17.06.2024
Одразу зазначимо: чіткого переліку документів, необхідних для документального оформлення тих чи інших ремонтних робіт чинним законодавством не передбачено. Втім, певні підказки щодо документування господарських операцій (у т. ч. й ремонтних робіт) передусім можна знайти в Методрекомендаціях № 68*.
Так, на етапі реєстрації бюджетних зобов’язань та бюджетних фінансових зобов’язань розпорядники подають до органу Казначейства низку документів. Для наочності наведемо орієнтовний перелік документів, які необхідно подати розпорядникам у разі проведення поточного і капітального ремонту.
Поточний + капремонт: які документи подавати до Казначейства
| КЕКВ* | Документи для реєстрації бюджетних зобов’язань | |
| у разі попередньої оплати | після отримання товарів, робіт та послуг | |
| Поточний ремонт | ||
| 2210 | — рішення головного розпорядника — бюджетних коштів; — договір; — рахунок | — договір; — накладна; — акт приймання-передачі наданих послуг, акт виконаних робіт; — реєстр Звітів про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт; — акт придбання матеріальних цінностей |
| 2240 | — рішення головного розпорядника — бюджетних коштів; — договір; — рахунок | — договір; — накладна; — акт виконаних робіт; — кошторис на виконання робіт з поточного ремонту |
| Капітальний ремонт | ||
| 3130 | — рішення головного розпорядника бюджетних коштів; — договір; — рахунок; — експертний звіт щодо розгляду кошторисної частини проєктної документації; — наказ, рішення про затвердження проєктно-кошторисної документації на чергу будівництва, пусковий комплекс або об’єкт; — зведений кошторисний розрахунок вартості будівництва; — об’єктний кошторис; — календарний графік виконання робіт | — договір; — експертний звіт щодо розгляду кошторисної частини проєктної документації; — наказ, рішення про затвердження проєктно-кошторисної документації на чергу будівництва, пусковий комплекс або об’єкт; — зведений кошторисний розрахунок вартості будівництва; — об’єктний кошторис; — календарний графік виконання робіт; — акт приймання виконаних будівельних робіт (форма № КБ-2в); — накладна (якщо умови договору передбачають придбання будівельних матеріалів, обладнання, конструкцій тощо за власні кошти підрядника, з подальшою оплатою замовником) |
| * Докладно про застосування КЕКВ під час планування та здійснення видатків на поточний та капітальний ремонт будівель читайте у статті «Планування видатків на ремонт будівель» // «Бюджетна бухгалтерія», 2024, № 23. | ||
Та у будь-якому разі перелік документів, які необхідно скласти, залежить від виду робіт, їх складності та обсягу, способу виконання, а також порядку розрахунків з контрагентом. Тож далі розглянемо порядок оформлення ремонтних робіт залежно від їх виду та способу виконання.
Почнемо з найпростішого варіанта проведення ремонтних робіт — виконання власними силами або господарським способом. Для наочності покажемо, з яких етапів складається виконання такого ремонту.
Етапи виконання поточного ремонту господарським способом
Далі пояснимо докладніше, які документи потрібно оформити на кожному етапі виконання поточного ремонту господарським способом.
Етап 1. Ухвалення рішення про проведення ремонту
Для цього працівник, відповідальний за справний стан та безпечну експлуатацію будівлі, має насамперед скласти доповідну (службову) записку про необхідність проведення ремонтних робіт у конкретній будівлі.
А от зафіксувати фактичний стан та несправності об’єкта має комісія, створена за наказом керівника установи. Останню можна створити окремо для такого випадку або заздалегідь покласти відповідні обов’язки на постійно діючу комісію зі списання майна. Та в будь-якому разі до складу такої комісії доцільно залучити фахівців, компетентних у цьому питанні, як-то: інженер, працівник з ремонту будівель, споруд, слюсар-сантехнік, завгосп.
За результатами технічного обстеження комісія установи складає дефектний акт. Не виключаємо, що в штаті установи може й не бути фахівців у сфері будівництва. У такому разі доведеться залучити стороннього фахівця. Така особа може бути включена до складу комісії установи або діяти окремо, надавши відповідний експертний висновок щодо стану об’єкта. Звісно, за надання таких послуг доведеться сплатити певну суму бюджетних грошей.
Оформлений дефектний акт є частиною вихідних даних для майбутнього проєктування. Також його використовують для прийняття подальших управлінських рішень та оформлення необхідних документів, розрахунків тощо, у т. ч. пов’язаних із плануванням видатків, укладанням договорів тощо.
Майте на увазі: дефектний акт складають окремо для кожного об’єкта, що потребує ремонту. В цьому документі обов’язково визначають фізичні обсяги ремонтних робіт та умови їх виконання.
