Відпустка держслужбовця: щорічна основна, «за стаж» тощо

Порядок надання відпусток державним службовцям регламентовано Законом про держслужбу¹, Порядком № 270² та Законом № 76³. Окрім того, діють загальні «відпускні» правила, передбачені Законом про відпустки та КЗпП. Звісно, у частині, що не суперечить профільним нормативно-правовим актам.

¹ Закон України «Про державну службу» від 10.12.2015 р. № 889-VIII.

² Порядок надання державним службовцям додаткових оплачуваних відпусток, затверджений постановою КМУ від 06.04.2016 р. № 270.

³ Закон України «Про внесення змін та визнання такими, що втратили чинність, деяких законодавчих актів України» від 28.12.2014 р. № 76-VIII.

Спеціальне законодавство передбачає для держслужбовців такі відпустки:

1) щорічна основна відпустка (ст. 57 Закону про держслужбу);

2) щорічна додаткова оплачувана відпустка за стаж держслужби (ст. 58 Закону про держслужбу, п. 2 Порядку № 270);

3) неоплачувана відпустка на час участі у виборчому процесі (ст. 58 і ст. 10 Закону про держслужбу);

4) «вимушена» неоплачувана відпустка (п. 9 Прикінцевих положень Закону № 76).

Водночас держслужбовці мають право на інші відпустки, види і тривалість яких зазначено у Законі про відпустки. Це випливає з ч. 2 ст. 58 Закону про держслужбу. Додаткові відпустки у зв’язку з навчанням, творчі, соціальні, неоплачувані відпустки та інші їх види надають держслужбовцям відповідно до закону (мається на увазі — Закону про відпустки).

Сьогодні розповімо про особливі «держслужбові» відпустки. І почнемо зі щорічної основної.

Щорічна основна відпустка

Державні службовці мають право на 30 календарних днів щорічної основної відпустки.

Для визначення тривалості відпустки працює загальне правило: не враховують святкові та неробочі дні, перелічені у ст. 73 КЗпП. Отже, якщо такі дні припадають на період відпустки, то вони її продовжують. Але такі дні не оплачуються.

Щорічна основна відпустка надається держслужбовцям за відпрацьований робочий рік. При цьому для них цей рік обчислюють з дня вступу (призначення) на посаду.

Стосовно порядку надання щорічної основної відпустки держслужбовцям діють загальні правила, передбачені Законом про відпустки та КЗпП. Це підтверджує норма ч. 1 ст. 59 Закону про держслужбу. Так, зокрема, щорічна основна відпустка:

• надається повної тривалості після закінчення 6 місяців безперервної служби у відповідному держоргані (крім випадків, наведених у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки);

• надається з урахуванням ч. 13 ст. 10 Закону про відпустки, де наведені категорії працівників, яким щорічну відпустку надають за їх бажанням у зручний для них час;

• підлягає поділу на частини за правилами ст. 12 Закону про відпустки;

• переноситься або подовжується згідно зі ст. 11 Закону про відпустки. Також правила перенесення/продовження діють при відкликанні з відпустки для виконання невідкладних завдань. Про «фішку» такого відкликання читайте далі;

• підлягає компенсації при звільненні або без звільнення за умови використання 24 календарних днів відповідно до ст. 24 Закону про відпустки.

Про ці та інші важливі правила надання щорічної основної відпустки читайте у журналі «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 20, с. 22.

Відкликання з відшкодуванням

Держслужбовця можуть відкликати із щорічної (основної або додаткової за стаж держслужби) відпустки. Це передбачено нормами ст. 60 Закону про держслужбу.

Важливо: з інших видів відпусток, які не належать до щорічних (наприклад, із соціальної додаткової відпустки «на дітей», відпустки «за свій рахунок»), відкликати не можна.

Відкликати з відпустки дозволено у разі необхідності виконання невідкладного завдання, про яке не було і не могло бути відомо під час її надання. Важлива умова: таке завдання не може виконати інша уповноважена особа.

Згода держслужбовця на його відкликання з відпустки не потрібна. Головне — наявність наказу (розпорядження) ініціатора відкликання. Ним може бути суб’єкт призначення або керівник державної служби залежно від категорії держслужбовця («А», «Б» чи «В»).

