які здійснюються без застосування процедур закупівель, передбачених Законом № 1197, такі замовники відображають у річному плані закупівель, що здійснюються без проведення процедур закупівель.
Особливості заповнення форми звіту.
У графі 1 замовник вказує найменування предмета закупівлі, визначеного відповідно до пп. 20, 21, 23 і 27 ч. 1 ст. 1 Закону № 1197, та в порядку, установленому в наказі № 921. Зауважимо, що за наявності показника десятого знака відповідного державного класифікатора щодо предмета закупівлі замовник повинен зазначити також такий десятизначний код класифікатора.
У графі 2 указується кількість товару або обсяг виконання робіт чи надання послуг.
У графі 3 замовник зазначає інформацію про юридичну особу відповідно до установчих документів, а про фізичну особу — відповідно до паспорта чи інших документів, що посвідчують особу згідно із законодавством України. При цьому для юридичної особи вказується код за ЄДРПОУ, а для фізичної особи — реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовилися від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку в паспорті).
Що ж до графи 5, то в ній указується ціна договору в гривнях або іноземній валюті (якщо це передбачено законодавством) (цифрами і словами) із зазначенням податку на додану вартість, тобто таким чином: (з ПДВ).
Увага! Незазначення ціни договору словами може кваліфікуватися як заповнення звіту не у відповідності до затвердженої наказом № 1106 Інструкції, наслідком чого може бути складання адміністративного протоколу згідно зі ст. 16414 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Якщо ж договір укладено на умовах, які не передбачають сплати ПДВ, то замовник зазначає таким чином: (без ПДВ).
Зауважимо, що в разі укладення договору в іноземній валюті замовник має зазначити еквівалент вартості договору в гривнях. Разом з тим замовник фіксує курс іноземної валюти на дату укладення договору про закупівлю з переможцем торгів відповідно до курсу, установленого Національним банком України.
У графі 6 замовник повинен вказати відповідний випадок для укладання договору без застосування процедур закупівель, який визначено ч. 3 ст. 2 Закону № 1197 та ч. 1 ст. 4 Закону № 4851. Також у цій графі замовник може зазначити й іншу інформацію, яку вважає необхідною.
Увага! Звіт за результатами здійснення закупівель, передбачених ч. 1 ст. 4 Закону № 4851, затверджується замовником один раз на квартал не пізніше 15-го числа місяця, наступного за звітним періодом.
Як бачимо, новозатверджені форми документів у сфері державних закупівель містять певні особливості й нюанси, на які варто зважати як замовникам, так і контролюючим органам.
Тож, повертаючись до народної мудрості, з якої ми почали нашу подорож по «підводних рифах» держзакупівельної сфери, побажаємо суб’єктам сфери державних закупівель бути не тільки розумними, а й мудрими, щоб не потрапити у складну ситуацію.