УВАГА!
Дефектний акт є підставою для складання кошторису на виконання ремонтних робіт
За якою формою його складати? Наразі існує універсальна форма дефектного акта. Останню наведено в додатку 29 до настанови № 281*. Водночас установа може взяти цю форму за основу, доповнивши її на свій розсуд необхідними реквізитами. За таких умов форму цього документа доцільно затвердити та навести у своєму розпорядчому документі про організацію бухобліку установи.
* Кошторисні норми України у будівництві, затверджені наказом Мінрегіону від 01.11.2021 № 281.
Будьте уважні: наявність та зміст дефектного акта можуть перевірити представники органу Казначейства на етапі реєстрації бюджетних зобов’язань, бюджетних фінансових зобов’язань та проведенні платежів, а також органи контролю. Тож радимо мати такий документ напоготові.
Етап 2. Планування витрат на ремонт
Для цього необхідно скласти кошторис на виконання робіт з поточного ремонту. Визначаємо вартість таких робіт на підставі обґрунтованих трудових і матеріально-технічних ресурсів та їх вартості, обчисленої за поточним рівнем цін. Водночас для визначення вартості таких робіт можна скористатися положеннями настанови № 281 (у разі прийняття такого рішення).
Етап 3. Закупівля матеріалів та виконання робіт
Закупівлю необхідних будівельних матеріалів слід проводити відповідно до переліку запланованих ремонтних робіт. Придбані будматеріали підлягають оприбуткуванню у загальному порядку на підставі накладної або іншого підтвердного документа від постачальника.
Під час видачі будівельних матеріалів зі складу оформлюємо накладну (вимогу) за типовою формою, затвердженою наказом № 431*.
УВАГА!
Накладна (вимога) НЕ є підставою для списання будматеріалів, переданих відповідальній особі для виконання ремонтних робіт
Адже на момент передачі матеріали фактично ще не використано за призначенням.
Етап 4. Списання матеріалів
На цьому етапі необхідно узагальнити кількісні та вартісні показники, пов’язані з ремонтними роботами.
Для цього перелік будівельних матеріалів, використаних для такого ремонту, та їх вартість зазначаємо в Акті списання запасів, складеному за типовою формою. Саме цей документ є підставою для списання матеріалів, використаних для проведення ремонтних робіт.
Безумовно, значно простіший варіант — залучити до виконання ремонтних робіт підрядну організацію. За таких умов установі самостійно майже нічого не доведеться виконувати. Оскільки безпосередньо виконанням ремонтних робіт займатиметься підрядник. Установі ж лишається проконтролювати виконання робіт та використання матеріалів (якщо установа придбала та передала їх підряднику) і вчасно відобразити такі операції в бухобліку. Ну і, звісно, доведеться оплатити все це задоволення.
Етапи виконання поточного ремонту підрядним способом (з використанням матеріалів замовника)
Етап 1. Ухвалення рішення про проведення ремонту
Перш ніж розпочати планування витрат на поточний ремонт будівлі комісія установи мати скласти дефектний акт. Вимоги щодо його оформлення та змісту наведено вище.
Етап 2. Планування витрат на ремонт
З огляду на перелік запланованих ремонтних робіт у будівлі необхідно скласти кошторис на виконання таких робіт чи будь-який інший подібний документ із зазначенням переліку робіт та їх очікуваної вартості.
Етап 3. Укладання договору підряду
За умовами договору підряду одна сторона (підрядник) зобов’язується на свій ризик виконати певну роботу за завданням другої сторони (замовника), а замовник зобов’язується прийняти і оплатити виконану роботу. Укладають такий договір відповідно до вимог ст. 837 ЦКУ*.
* Цивільний кодекс України від 16.01.2003 № 435-IV.
За загальним правилом підрядник зобов’язаний виконати роботу, визначену договором підряду, зі свого матеріалу і своїми засобами, якщо інше не встановлене договором.
Утім, ремонтні роботи можуть бути виконані з матеріалів замовника. До речі, можливість виконувати роботи з використанням матеріалів замовника прямо передбачено ст. 840 ЦКУ. Звісно, цей момент потрібно обов’язково обумовити у договорі.
З цього питання доцільно звернути увагу на Загальні умови № 668*. Так, у разі виконання ремонтних робіт з матеріалу замовника (повністю або частково) у договорі підряду, зокрема, слід передбачити:
— норми витрат матеріалу, строки повернення його залишку та основних відходів;
— обов’язок підрядника надати замовникові звіт про використання матеріалу та повернути його залишок. Доцільно додатково визначити форму, порядок та строки звітування;
— відповідальність підрядника за невиконання або неналежне виконання робіт, у т. ч. спричинене недоліками матеріалу, наданого замовником, якщо не доведе, що ці недоліки не могли бути ним виявлені при належному прийманні матеріалу.