Служба управління персоналом держоргану повідомляє держслужбовця про прийняте рішення щодо його відкликання із щорічної відпустки у такі строки (п. 7 Порядку № 230⁴):

⁴ Порядок відкликання державного службовця із щорічної відпустки, затверджений постановою КМУ від 25.03.2016 р. № 230.

• при необхідності виконання невідкладного завдання — не пізніше ніж за 5 календарних днів до відкликання;

• при необхідності виконання особливо важливих завдань для відвернення стихійного лиха, захисту та/або збереження життя і здоров’я громадян, забезпечення захисту та/або відновлення прав чи інтересів людини — не пізніше ніж за 2 календарні дні до відкликання.

Про відкликання повідомляють із використанням засобів телефонного, електронного (за наявності) та/або поштового зв’язку. Крім того, служба управління персоналом держоргану у день прибуття на службу має ознайомити держслужбовця з наказом (розпорядженням) про його відкликання та надати завірену копію такого документа. Це передбачено п. 8 Порядку № 230.

А що робити, якщо ну ніяк не вдається повернутись на роботу? Наприклад, через погіршення стану здоров’я, складну транспортну обстановку чи з інших причин. Тоді держслужбовець телефонним або електронним зв’язком повідомляє про це особу, яка прийняла рішення про відкликання, службу управління персоналом чи безпосереднього керівника. А після закінчення відпустки він повинен подати до служби управління персоналом документи, які підтвердять обставини, що ускладнили прибуття на роботу у зв’язку з відкликанням.

Якщо все ж таки держслужбовця відкликали, то, відповідно, частину відпустки він не використав. За погодженням з керівником держслужби цю частину надають держслужбовцю у будь-який час відповідного року чи приєднують до відпустки в наступному році.

Та найцікавіше, що держслужбовцю відшкодовують непередбачувані витрати у зв’язку з його відкликанням з відпустки (ч. 2 ст. 60 Закону про держслужбу). Таке відшкодування проводять відповідно до Порядку № 231⁵.

⁵ Порядок відшкодування непередбачуваних витрат державного службовця у зв’язку з його відкликанням із щорічної основної або додаткової відпустки затверджено постановою КМУ від 25.03.2016 р. № 231.

Це можливо у разі одночасного дотримання таких умов:

• відкликають під час перебування в санаторно-курортному закладі, іншому місці відпочинку (лікування) як у межах України, так і за кордоном;

• у зв’язку з відкликанням та прибуттям на роботу державний службовець змушений здійснити непередбачувані витрати.

Підстава для відшкодування непередбачуваних витрат — те ж саме рішення про відкликання держслужбовця із щорічної відпустки, оформлене наказом (розпорядженням) суб’єкта призначення або керівника держслужби. Крім того, сам держслужбовець має подати письмову заяву.

До непередбачуваних витрат, які підлягають відшкодуванню, належать, зокрема, витрати:

• на придбання нових проїзних документів та інші витрати, пов’язані з поверненням до місця проживання (крім таксі);

• у зв’язку з розірванням договорів щодо організації відпочинку (лікування);

• на бронювання проїзних документів, місць проживання;

• пов’язані з правилами в’їзду та перебування в місці відпочинку (оформлення візи, страхування, дозволів, сплати зборів тощо).

Такі витрати відшкодовують держслужбовцю протягом одного місяця з дня видання наказу (розпорядження) про його відкликання з відпустки. І, звісно, важлива умова — наявність документів, які підтверджують обсяг таких витрат. Зокрема, це можуть бути: проїзні документи або транспортні рахунки, договори та рахунки тощо.

Допомога на оздоровлення

Йдучи у щорічну основну відпустку держслужбовець має право отримати допомогу (у народі — «оздоровчі»). Її розмір дорівнює середньомісячній зарплаті (ст. 57 Закону про держслужбу).

