Раніше при підготовці штатних розписів органам місцевого самоврядування рекомендувалося використовувати штатні нормативи, наведені в постанові КМУ «Про фінансове забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування» від 03.12.97 р. № 1349. Однак з 01.01.2015 р. ця постанова втратила чинність згідно з постановою КМУ «Про визнання такими, що втратили чинність, деяких постанов Кабінету Міністрів України» від 26.11.2014 р. № 664.
Іншого нормативно-правового документа, який би регулював чисельність працівників та штати органів місцевого самоврядування, не було прийнято.
Водночас із п. 5 ч. 1 ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» від 21.05.97 р. № 280/97-ВР випливає, що затвердження структури виконавчих органів ради, загальної чисельності апарату ради та її виконавчих органів, витрат на їх утримання є виключною компетенцією сільської, селищної, міської ради. Пропозиції щодо зазначених питань вносить голова відповідної ради, а затверджуються вони на пленарних засіданнях.
Таким чином, органи місцевого самоврядування мають право розробляти та затверджувати свої штати виходячи з місцевих умов і можливостей. Згодні з цим і Нацдержслужба, і Минрегіонрозвитку (див. листи від 23.07.2015 р. № 3946/13-15, від 07.08.2015 р. № 8/13-284-15 відповідно).
Проте вводити до штатного розпису слід тільки ті посади, для яких постановою КМУ «Про впорядкування структури та умов оплати праці працівників апарату органів виконавчої влади, органів прокуратури, судів та інших органів» від 09.03.2006 р. № 268 визначені посадові оклади (див. додатки 48 — 54, 57 до цієї постанови).
Чисельність працівників установи, запропонована до затвердження за штатним розписом, має бути приведена у відповідність до визначеного фонду оплати праці з дотриманням режиму наджорсткої економії (див. пп. 20 і 28 Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затвердженого постановою КМУ від 28.02.2002 р. № 228).