Виконали ремонт власними силами: як списати матеріали?

Проведення будь-яких ремонтних робіт вимагає належного документального оформлення. Разом із тим перелік документів, які необхідно скласти, напряму залежить від виду робіт, їх складності та обсягу, способу виконання, а також порядку розрахунків з контрагентом.

Та навіть якщо ремонт виконано власними силами установи, а роботи не відрізняються ні особливою складністю, ні значними обсягами, без оформлення певних документів все одно не обійтися. Тож далі розглянемо основні питання, пов’язані з документальним оформленням ремонтних робіт господарським способом.

Прийняття рішення про проведення ремонту та планування витрат

Передусім працівник, відповідальний за справний стан та безпечну експлуатацію будівлі, складає доповідну (службову) записку про необхідність проведення ремонтних робіт.

Зрозуміло, аби прийняти рішення про проведення ремонту, керівник установи має ознайомитися з даними про фактичний стан будівлі. У свою чергу, зафіксувати фактичний стан та несправності об’єкта має комісія, створена за наказом керівника установи. Останню можна створити окремо для такого випадку або заздалегідь покласти відповідні обов’язки на постійно діючу комісію зі списання майна. Та в будь-якому разі до такої комісії бажано залучити фахівців, компетентних у цьому питанні, як-то: інженер, працівник з ремонту будівель, споруд, слюсар-сантехнік, завгосп.

За результатами технічного обстеження комісія установи складає дефектний акт.

Навіщо складати такий акт? Саме в цьому документі комісія визначає фізичні обсяги ремонтних робіт та умови їх виконання.

Форму дефектного акта наведено в додатку 29 до Настанови*. Детально про складання цього документа ми розповідали в матеріалі «Плануємо дрібний ремонт: чи потрібен дефектний акт?» (див. «Бюджетна бухгалтерія», 2022, № 28).

* Кошторисні норми України «Настанова з визначення вартості будівництва», затверджені наказом Мінрегіону від 01.11.2021 № 281 (ср. ).

Будьте уважні: наявність та зміст цього документа перевіряють представники органу Казначейства на етапі реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведенні платежів, а також контролюючих органів. Тож радимо мати такий документ напоготові.

Після цього переходимо до наступного завдання — необхідно скласти кошторис на виконання робіт з поточного ремонту. Визначаємо вартість таких робіт на підставі обґрунтованих трудових і матеріально-технічних ресурсів та їх вартості, обчисленої за поточним рівнем цін. Водночас для визначення вартості таких робіт можна скористатися положеннями Настанови (у разі прийняття такого рішення).

Закупівля матеріалів та виконання робіт

Далі займаємося закупівлею необхідних будівельних матеріалів відповідно до переліку запланованих ремонтних робіт. Придбані будматеріали оприбутковуємо за загальними правилами на підставі накладної або іншого підтвердного документа від постачальника.

Для видачі будівельних матеріалів зі складу застосовуємо накладну (вимогу) за типовою формою, затвердженою наказом № 431*.

* Наказ Мінфіну «Про затвердження типових форм з обліку та списання запасів суб’єктами державного сектору та порядку їх складання» від 13.12.2022 № 431.

Зверніть увагу: такий документ не є підставою для списання будматеріалів, переданих відповідальній особі для виконання ремонтних робіт. Адже на момент передачі матеріали фактично ще не використано за призначенням.

Підбиття підсумків ремонтних робіт та списання матеріалів

На цьому етапі маємо підбити як кількісні, так і вартісні підсумки показників, пов’язаних з ремонтними роботами.

Почнемо з кількісних показників. Зазвичай після того, як заплановані ремонті роботи виконано, такий факт підтверджують документально. Наприклад, у разі виконання ремонту підрядним способом таким документом є Акт приймання виконаних робіт (форма № КБ-2в) та Довідка про вартість виконаних підрядних робіт і витрат (форма № КБ-3). Як бути в ситуації з ремонтом, виконаним власними силами?

На нашу думку, аналогічний документ доцільно складати і в ситуації читача. Це може бути, наприклад, Акт виконаних ремонтних робіт господарським способом, складений комісію установи у довільній формі. В акті передусім слід зазначити всі види виконаних робіт та їх обсяги. Також у цьому документі варто навести перелік будівельних матеріалів, використаних для такого ремонту.

Далі такий документ передають до бухгалтерії установи. Бухгалтер має проставити вартісні показники у вищезгаданому акті згідно з обліковими даними про вартість одиниці кожного виду використаних матеріалів. Саме тоді виникає підстава списати вартість матеріалів, використаних для проведення ремонтних робіт. На підтвердження факту списання таких матеріалів оформлюють Акт списання запасів за типовою формою, затвердженою наказом № 431.