Допомогу виплачують один раз на календарний рік: однією сумою без поділу на частини. При цьому не має значення, повної тривалості надається відпустка чи тільки її частина. У разі поділу щорічної відпустки на частини «оздоровчі» виплачують один раз при наданні будь-якої з частин щорічної основної відпустки (див. лист Мінсоцполітики від 07.12.2017 р. № 23966/0/2-17/28). Але при цьому знадобиться заява держслужбовця як підтвердження того, що він бажає отримати допомогу на оздоровлення при використанні саме цієї частини відпустки.

Під час формування фонду оплати праці на відповідний бюджетний рік для кожного працівника передбачається одна допомога для оздоровлення (див. лист Мінсоцполітики від 19.09.2017 р. № 2416/0/101-17).

Додаткова відпустка «за стаж»

Додаткова відпустка за стаж держслужби також належить до щорічних оплачуваних відпусток. Але на неї в прямому сенсі треба «заслужити». Адже, щоб її отримати, треба відпрацювати певну кількістю років на держслужбі.

Тривалість щорічної додаткової відпустки за держстаж визначена ст. 58 Закону про держслужбу, а конкретний механізм її надання — Порядком № 270.

Так, права на відпустку за стаж держслужбовець набуває після досягнення держстажу понад 5 років. Із цього моменту йому надається один календарний день додаткової відпустки. Починаючи зі стажу держслужби понад 6 років її тривалість збільшується на один календарний день за кожний наступний рік. Але вона має свій максимум — 15 календарних днів.

Як бачимо, тривалість щорічної додаткової відпустки за держстаж безпосередньо залежить від напрацьованого стажу держслужби. Тому насамперед потрібно визначити стаж держслужби.

Періоди, які зараховують до стажу держслужби, перелічені у ч. 2 ст. 46 Закону про держслужбу та у п. 4 Порядку № 229⁶. Цими нормами визначено час перебування на відповідних посадах, який зараховують до стажу держслужби, та періоди, коли держслужбовець не працював з поважних причин, але залишався у трудових відносинах із держорганом. Усі вони наведені у таблиці.

⁶ Порядок обчислення стажу державної служби, затверджений постановою КМУ від 25.03.2016 р. № 229.

Періоди та посади, час перебування на яких зараховується до стажу держслужби

⁷ Порядок обчислення стажу державної служби, затверджений постановою КМУ від 03.05.94 р. № 283.

Це пояснюється тим, що 01.05.2016 р. набрав чинності новий Закон про держслужбу. І саме такий порядок дій передбачено п. 8 Прикінцевих та перехідних положень цього Закону. На це також звернули увагу фахівці НАДС у листі від 10.08.2017 р. № 7031/13-17 (ср. ).

Важливий момент. Є певні періоди, за які не надається відпустка за стаж держслужби. Вони перелічені у п. 11 Порядку № 270.Так, додаткову відпустку не надають за час:

• перебування у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;

• перебування у відпустках без збереження зарплати для догляду за дитиною до 6, 16, 18 років;

• за час навчання у закладі освіти, установі, організації незалежно від форми власності, зокрема за кордоном, для підвищення рівня професійної компетентності з відривом від виробництва.

Стосовно відпусток до 3 і 6 років такий підхід свого часу підтвердили й фахівці Мінсоцполітики у листі від 25.07.2018 р. № 1319/0/101-18/28с. Час перебування у зазначених відпустках зараховують до стажу держслужби. Але за цей час відпустка «за стаж» не надається.

Щоб використати таку відпустку, потрібно відпрацювати хоча б 1 день у році, що настає після набуття права на неї. Якщо ж увесь рік перебувати у відпустці «до 3 (6) років», то відпустка за стаж держслужби «згорає».

Розібратись допоможе приклад нижче. Але спочатку пропонуємо ознайомитися з правилами розрахунку стажу держслужби.

Обчислюючи стаж державної служби, потрібно обрати дату його відліку. Такою датою буде дата вступу на державну службу. І тут слід пам’ятати про приписи ч. 3 ст. 21 Закону про держслужбу. Зокрема, має значення, вкотре особа вступає/призначається на посаду держслужби:

• особа вступає на посаду державної служби вперше — з дня публічного складення нею Присяги державного службовця;

• особа призначається на посаду державної служби повторно — з дня призначення на посаду.

