Работник едет в другой населенный пункт на один день: будет ли командировка?

Будет ли командировка?

Прежде всего обратимся к нормам Инструкции № 59*. Ведь именно эта Инструкция нормирует порядок направления работников в командировку.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

И прежде всего вспомним, что вообще такое командировка.

Служебная команди ровка - это поездка работника по распоряжению руководителя государственного органа, предприятия, учреждения и организации, полностью или частично содержащейся (финансируемой) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

Такое определение приведено в п. 1 разд. І Инструкции № 59.

Как видно из вопроса, водитель направлен именно в другой населенный пункт и именно для выполнения служебного поручения.

Поэтому командировке в описанном в вопросе случае быть.

Как следует из п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59, направление работника в командировку осуществляет руководитель или его заместитель и оформляет его приказом (распоряжением).

В этом распорядительном документе необходимо определить:

- цель выезда;

- задачи (в случае необходимости);

- пункт назначения (город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, учреждения или организации, куда командируется работник);

- срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки);

- источник финансового обеспечения командировочных расходов;

- другие ключевые моменты (вид транспорта, информация о дополнительных ограничениях по суммам и целям использования средств, предоставленных на командировку, в случае их установления руководителем и т. п.) в случае необходимости.

Суточные в случае однодневной командировки: оплачивать или нет?

Суточныерасходы являются отдельным видом командировочных расходов.

Это расходы на питание и финансирование других собственных нужд работника, понесенные в связи с командировкой(п. 15 разд. І Инструкции № 59).

За каждый день (включая день выбытия и день прибытия) пребывания работника в командировке в пределах Украины, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время в пути (вместе с вынужденными остановками), ему выплачиваются суточные. Это предусмотрено п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59.

При этом суточные должны быть выплачены в пределах сумм, утвержденных постановлением № 98*. На сегодняшний день для командировок в пределах Украины сумма суточных составляет 300 грн.

* Постановление КМУ "О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств" от 02.02.2011 № 98.

Выплата суточных расходов является гарантией работников, закрепленной в ст. 121 КЗоТ*.

* Кодекс законов о труде от 10.12.71 № 322-VIII.

Так, работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются: суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда к месту назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, устанавливаемых законодательством.

Определение количества дней командировки для выплаты суточных проводят с учетом дня выбытия в командировку и дня прибытия к месту постоянной работы, которые засчитываются как два дня.

В случае командировки работника сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за полные сутки.

Поэтому если речь идет об однодневной командировке, то работодатель должен оплатить работнику суточные как за целые сутки.

Это в свое время подчеркнул Минфин в письме от 12.10.2009 № 31-18030-07-21/27231.

Сумму суточных следует определять согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам.

Это черным по белому прописано в п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59.

Подтверждающие документы для оплаты суточных

Исходя из п. 17 Инструкции разд. І № 59, для возмещения суточных расходов не требуется документальное подтверждение их суммы (стоимости).

В пользу этого свидетельствует и п. 15 разд. І Инструкции № 59. Так, суточные расходы являются отдельным видом расходов, которые не требуют специального документального подтверждения.

Впрочем, в соответствии с п. 17 разд. І Инструкции № 59 необходимо иметь одно или несколько документальных доказательств пребывания работника в командировке, если по не зависящим от командированного работника причинам отсутствуют подтверждающие документы относительно стоимости понесенных в связи с командировкой расходов.

Кстати, аналогичное требование предусмотрено и п.п. "а" п.п. 170.9.1 НКУ*. Так, фактическое количество дней командировки определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке.

* Налоговый кодекс Украины от 02.12.2010 № 2755-VI.

К подтверждающим документам относят(п.п. "а" п.п. 170.9.1 НКУ):

- транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в т. ч. электронные билеты);

- документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;

- страховые полисы;

- документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

- документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;

- другие документы, удостоверяющие стоимость расходов.

Если в случае, описанном в вопросе, водитель не имеет ни одного документа, который бы подтверждал его пребывание в командировке, то вполне можно воспользоваться и старым добрым командировочным удостоверением с отметкой принимающей стороны.

В любом случае придется подумать, каким именно документом водитель сможет подтвердить пребывание в командировке.

Подробнее об этом читайте в материалах "Суточные при однодневной командировке: платить или нет?" // "Бюджетная бухгалтерия", 2023, № 13 и "Новации в сфере командировок: изучаем вместе" // "Бюджетная бухгалтерия", 2023, № 43.

В какую очередь провести командировочные расходы?

Как уже хорошо известно, перечень расходов, которые можно проводить в условиях военного положения, ограничен. При этом очередность проведения расходов определена Порядком № 590*.

* Порядок выполнения полномочий Государственной казначейской службой в особом режиме в условиях военного положения, утвержденный постановлением КМУ от 09.06.2021 № 590.

Неизменно в первую очередь можно осуществлять расходы на национальную безопасность и оборону.

Тогда как подавляющее большинство разрешенных расходов проводится во вторую очередь. Круг таких расходов очерчен в п. 19 Порядка № 590. Причем такие расходы можно осуществлять за средства как общего, так и специального фонда.

Командировочные расходы работников бюджетных учреждений предусмотрены п. 19 Порядка № 590 как такие, которые могут проводиться во вторую очередь. Поэтому проблем с оплатой командировочных расходов работников, в т. ч. на оплату суточных, не будет.