Ранее при подготовке штатных расписаний органам местного самоуправления рекомендовалось использовать штатные нормативы, приведенные в постановлении КМУ «О финансовом обеспечении деятельности органов местного самоуправления» от 03.12.97 г. № 1349. Однако с 01.01.2015 г. это постановление утратило силу согласно постановлению КМУ «О признании утратившими силу некоторых постановлений Кабинета Министров Украины» от 26.11.2014 г. № 664.
Другой нормативно-правовой документ, который бы регулировал численность работников и штаты органов местного самоуправления, принят не был.
Вместе с тем из п. 5 ч. 1 ст. 26 Закона Украины «О местном самоуправлении в Украине» от 21.05.97 г. № 280/97-ВР следует, что утверждение структуры исполнительных органов совета, общей численности аппарата совета и его исполнительных органов, расходов на их содержание является исключительной компетенцией сельского, поселкового, городского совета. Предложения по указанным вопросам вносит председатель соответствующего совета, а утверждаются они на пленарных заседаниях.
Таким образом, органы местного самоуправления вправе разрабатывать и утверждать свои штаты исходя из местных условий и возможностей. Согласны с этим и Нацгосслужба, и Минрегионразвития (см. письма от 23.07.2015 г. № 3946/13-15, от 07.08.2015 г. № 8/13-284-15 соответственно).
Однако вводить в штатное расписание следует только те должности, для которых постановлением КМУ «Об упорядочении структуры и условий оплаты труда работников аппарата органов исполнительной власти, органов прокуратуры, судов и других органов» от 09.03.2006 г. № 268 определены должностные оклады (см. приложения 48 — 54, 57 к этому постановлению).
Численность работников учреждения, предлагаемая к утверждению по штатному расписанию, должна быть приведена в соответствие с определенным фондом оплаты труда, с соблюдением режима строжайшей экономии (см. пп. 20 и 28 Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2002 г. № 228).