При цьому якщо особа раніше не працювала на посадах держслужби (або на посадах, періоди роботи (служби) на яких зараховуються до держстажу), то дата її призначення буде для неї одночасно і датою початку (відліку) її стажу держслужби.

Натомість, якщо особа вже працювала на посаді держслужби, а потім повторно набула статусу державного службовця і з того часу продовжує обіймати посаду держслужби, стаж обчислюємо за ці два періоди сумарно. Таким чином, при визначенні права на щорічну додаткову відпустку «за стаж» та її тривалості у цьому держоргані враховують увесь наявний стаж держслужби (у тому числі набутий в інших держорганах).

При цьому пам’ятайте про припис п. 4 Порядку № 270: у перший рік служби в конкретному держоргані держслужбовцю, який має держстаж більше 5 років, додаткова відпустка надається після закінчення 6 місяців безперервної служби в цьому органі. Але не забувайте і про категорії працівників, зазначені у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки. Таким держслужбовцям за їх бажанням надають щорічну відпустку повної тривалості у перший рік роботи до відпрацювання 6 місяців у відповідному держоргані. Це правило діє, оскільки додаткова відпустка «за стаж» є щорічною.

Стаж державної служби обчислюють у днях, місяцях і роках (п. 5 Порядку № 229). Щоб дізнатися, скільки днів щорічної додаткової відпустки можна відгуляти, треба визначити держстаж у роках. Для цього слід звернутися до норм ст. 241¹ КЗпП.

Так, строк, що обчислюється роками, закінчується у відповідні місяць і число останнього року строку. Наприклад, якщо держслужбовця призначено на посаду 06.09.2016 р., то стаж його держслужби на відповідній посаді становив один рік на 05.09.2017 р. П’ять років стажу державної служби держслужбовець набуде 05.09.2021 р. Право на щорічну додаткову відпустку він матиме з 06.09.2021 р. Аргумент: право на таку відпустку держслужбовець набуває, коли він має держстаж понад 5 років.

А тепер обіцяний приклад.

Раніше ми вже зауважили, що відпустка за держстаж належить до щорічних. А отже, на неї поширюються правила, описані у статті «Щорічна відпустка — 2021: загальні правила надання» («Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 20, с. 22). Це підтверджують і норми Порядку № 270:

1. На прохання держслужбовця додаткову відпустку можна поділити на частини будь-якої тривалості (п. 6 Порядку № 270). Звісно, при цьому слід пам’ятати про безперервну частину щорічної відпустки — 14 календарних днів. Утім, її цілком реально відгуляти за рахунок основної відпустки. Або ж приєднавши до основної всю або частину додаткової відпустки.

Невикористану додаткову відпустку (її частину) надають у будь-який час поточного року чи приєднують до відпустки у наступному році. За погодженням із керівником держслужби додаткові відпустки за попередній і поточний періоди можна використати одночасно.

2. Відпустку за стаж переносять на інший період або продовжують у разі (п. 7 Порядку № 270):

• тимчасової непрацездатності, засвідченої в установленому порядку;

• відкликання для виконання невідкладних завдань;

• виконання державних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством держслужбовець підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням зарплати;

• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;

• її збігу з навчальною відпусткою.

3. За бажанням держслужбовця додаткову відпустку або її частину можна замінити грошовою компенсацією (п. 10 Порядку № 270). Ця норма цілком узгоджується із положеннями ч. 4 ст. 24 Закону про відпустки.

Але майте на увазі: без звільнення компенсацію надають лише за умови, що «відгуляно» 24 календарні дні відпустки. А оскільки щорічна основна відпустка становить 30 календарних днів, то невикористані дні додаткової відпустки «за стаж» можна отримати грошима.

4. Заборонено не надавати відпустку «за стаж» повної тривалості протягом двох років підряд (п. 8 Порядку № 270).

«Виборча» відпустка

Для державних службовців передбачено ще одну специфічну відпустку — на час участі у виборчому процесі. Але вона — неоплачувана (ст. 58 і ст. 10 Закону про держслужбу).

Така відпустка надається державному службовцю у разі реєстрації його кандидатом у депутати Центральною виборчою комісією, виборчими комісіями. Відпустку надають за заявою держслужбовця та рішенням керівника держслужби. Строки: з дня повідомлення керівника про участь держслужбовця у виборчому процесі і до дня завершення цього процесу.

