Учні не повернули підручники: відшкодування вартості + бухоблік

Чи можуть батьки відшкодувати вартість не повернених підручників?

Так, звичайно, можуть. Ба більше, кожен користувач бібліотеки закладу освіти несе відповідальність за збереження і своєчасне повернення літератури до бібліотеки. А ось за втрату чи псування підручників неповнолітніми користувачами відповідальність несуть їх батьки.

Та аби урегулювати порядок користування бібліотечними фондами, кожен заклад освіти має розробити власні Правила користування бібліотечними фондами. Причому в окремому розділі цього документа радимо прописати, яку відповідальність несуть читачі, які втратили або пошкодили отримані підручники.

Під час підготовки зазначених Правил стануть у пригоді такі документи, як:

— Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27.01.95 № 32/95-ВР;

— Типові правила користування бібліотеками в Україні, затверджені наказом Мінкультури від 05.05.99 № 275;

— Інструкція № 1686*.

* Інструкція про порядок комплектування та облік підручників і навчальних посібників у бібліотечних фондах загальноосвітніх, професійно-технічних навчальних закладів та вищих навчальних закладів I — II рівнів акредитації, затверджена наказом МОН від 02.12.2013 № 1686.

Крім того, особливості ведення обліку та оформлення облікових документів щодо бібліотечних фондів варто окремо прописати в організаційно-розпорядчих документах відповідного закладу освіти. Наприклад, це можуть бути: Положення (Порядок) про бібліотечний фонд, Інструкція з обліку бібліотечних фондів тощо.

Порядок відшкодування вартості не повернених підручників

За загальним правилом користувач, який втратив або пошкодив отриманий підручник, повинен замінити його аналогічним чи рівноцінним підручником або відшкодувати його ринкову вартість.

У разі коли учень не може замінити втрачені або пошкоджені підручники такими ж або рівноцінними, він має відшкодувати їх ринкову вартість. Таку вартість розраховують за ринковими цінами, які діяли на день розрахунку.

Кошти, отримані від користувачів на заміну не повернених бібліотечних фондів, може бути прийнято до каси закладу освіти та оформлено прибутковими касовими ордерами. Або ж як варіант — відшкодування вартості за підручники перераховують на спеціальний реєстраційний рахунок.

Списання не повернених підручників

Які документи оформити? Процедура списання не повернених підручників може складатися з таких етапів.

1. Встановлення факту неповернення підручників до бібліотеки.

Цим питанням займається комісія закладу освіти. Це може бути або комісія зі списання майна, або ж інвентаризаційна комісія. При цьому члени комісії приймають рішення щодо кожного підручника, ретельно вивчаючи причини неповернення.

2. Оформлення документації зі списання підручників.

Передусім комісія складає Опис на вилучення бібліотечних фондів. Зокрема, в ньому зазначають номенклатурний номер, назву й автора підручника, кількість, вартість та інші відомості.

Після цього для оформлення господарських операцій зі списання вилучених із бібліотечного фонду документів комісія складає Акт списання вилучених документів з бібліотечного фонду. Типова форма такого документа затверджена наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання основних засобів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.09.2016 № 818 (ср. ).

Такий Акт комісія складає на підставі Опису на вилучення документів із бібліотечного фонду у двох примірниках. Його обов’язково має затвердити керівник установи.

Перший примірник Акта разом з Описом передають до бухгалтерської служби для перенесення інформації до облікових регістрів. Другий примірник — залишають для матеріально відповідальної особи.

Зауважте: заклади загальної середньої освіти при списанні вилученої з бібліотеки літератури оформлюють Акт за формою, наведеною у додатку 4 до Інструкції № 1686. Цей документ також застосовують заклади професійно-технічної та вищої освіти державної і комунальної форм власності, які використовують в освітньому процесі підручники і навчальні посібники для закладів загальної середньої освіти.

3. Відображення факту списання в регістрах аналітичного обліку.

При списанні підручників також потрібно зробити відповідні записи до Книги сумарного обліку підручників і навчальних посібників бібліотечного фонду. Для відображення цієї інформації в Книзі передбачена окрема графа у частини 2 «Вибуття з фонду» (додаток 1 до Інструкції № 1686).

Отже, порядок списання підручників, не повернених читачами, подібний списанню бібліотечних фондів з інших причин. Та у будь-якому разі закладу освіти доцільно передбачити перелік документації, яку складають при списанні саме не повернених бібліотечних фондів (підручників).

Як показати в бухобліку? Операції зі списання підручників (бібліотечних фондів), не повернених учнями, відображаємо в бухобліку таким чином.

1. Нараховуємо амортизацію на бібліотечні фонди у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу). Зокрема, амортизацію нараховуємо в розмірі 50 % первісної вартості одиниці обліку бібліотечних фондів. І тільки після цього такі фонди списуємо з балансу.

При нарахуванні амортизації на бібліотечні фонди складаємо запис: Дт 8014, 8114 — Кт 1412.

2. Списуємо первісну вартість бібліотечних фондів, які вибули, записом: Дт 1412 — Кт 1112.

3. Зменшуємо внесений капітал, на підтвердження чого робимо запис: Дт 5111 — Кт 5512.

Тепер про найцікавіше — щодо відображення в бухобліку компенсації вартості за не повернені підручники.

Такі надходження слід визнавати доходом того періоду, в якому фактично отримано компенсацію. А конкретно, такі надходження є доходами за необмінними операціями. Адже отримання компенсації закладом освіти не передбачає передачу будь-яких активів, виконання робіт чи надання послуг. Інакше кажучи, у результаті такої операції не виникають жодні зустрічні зобов’язання, а тому така операція є необмінною.

Інформацію про зазначені доходи узагальнюємо на субрахунку 7511 «Доходи за необмінними операціями».

Суму компенсації зараховуємо на спеціальний реєстраційний рахунок.

Після надходження зазначених коштів не забудьте внести зміни до спецфонду кошторису за власними надходженнями. Для цього слід подати розпоряднику вищого рівня копії довідок про зміни до кошторису за власними надходженнями. Робимо це на підставі довідки Казначейства про підтвердження факту зарахування цих надходжень на спеціальний реєстраційний рахунок.

Майте на увазі: при отриманні таких коштів Довідку про надходження в натуральній формі до органу Казначейства подавати не потрібно.