Ситуація нашого читача — це один із випадків, коли в установі має бути обов’язково проведена інвентаризація. Про це чітко зазначено в абз. 4 п. 7 розд. І Положення № 879*.
Непридатне майно — виявляємо під час інвентаризації
Головна мета проведення інвентаризації активів і зобов’язань — перевірка та документальне підтвердження їх наявності, стан, відповідність критеріям визнання і оцінка.
Зауважте: у разі зміни МВО перевірити слід саме те майно, яке було закріплене за певною МВО, а не проводити суцільну інвентаризацію.
Разом з тим не варто забувати й про інші завдання, які стоять перед інвентаризаційною комісією. Зокрема, це є виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також виявлення активів, які не відповідають критеріям визнання.
Із запитання нашого читача зрозуміло, що непридатне для використання майно на момент проведення інвентаризації обліковується на балансі установи.
Зверніть увагу: під час такої перевірки необхідно з’ясувати причини, що призвели до стану непридатності таких активів.
Не виключаємо, що це могло стати наслідком невиконання або неналежного виконання своїх обов’язків МВО, яка звільняється. У такому разі цей факт обов’язково слід відобразити в матеріалах інвентаризації.
Таким чином, у цій ситуації інвентаризаційна комісія має зафіксувати фактичну наявність як придатного, так і непридатного майна. Причому на непридатне майно необхідно скласти окремий інвентаризаційний опис. Таким є припис пп. 1.8 та 4.4 розд. III Положення № 879.
За якою формою складати такий опис? Для цього використовують добре знайомі інвентаризаційні описи за типовою формою, затвердженою наказом Мінфіну «Про затвердження типових форм для відображення бюджетними установами результатів інвентаризації» від 17.06.2015 № 572.
Під час відображення непридатних та/або зіпсованих матеріальних цінностей, виявлених при інвентаризації, всі графи інвентаризаційного опису заповнюємо у загальному порядку:
— інвентаризаційна комісія зазначає інформацію про фактичну наявність;
— бухгалтерська служба — кількісні та цінові показники за даними бухобліку.
А ось у гр. 16 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису необоротних активів слід навести інформацію про стан таких активів та причини їх непридатності. Якщо ж під час інвентаризації виявлено зіпсовані запаси, то причини, ступінь і характер псування, а також пропозиції щодо їх списання або можливості використання у господарських цілях зазначаємо в гр. 12 «Інші відомості» Інвентаризаційного опису запасів.
Отже, за результатами інвентаризації комісія має оформити окремі інвентаризаційні описи. Одні — щодо зіпсованого, пошкодженого, непридатного для подальшого використання майна, та другі — щодо придатного для подальшої експлуатації.
Та оскільки у цій ситуації відбувається зміна МВО, такі описи мають підписати обидві МВО. При цьому МВО, яка приймає активи, своїм підписом не лише підтверджує факт отримання активів, але й їх фактичний стан на момент їх прийняття.
Непридатне майно — списуємо після інвентаризації
Інформацію про непридатне майно обов’язково зазначаємо в Протоколі інвентаризаційної комісії. Підставою для оформлення такого документа є належним чином складені інвентаризаційні описи. Нагадаємо: керівник установи протягом п’яти днів розглядає матеріали інвентаризації та затверджує такий Протокол.
Урешті-решт інвентаризаційні описи та Протокол з інформацією про непридатне майно є підставою для підготовки до наступного етапу — списання такого майна з балансу.
Зауважте: займатися організаційними питаннями зі списання непридатного майна варто лише після прийняття відповідного рішення керівником установи. У певних випадках для прийняття рішення про списання майна потрібно отримати дозвіл суб’єкта управління майном. Адже без такого дозволу бюджетні установи мають право списувати лише необоротні активи вартістю до 50 тис. грн.
Звісно, ідеальний варіант — спочатку списати непридатне для використання майно, а потім вже передати новій МВО лише те майно, яке відповідає критеріям визнання активів.
Однак процедура отримання дозволу на списання майна та власне й сам механізм списання майна бюджетної установи — справа не одного дня. Тоді як вимоги трудового законодавства зобов’язують звільнити МВО у встановлені строки. Тому фактично в ситуації читача процедура списання непридатного майна, зокрема й складання актів на списання, відбуватиметься вже після передачі такого майна новій МВО.
Висновки
- Під час проведення інвентаризації потрібно відокремити майно, непридатне для експлуатації.
- Після підбиття підсумків інвентаризації розпочинаємо процедуру списання такого майна з балансу.