При наданні «виборчої» відпустки діють два важливі правила.

Відпустка на час участі у виборчому процесі існує окремо від «загальних» неоплачуваних відпусток, передбачених ст. 25 та ст. 26 Закону про відпустки. Тому, навіть якщо держслужбовець уже використав «загальну» відпустку «за свій рахунок», це не завадить йому взяти ще й «виборчу» неоплачувану відпустку.

Держслужбовець-кандидат на час участі у виборах не може використати інший вид відпустки, окрім передбаченої ч. 4 ст. 10 Закону про держслужбу.

На цьому наголосили і фахівці НАДС у роз’ясненні від 16.09.2020 р. № 119-р/з. Також вони зауважили, що подати заяву про надання відпустки без збереження зарплати на час участі у виборах повинен сам державний службовець. Тобто від керівництва держоргану ініціатива не потрібна.

«Вимушена» відпустка

Існує ще одна спеціальна підстава для оформлення відпустки «за свій рахунок». Вона регламентована п. 9 Прикінцевих положень Закону № 76. Зокрема, керівники органів виконавчої влади та інших державних органів мають право відправляти своїх працівників у відпустки без збереження зарплати.

Тривалість такої неоплачуваної відпустки керівники держорганів визначають самостійно. Роблять це з метою забезпечення раціонального використання бюджетних коштів.

Але є винятки з правила. Дія п. 9 Прикінцевих положень Закону № 76 не поширюється на органи, які беруть участь в антитерористичних операціях, здійсненні заходів із забезпечення правопорядку на державному кордоні, відбитті озброєного нападу на об’єкти, що охороняються військовослужбовцями, звільненні цих об’єктів у разі захоплення або спроби насильного заволодіння зброєю, бойовою та іншою технікою.

Зазначена норма діє з 01.01.2015 р. І оскільки окремих приписів про часові межі її застосування немає, вона чинна й у 2021 році.

Відправляючи держслужбовців у «вимушену» неоплачувану відпустку, не застосовують такі законодавчі норми:

• положення ст. 26 Закону про відпустки і ст. 84 КЗпП (у частині обмеження строку відпустки без збереження зарплати);

• обмеження щодо сумісництва та суміщення з іншими видами діяльності, встановлені антикорупційним законодавством. Тобто в період вимушеної неоплачуваної відпустки держслужбовці мають право працювати за сумісництвом і суміщати держслужбу з іншими видами діяльності.

Неоплачувані відпустки у «відпускному» стажі

На завершення відповімо на таке запитання: чи зараховувати період перебування у відпустці «за свій рахунок» до стажу, що дає право на щорічну основну і додаткову відпустки за стаж держслужби?

Так, період відпустки без збереження зарплати, наданої за підставами ст. 25 і 26 Закону про відпустки, враховують у стажі для надання щорічної основної відпустки. Виняток — неоплачувані відпустки для догляду за хворою дитиною до 6, 16, 18 років, надані згідно з п. 3 ч. 1 ст. 25 цього Закону. Пряму вказівку на це містить п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону про відпустки.

Але у цій нормі не згадується про неоплачувані «виборчу» та «вимушену» відпустки. Отже, періоди цих відпусток без збереження зарплати не включають до стажу для надання щорічної основної відпустки. Як наслідок, це може зменшити тривалість щорічної основної відпустки.

А от до стажу для надання щорічної додаткової відпустки за держстаж зараховують усі з вищеперелічених видів відпусток «за свій рахунок». І в підсумку вони жодним чином не зменшать тривалість цієї додаткової відпустки. Аргумент такий: за загальним правилом стаж державної служби = стаж для надання щорічної додаткової відпустки за держстаж.

А до стажу держслужби зараховують період, коли держслужбовець не працював з поважних причин, але залишався у трудових відносинах із держорганом (п. 3 Порядку № 283, п. 4 Порядку № 229).

Саме тому періоди відпусток без збереження зарплати, надані на законодавчих підставах, враховують у стажі для надання щорічної додаткової відпустки за держстаж.