Ноут + ОС от благотворителя: как показать в учете?

Условия получения решают все

Бюджетные учреждения получают компьютерную технику (в т. ч. ноутбуки) и программное обеспечение на разных условиях. Да, это может быть один из вариантов:

1) ноутбук + ОС. В таком случае учреждение получает так сказать "2 в 1" - оборудование, готовое к работе, с установленной ОС;

2) ноутбук без ОС (т. е. просто "чистый" ноутбук). При таких условиях учреждению придется приобретать ОС дополнительно.

Учитывая описанную ситуацию, учреждение получило ноутбук вместе с установленной ОС Windows. Но поскольку стоимость компьютерной техники и ОС указана в документах отдельно, задача бухгалтера - показать их поступление в бухучете отдельными записями.

Другое дело, если подтверждающие документы не содержат информации о стоимости установленной ОС, т.е. стоимость программного обеспечения включена в общую стоимость компьютерной техники. Конечно, для бухгалтера такая ситуация значительно проще. Ведь при таких условиях ему остается показать в бухучете только стоимость бесплатно полученной компьютерной техники.

Для правильного отражения бесплатно полученного имущества в бухучете главное - понимать, на каких условиях учреждение получило такое имущество от благотворителя.

В полной мере это касается и ОС Windows. Традиционно, учреждения получают такие программные продукты на правах временного пользования. Это означает, что публиковать, распространять, продавать или иным образом отчуждать такие программы учреждение ни в коем случае не имеет права. Ведь учреждение не получает право владения и распоряжения ими. Такие права остаются исключительно за их разработчиками.

Далее объясним особенности отражения в бухучете полученного от благотворителя ноутбука и ОС.

Зачислять ли на баланс ОС?

Нет, этого делать не нужно. Ведь учреждение не имеет оснований зачислять указанную ОС на баланс в состав нематериальных активов (далее - НА).

И прежде всего это связано с тем, что учреждения зачисляют на баланс в состав НА приобретенные права на владение, пользование и распоряжение объектом НА после отчуждения их (прав) от бывших собственников и определения его стоимости. ср. Об этом черным по белому прописано в абз. 2 п. 4 разд. II Методрекомендаций*.

* Методические рекомендации по бухгалтерскому учету нематериальных активов субъектов государственного сектора, утвержденные приказом Минфина от 23.01.2015 № 11.

Соответственно объект НА следует зачислять на баланс лишь в случае, если учреждение получило на него все имущественные права.

Зато в ситуации читателя учреждение получило ОС Windows только на правах пользования. При таких условиях все расходы на его приобретение (создание) следует относить к расходам соответствующего отчетного периода. Такой подход к учету программ, на которые учреждение получает права на пользование, закреплен в п. 16 разд. II Методрекомендаций.

Нужно ли увеличивать первоначальную стоимость ноутбука?

Нет, этого также не стоит делать. Законодательные основания для увеличения первоначальной стоимости компьютерной техники (ноутбука) отсутствуют.

Прежде всего вспомним правила включения расходов в первоначальную стоимость объекта ОС. Перечень составляющих первоначальной стоимости ОС приведен в п. 5 разд. ІІ Национального положения (стандарта) бухгалтерского учета в государственном секторе 121 "Основные средства", утвержденного приказом Минфина от 12.10.2010 № 1202. В частности, среди таких расходов те, которые непосредственно связаны с доведением необоротных активов до пригодного для использования состояния.

Впрочем, в случае читателя учреждение фактически не понесло никаких расходов, связанных с доведением такой техники до состояния, пригодного для использования. Такие расходы были понесены благотворителем. Об этом свидетельствуют документы, предоставленные благотворителем.

Учитывая это, стоимость бесплатно полученной ОС Windows не стоит включать в первоначальную стоимость компьютерной техники (ноутбука). Дальнейший учет такого программного обеспечения учреждение должно осуществлять по стандартной схеме. То есть следует руководствоваться общепринятым порядком учета программ, приобретенных бюджетными учреждениями на правах пользования.

Помним о забалансовом учете

По общему правилу учреждение-пользователь компьютерных программ учитывает такие объекты на забалансовом субсчете. Такой порядок предусмотрен п. 16 разд. ІІ Методрекомендаций. Поэтому это в полной мере касается и ОС Windows.

Для учета и обобщения информации о полученном в пользование авторском праве и смежных с ним правах предназначен забалансовый субсчет 013 "Арендованные нематериальные активы распорядителей бюджетных средств".

В случае получения ОС в пользование показываем ее стоимость по дебету субсчета 013. А по окончании срока пользования соответствующим программным продуктом кредитуем указанный субсчет. Оценивать такие программы стоит, исходя из размера вознаграждения, определенного условиями договора. Поэтому именно стоимость ОС, указанная в предоставленных благотворителем документах, и будет учетной стоимостью такого объекта.