Темы
Выбрать темы статей
Сортировать по темам

Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете

Бюджетная бухгалтерия Июнь, 2017/№ 21
Печать
Утверждено приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88*
Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 05.06.95 г. под № 168/704

* С изменениями и дополнениями, последние из которых внесены приказом Министерства финансов Украины от 11.04.2017 г. № 427 (выделены полужирным курсивом). — Примеч. ред.

1. Общие положения

1.1. Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и прочей отчетности, которая основывается на данных бухгалтерского учета, предприятиями, их объединениями и хозрасчетными организациями (кроме банков) независимо от форм собственности (далее — предприятия), учреждений и организаций, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета (далее — учреждения).

1.2. Хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском учете методом их сплошного и непрерывного документирования. Записи в учетных регистрах осуществляются на основании первичных документов, созданных в соответствии с требованиями этого Положения.

1.3. Все первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская и прочая отчетность должны составляться на украинском языке. Вместе с украинским языком может применяться другой язык в порядке, определенном Законом Украины «Об основах государственной языковой политики».

Документы, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете и составлены на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на указанный язык.

2. Первичные документы

2.1. Первичные документы — это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.

Хозяйственные операции — это факты предпринимательской и прочей деятельности, которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

2.2. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы. При реализации товаров за наличные допускается составление первичного документа не реже одного раза в день на основании данных кассовых аппаратов, чеков и т. п. Для контроля и упорядочения обработки информации на основе первичных документов могут составляться сводные документы (далее — первичные документы).

2.3. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

По требованию контролирующих или судебных органов и своих контрагентов предприятия, учреждения обязаны за свой счет сделать копии таких документов на бумажном носителе.

2.4. Первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ, название документа (формы), дата составления, содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции (в натуральном и/или стоимостном выражении), должности и фамилии лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления, личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия, учреждения из Государственного реестра, номер документа, основание для осуществления операций, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. п.

2.5. Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись накладывается в соответствии с законодательством об электронных документах и электронном документообороте.

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Полномочия на осуществление хозяйственной операции лица, которое в интересах юридического лица или физического лица — предпринимателя получает основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные документы, ценные бумаги и прочие товарно-материальные ценности, согласно договору подтверждаются в соответствии с законодательством. Такие полномочия могут быть подтверждены, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юридического лица и т. п.

2.6. Физические и юридические лица, которые участвуют в осуществлении операций, связанных с приемом и выдачей денежных средств, ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и прочих объектов имущества, обеспечиваются предприятием, учреждением, которое выполняет эти операции, копиями первичных документов о такой операции.

Если правилами документооборота предприятия предусмотрена возможность отражения хозяйственной операции, относительно которой на момент окончания составления учетных регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, основанием для перенесения информации о такой хозяйственной операции в учетные регистры бухгалтерского учета является должным образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за принятие-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг.

Хозяйственные операции, приведенные во внутреннем первичном документе (акте), оцениваются в порядке, определенном национальными положениями (стандартами) бухгалтерского учета или международными стандартами финансовой отчетности.

2.7. Первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

2.8. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и прочих объектов имущества предусматриваются другими нормативно-правовыми актами.

2.9. В случаях, установленных законодательством, а также соответствующими органами государственной власти Украины, бланки первичных документов могут быть отнесены к бланкам строгой отчетности. Бланки строгой отчетности печатаются по образцам типовых или специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти по согласованию с центральным органом исполнительной власти, обеспечивающим формирование государственной финансовой политики, с обязательным печатанием на бланках квитанций, билетов, талонов, абонементов и т. п. их номинальной стоимости. Все бланки строгой отчетности подлежат нумерации, способ нанесения которой (нумератором, типографским способом) устанавливают соответствующие органы государственной власти.

Порядок использования и учета бланков первичных документов строгой отчетности, а также круг хозяйственных операций, оформление которых осуществляется на таких бланках, устанавливаются отдельными нормативно-правовыми актами.

2.10. Записи в первичных документах, учетных регистрах должны осуществляться только темного цвета чернилами, пастой шариковых ручек, с помощью электронных средств обработки информации и другими средствами, которые бы обеспечили сохранение этих записей в течение установленного срока хранения документов и предотвратили внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

2.11. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерчиванию.

2.12. Электронный документ создается с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.

2.13. Руководитель предприятия, учреждения обеспечивает фиксирование фактов осуществления всех проведенных хозяйственных операций в первичных документах и выполнение всеми подразделениями, службами и работниками правомерных требований главного бухгалтера или лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, относительно порядка оформления и подачи для учета сведений и документов.

Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, которые имеют право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и прочего имущества. Количество лиц, которые имеют право подписывать документы на осуществление операций с выдачей особо дефицитных товаров и ценностей, бланков строгой отчетности, должно быть ограничено.

2.14. Ответственность за несвоевременное составление первичных документов и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти первичные документы.

2.15. Первичные документы подлежат обязательной проверке (в пределах компетенции) работниками, которые ведут бухгалтерский учет, по форме и содержанию, т. е. проверяется наличие в документе обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству в сфере бухгалтерского учета, логическая увязка отдельных показателей.

2.16. В случае выявления несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передаются руководителю предприятия, учреждения. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимаются к исполнению.