Етап 4. Придбання та передача матеріалів підряднику
Передачу будівельних матеріалів підряднику оформлюємо накладною (вимогою) за типовою формою, затвердженою наказом № 431. Цей документ установи можуть застосовувати для оформлення господарських операцій з відпуску матеріальних цінностей стороннім організаціям.
Під час видачі будматеріалів зі складу підряднику в накладній зазначаємо: найменування, одиницю виміру, вартість за одиницю, кількість та ціну будматеріалів.
Складаємо такий документ у трьох екземплярах. Перший — передаємо до бухгалтерської служби установи, другий — залишаємо матеріально відповідальній особі, яка відпустила матеріали, а третій — передаємо представнику підрядника, який приймає матеріали.
Будьте уважні: такий документ не є підставою для списання з балансу будматеріалів, переданих підряднику для виконання ремонтних робіт. Оскільки на момент передачі такі будматеріали ще не використано підрядником за призначенням.
Етап 5. Прийняття та оплата ремонтних робіт
Після завершення виконання ремонтних робіт установа-замовник має їх прийняти. Цей факт сторони підтверджують підписанням належним чином оформлених документів. Які саме це будуть документи у разі поточного ремонту, сторони вирішують самостійно. Наприклад, це може бути оформлений у довільній формі Акт приймання-передачі виконаних робіт.
Або ж, як варіант, установа-замовник може прийняти виконані ремонтні роботи на підставі таких документів, як:
— Акт приймання виконаних робіт (форма № КБ-2в);
— Довідка про вартість виконаних підрядних робіт і витрат (форма № КБ-3).
Форми зазначених документів наведено у додатках 36 та 37 до настанови № 281. У цих документах підрядник зазначає перелік виконаних робіт, їх обсяг та вартість.
Але майте на увазі: застосування форм № КБ-2в та КБ-3, прийнятих у будівництві, у разі виконання робіт з поточного ремонту не обов’язкове. Свого часу на цьому наголосили фахівці Мінрегіону у листі «Щодо поточного ремонту» від 05.03.2019 № 7/15.2/3696-19.
Етап 6. Списання використаних матеріалів
Списання будівельних матеріалів, переданих підряднику та використаних для ремонту, замовник проводить на підставі Звіту про використання будівельних матеріалів замовника та підписаних документів про прийняття виконаних робіт.
За наявності залишку невикористаних будматеріалів підрядник має надати накладну (вимогу), Акт приймання-передачі або інший первинний документ, який підтверджує передачу таких матеріалів замовнику.
У разі виконання капітального ремонту будівлі навряд чи вийде впоратися власними силами. Розглянемо, які документи необхідно скласти, якщо для виконання таких робіт буде залучено підрядника.
Етапи виконання капітального ремонту підрядним способом (з використанням матеріалів підрядника)
Етап 1. Підготовчі роботи та супутні послуги
На цьому етапі установа укладає договори на виготовлення проєктно-кошторисної документації (далі — ПКД) та надання супутніх послуг (здійснення технічного та авторського нагляду тощо). За загальним правилом факт виконання таких робіт та надання послуг підтверджують підписанням актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг).
Етап 2. Укладання договору підряду
Коли йдеться про виконання капітального ремонту, слід укладати саме договір будівельного підряду. Чому? Тому що саме такий різновид договору підряду укладають на проведення робіт з нового будівництва, реконструкції, реставрації та капітального ремонту об’єкта. Основні вимоги до укладання такого договору визначено ст. 875 ЦКУ.
ВАЖЛИВО!
Договір підряду установа може укласти з будь-яким суб’єктом господарювання: як із юрособою, так і з ФОП
Жодних обмежень щодо цього нормативно-правовими актами не передбачено.
Етап 3. Приймання та оплата ремонтних робіт
Приймання виконаних робіт з капремонту та їх оплату установа-замовник здійснює на підставі таких підписаних документів, як:
— Акт приймання виконаних робіт (форма № КБ-2в). Такий Акт складають для визначення вартості виконаних обсягів підрядних робіт та проведення розрахунків за виконані роботи;
— Довідка про вартість виконаних підрядних робіт і витрат (форма № КБ-3). Цей документ застосовують для визначення вартості виконаних підрядних робіт за весь період капремонту.
Зауважте: на відміну від поточного ремонту, в разі проведення робіт з капітального ремонту застосування цих форм документів є обов’язковим.
Зазначені форми документів оформляють за результатами фактично виконаних будівельних робіт. Тому підрядник може надавати установі такі документи за результатами кожного окремого етапу робіт (якщо капремонт розбито на декілька етапів).