Термінологія: уточнено поняття
У Положенні № 88 Мінфін уточнив деякі терміни. Перший із них — «первинні документи», другий — «облікові регістри». Порівняємо визначення цих понять у таблиці нижче.
Як змінено терміни?
| Терміни | |
| до змін | після змін |
| Первинні документи — це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення | Первинні документи — це документи, створені у паперовій або в електронній формі, які містять відомості про господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) на їх проведення |
| Облікові регістри — це носії спеціального формату (паперові, електронні) у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку | Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) — це носії інформації, складені у паперовій або в електронній формі, призначені для хронологічного, систематичного або комбінованого накопичення, групування та узагальнення інформації з первинних документів, що прийняті до обліку. Регістри бухгалтерського обліку (облікові регістри) можуть бути у вигляді відомостей, ордерів, книг, журналів тощо |
Насправді, оновлені терміни не суттєво відрізняються від їх попередніх редакцій. Адже їх різновиди, суть та призначення Мінфін залишив без змін.
Усі інші терміни у Положенні № 88 слід використовувати у значеннях, визначених Законом № 996*, національними положеннями (стандартами) бухобліку, національними положеннями (стандартами) бухобліку в держсекторі та міжнародними стандартами фінзвітності.
* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.
Електронні документи: накладайте підпис та робіть копії
Мінфін уточнив, що первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Фактично такі оновлені вимоги Положення № 88 дублюють норми абз. 9 ч. 2 ст. 9 Закону № 996.
Також у разі складання та зберігання первинних документів та облікових регістрів в електронній формі установі доведеться за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях. Але не все так погано. Копії таких документів слід виготовляти не за замовчуванням, а виключно на вимогу інших учасників господарських операцій, правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами.
Вилучення первинних документів
У Положенні № 88 додано окрему норму щодо вилучення первинних документів та регістрів бухобліку. Нагадаємо: порядок надання копій документів передбачено п. 85.7 ПКУ*.
* Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.
Головне — вилучати дозволено копії первинки та облікових регістрів за рішенням відповідних органів. У такому разі обов’язково має бути складено реєстр вилучених документів.
А от вилучати оригінали таких документів та регістрів Положення № 88 забороняє. Це й не дивно, адже вдаватися до таких заходів дозволено лише у випадках, передбачених кримінальним процесуальним законодавством. До речі, аналогічною є норма п. 85.5 ПКУ.
Обов’язкові і додаткові реквізити: перелік уточнено
Мінфін дещо підкоригував перелік обов’язкових та додаткових реквізитів первинних документів і регістрів бухобліку. Власне, такі зміни цілком і повністю пов’язані з нещодавніми змінами Закону № 996. Нагадаємо: до тексту останнього влітку цього року було унесено зміни Законом України «Про внесення змін до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 19.07.2022 № 2435-IX.
Для наочності наведемо оновлений перелік обов’язкових і додаткових реквізитів первинки в таблиці.
Обов’язкові та додаткові реквізити для первинки
| Реквізити первинних документів | |
| обов’язкові | додаткові |
| — найменування установи, від імені якої складено документ; — назва документа (форми); — дата складання; — зміст та обсяг господарської операції, — одиниця виміру господарської операції (у грошовому та за можливості у натуральних вимірниках); — посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються НБУ) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; — особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції | — печатка; — ідентифікаційний код установи з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань; — номер документа; — підстава для здійснення операції тощо |
Порядок виправлення помилок: що нового?
У Положенні № 88 оновлено вимоги щодо виправлення помилок у первинних документах та регістрах бухобліку. І хоча по суті правила виправлення помилок не змінилися, але наразі такі вимоги виглядають більш структурованими та упорядковуваними.
Серед основних нововведень — Мінфін прописав окремо правила виправлення помилок у документах, складених у паперовій формі, та окремо — щодо коригування електронних документів.
Визначимо основні правила.
Почнемо з паперових документів.
1. Як і раніше, помилки в первинці та регістрах бухобліку виправляємо одним із способів:
— «червоне сторно»;
— додаткові бухгалтерські проводки;
— коректурний спосіб.
2. Виправлення помилок з використанням методу «червоне сторно» здійснюють шляхом внесення неправильного запису (кореспонденції рахунків чи суми) червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо, що означає від’ємні числа, які в підсумку вираховують. Одночасно під записом чорнилом червоного кольору, пастою кулькових ручок тощо темного кольору робимо другий запис із зазначенням правильної кореспонденції рахунків чи суми.
3. При використанні коректурного способу закреслюємо неправильний текст або цифри і над закресленим надписуємо правильний текст або цифри. Закреслення робимо однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене.
4. Виправлення помилок за допомогою способу додаткових бухгалтерських проводок здійснюємо шляхом внесення додаткової кореспонденції рахунків на суму, яка є різницею між правильною та помилковою, відображеною в таких регістрах.
5. Як і раніше, помилки в регістрах бухобліку за минулий звітний період виправляємо методом «сторно». При цьому складаємо бухгалтерську довідку, в якій помилку (суму, кореспонденцію рахунків) записуємо червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо або зі знаком «мінус», а виправлення (сума, кореспонденція рахунків) — чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. У результаті цього у місяці виправлення помилки ліквідуємо неправильний запис та відображаємо правильну суму і кореспонденцію рахунків бухобліку.
Нагадаємо: типову форму бухгалтерської довідки затверджено наказом № 755*. У довідці обов’язково наводьте причину виникнення помилки. Також зазначайте, в яких саме документах, регістрах було зроблено помилковий запис (номер меморіального ордера, період, за який він складений). Довідку підписує працівник, який її склав, а після її перевірки — головний бухгалтер.
ВАЖЛИВО!
У касових документах, як і раніше, жодні виправлення не допускаються
Тепер щодо виправлення помилок в електронних документах.
1. Такі помилки виправляємо одним із двох способів:
— «червоне сторно»;
або
— додаткові бухгалтерські проводки.
2. При виправленні помилок методом «сторно» робимо зворотний запис на величину помилки із одночасним зазначенням правильної суми.
3. Під час виправлення помилок має бути збережено інформацію, яку виправляємо, та наведено такі відомості, як:
— дата виправлення;
— посади і прізвища осіб, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які склали виправлений електронний документ.
4. Всі виправлення вносимо до первинних документів та регістрів бухобліку в тому звітному періоді, у якому було виявлено помилки.
Усі інші зміни, які пропонує Мінфін внести до порядку документального забезпечення записів у бухобліку, переважно мають характер технічних виправлень та коригувань.