2.17. Первичные документы, которые прошли обработку, должны иметь отметку, которая исключает возможность их повторного использования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке электронными и другими средствами — оттиск штампа оператора, ответственного за их обработку, или отметку, пригодную для ее обработки электронными средствами.

2.18. Все документы, которые прилагаются к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, которые стали основанием для начисления заработной платы и других подобных выплат, подлежат обязательному погашению штампом или ручной надписью «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

3. Учетные регистры

3.1. Учетные регистры — это носители специального формата (бумажные, электронные) в виде ведомостей, ордеров, книг, журналов и т. п., предназначенные для хронологического, систематического или комбинированного накопления, группирования и обобщения информации из первичных документов, которые приняты к учету.

3.2. Информация в учетные регистры переносится после проверки первичных документов по форме и содержанию.

3.3. Предприятия и учреждения, которые составляют учетные регистры на электронных носителях, обязаны обеспечить технические средства для их воспроизведения в удобном для чтения виде.

3.4. Ответственность за несвоевременное составление учетных регистров и недостоверность отраженных в них данных несут лица, которые составили и подписали эти учетные регистры.

3.5. Перенос информации из первичных документов в учетные регистры должен осуществляться в меру их поступления в место обработки, однако не позднее срока, который обеспечивает своевременную выплату заработной платы, составление бухгалтерской и прочей отчетности и расчетов.

В месяце поступления от контрагента первичного документа относительно хозяйственной операции, информация о которой в прошлых отчетных периодах была перенесена в учетные регистры бухгалтерского учета согласно внутреннему первичному документу (акту), в учетные регистры бухгалтерского учета за отчетный период переносится информация о такой хозяйственной операции, при этом ее объем указывается путем корректировки на сумму разницы между оценкой такой хозяйственной операции по внутреннему первичному документу (акту) и первичному документу, полученному от контрагента.

3.6. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования необходимой информации определяются соответствующими нормативными документами о порядке их применения.

3.7. Информация о хозяйственных операциях предприятия, учреждения за отчетный период (месяц, квартал, год) из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность, порядок составления которой устанавливается соответствующими нормативно-правовыми актами.

4. Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетности подчистки и необусловленные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетности, которые созданы ручным способом, исправляются способом «красного сторно», дополнительных бухгалтерских проводок или корректурным способом, в соответствии с которым неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписывается правильный текст или цифры. Зачеркивание осуществляется одной черточкой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Ошибки в учетных регистрах за прошлый отчетный период исправляются способом сторно. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. или со знаком «минус», а правильная запись (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т. п. темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором выявлена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Справка должна содержать причину ошибки, ссылки на документы и учетные регистры, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, который составил справку, а после ее проверки — главным бухгалтером.

4.4. Исправление ошибки должно быть обусловлено надписью «исправлено» и подтверждено подписями лиц, которые подписали этот документ, с указанием даты исправления.

4.5. В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

4.6. Исправление ошибок в документах и регистрах, которые созданы в форме электронного документа, осуществляется в соответствии с законодательством.

5. Организация документооборота

5.1. С целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятия их к учету, передачи в обработку и в архив.

5.2. График документооборота на предприятии, в учреждении должен обеспечить оптимальное количество подразделений и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его автоматизации.

5.3. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

5.4. Работники предприятия, учреждения создают и подают первичные документы, которые относятся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю выдается извлечение из графика. В извлечении приводится перечень документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их подачи и подразделения предприятия, учреждения, в которые передаются эти документы.

5.5. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером или лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия, требования которых относительно порядка подачи в место обработки необходимых документов и ведомостей являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

6. Хранение документов

6.1. Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерская и прочая отчетность подлежат обязательной передаче в архив.

6.2. Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерская и другая отчетность до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

6.3. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

6.4. Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская и прочая отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, которая дает возможность проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть менее срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

6.5. Первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справкой для архива.

6.6. Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и прочей отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовому акту по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденному центральным органом исполнительной власти, которая обеспечивает формирование государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства.

6.7. Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских и прочих отчетов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения или лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

6.8. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и прочей отчетности из бухгалтерской службы и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера или лица, на которого возложено ведение бухгалтерского учета предприятия.

6.9. Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и прочей отчетности у предприятий, учреждений осуществляется в соответствии с законодательством.

6.10. В случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетности руководитель предприятия, учреждения в письменном виде сообщает об этом правоохранительным органам и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения.

Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта посылается органу, в сфере управления которого находится предприятие, учреждение, а также территориальному органу центрального органа исполнительной власти, который реализует государственную налоговую политику, государственную политику в сфере государственного таможенного дела, государственную политику по администрированию единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, государственную политику в сфере борьбы с правонарушениями во время применения налогового, таможенного законодательства, а также законодательства по вопросам уплаты единого взноса, — предприятиями и местному финансовому органу — учреждениями, в 10-дневный срок.

Оформи подписку и читай все Подписаться на журнал
stop

Похоже, что вы используете блокировщик рекламы :(

Чтобы пользоваться всеми функциями сайта, добавьте нас в исключения!

Как отключить
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.
Войдите, чтобы читать больше! Авторизованные пользователи получают бесплатно 5 статей в месяц