Залишки продуктів харчування: передаємо та обліковуємо

У зв’язку з введенням воєнного стану переважна більшість закладів освіти припинили свою діяльність. Але в багатьох із них залишились продукти харчування. Як наслідок, постало цілком закономірне запитання щодо подальшої долі таких запасів. Безумовно, з метою недопущення псування продуктів харчування максимально злагоджено та оперативно мають діяти як очільники ОМС, так і керівники закладів освіти.

Організаційні питання

Крок 1. Моніторинг залишків продуктів харчування

Насамперед варто провести перевірку всіх продуктів харчування в харчоблоці та на складі закладу освіти. При цьому доцільно встановити фактичну наявність продуктів харчування, їх стан та перевірити умови зберігання. Також необхідно виявити і відокремити зіпсовані продукти, ті, строк придатності яких добігає кінця, та продукти, яким не загрожує псування найближчим часом. Проведення такого огляду виконують з урахуванням вимог п.п. 4 п. 4 розд. ІІІ Положення № 879*.

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Зазвичай за результатами такого обстеження складають акт довільної форми. У цьому документі доцільно зазначити найменування продуктів, одиницю виміру, їх фактичну кількість та стан на момент перевірки, а також кінцеву дату споживання згідно з рекомендаціями виробника.

За результатами перевірки стану і наявності продуктів харчування всі матеріали слід передати керівнику закладу освіти для вирішення їх подальшої долі.

Крок 2. Прийняття рішення про передачу продуктів харчування

Звісно, передати продукти харчування, як і будь-яке інше майно, без дозволу свого головного розпорядника жодна установа не має права. Тому спрямувати продукти харчування від однієї установи до іншої можливо тільки за наявності рішення (дозволу) про безоплатну передачу.

Приймають таке рішення на засіданні виконкому місцевої ради. Зокрема, у такому документі визначають:

— які установи та заклади передають продукти харчування;

— який заклад чи установа приймає продукти харчування;

— якими документами оформлюють передачу-отримання продуктів харчування.

Також у цьому документі слід чітко прописати, що на установу — отримувача продуктів харчування покладено обов’язок із прийняття в установленому порядку продуктів харчування. Також окремим пунктом зазначте, що така установа несе відповідальність за облік, зберігання та використання продуктів харчування відповідно до чинного законодавства.

У нашому випадку передача продуктів харчування здійснюється між комунальними закладами в межах одного головного розпорядника та одного бюджету. З огляду на це, вважаємо за доцільне застосувати до оформлення та обліку цих операцій підходи, передбачені до внутрівідомчої передачі запасів.

Крок 3. Передача продуктів харчування

Організаційні питання з приймання-передачі таких цінностей слід доручити комісіям, створеним у відповідних закладах. До складу таких комісій варто включити керівників закладів освіти, заступників директорів з господарської роботи та працівників кухні, а також інших працівників закладу освіти, визначених наказом керівника.

Саме такі комісії оформлюють Акти приймання-передачі. Складають такі документи в довільній формі та зазначають:

— назви сторін, які передають та приймають продукти харчування;

— склад комісій (або відповідальних осіб), які передають та приймають матеріальні цінності;

— детальну інформацію про передані цінності (найменування, кількість, одиницю виміру, ціну та загальну вартість).

Зазвичай такий акт оформлюють у двох примірниках: по одному примірнику для кожної із сторін. Але всі примірники акта обов’язково мають бути підписані представниками обох сторін.

Зрозуміло, що установа, яка передала продукти харчування, покаже в обліку зменшення балансової вартості цих запасів. При цьому доведеться нарахувати дебіторську заборгованість за розрахунками з внутрішнього переміщення запасів. А от віднести вартість переданих продуктів на витрати заклад, який їх передав, зможе тільки після їх фактичного використання установою-отримувачем.

Крок 4. Списання продуктів харчування

Традиційно, облік продуктів харчування бухгалтерія веде в кількісному та вартісному виразі. Детально про особливості обліку продуктів харчування на складі, у харчоблоці та бухгалтерії ми розповідали в матеріалі «Харчування у школах: організовуємо власними силами» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2021, № 22).

Вочевидь, перелік первинних документів та облікових регістрів, які складають комірник, працівники харчоблоку та бухгалтерська служба за звичайних умов, зараз доцільно переглянути та суттєво скоротити. Проте серед основних документів слід залишити меню-вимоги, накопичувальні відомості витрачання продуктів харчування. Власне, саме ці документи і будуть підставою для складання Актів списання запасів.

Урешті-решт після того, як дошкільний заклад підтвердить фактичне використання отриманих продуктів харчування, установа, яка їх передала, зможе віднести вартість цих продуктів на витрати. Водночас відбувається зменшення дебіторської заборгованості за внутрішніми розрахунками. Підставою для цього будуть Акти списання запасів, надані дошкільним закладом.

Бухоблік

Залишки продуктів харчування, раніше придбані для харчування школярів, які наразі підлягають передачі іншим закладам, переносити з субрахунку 1511 на субрахунок 1815 не потрібно. Зрозуміло, що дошкільний заклад також оприбутковує отримані продукти харчування на субрахунок 1511.

Як зазначалося вище, для цілей бухобліку ці операції є різновидом внутрівідомчих розрахунків. Тому для їх відображення на рахунках бухобліку застосовуємо записи, наведені в пп. 3.2, 3.3, 3.7 та 3.8 Типової кореспонденції.