Заграничная командировка: принимающая сторона берет на себя все расходы

Обязательность приказа о командировке

В первую очередь вспомним, что такое командировка.

Согласно п. 1 разд. ІІІ Инструкции № 59* служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя государственного органа, предприятия, учреждения и организации, который полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Направление работника в командировку осуществляет руководитель учреждения или его заместитель и оформляет это приказом (распоряжением).

В этом распорядительном документе должно быть указано (п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59):

— цель выезда;

— задание (при необходимости);

— пункт назначения (государство или государства, город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, учреждения или организации, куда направляется работник);

— срок (дата выбытия в командировку и дата прибытия из командировки);

— источник финансового обеспечения командировочных расходов;

— при необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта, маршрут поездки в случае командировки на служебном автомобиле или при наличии пересадок на территории Украины и/или других иностранных государств с одного на другое транспортное средство во время пребывания в дороге к соответствующему государству командировки и/или возвращения к месту постоянной работы, информация о дополнительных ограничениях по суммам и целям использования средств, предоставленных на командировку, в случае их установления руководителем, и тому подобное).

И, конечно, в приказе должно быть указано, что работник направлен именно в командировку, так, как это есть фактически, а не на курсы повышения квалификации.

В случае направления работника в служебную командировку за границу по приглашению к приказу следует прибавить копию такого приглашения с переводом и при наличии программу мероприятий.

Возмещать ли суточные?

А теперь выясним, должен ли в таком случае работодатель выплачивать командированному работнику суточные?

Порядок возмещения командировочных расходов определен Инструкцией № 59.

Суточные расходы являются отдельным видом расходов, которые не требуют специального документального подтверждения. Суточные расходы возмещают в единой сумме независимо от статуса населенного пункта.

Конкретные суммы суточных для разных стран утверждены постановлением № 98*.

* Постановление КМУ «О суммах и составе командировочных расходов государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, полностью или частично содержащимися (финансируемыми) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

Сумму суточных определяют согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам. При отсутствии приказа суточные расходы не выплачиваются (п. 16.1 разд. ІІІ Инструкции № 59).

Также напомним: при наличии питания сумма суточных уменьшается.

Так, если работник, командированный для участия в переговорах, конференциях, симпозиумах по вопросам, которые касаются основной деятельности предприятия, по условиям приглашения безвозмездно обеспечивается питанием организаторами таких мероприятий, суточные расходы возмещают в размерах, определенных в процентах к суммам суточных расходов согласно приложению 1 к постановлению № 98.

Если принимающая сторона предоставляет работнику бесплатное питание, сумма суточных составляет:

— 80 % — при условии одноразового питания;

— 55 % — в случае двукратного питания;

— 35 % — в случае трехразового питания.

А если принимающая сторона оплачивает все основные расходы в заграничной командировке, должно ли бюджетное учреждение платить командированному работнику суточные?

Ответ на этот вопрос находим в п. 16.7 разд. ІІІ Инструкции № 59.

В частности, если принимающая сторона обеспечивает командированного за границу работника дополнительными средствами в иностранной валюте в виде компенсации текущих расходов (кроме расходов на проезд к государству командировки и назад и на найм жилого помещения) или суточных расходов, направляющая сторона уменьшает выплату ему суточных расходов на сумму дополнительно предоставленных средств.

Следовательно, если принимающая сторона покрыла сумму суточных, определенную постановлением № 98, то бюджетное учреждение, которое направляет работника в заграничную командировку, суточные такому работнику не выплачивает.

Нужно ли составлять Отчет о командировке?

В соответствии с п. 17 Инструкции № 59 работник подает Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет).

Кстати, о сроках представления Отчета во время заграничной командировки читайте в материале «Командировка за границу: когда отчитываться?» // «Бюджетная бухгалтерия», 2025, № 28.

Впрочем, этот Отчет работник подает лишь тогда, когда ему выдавался аванс или он осуществлял расходы собственными средствами, которые подлежат возмещению. Если же абсолютно все расходы (на проезд, проживание, суточные, страхование и тому подобное), связанные с командировкой, покрывает принимающая сторона и бюджетные средства потрачены не были, оснований для составления Отчета нет.

Но все равно нужно оформить:

1) приказ о командировке — подтверждение, что поездка является служебной;

2) техническое задание и приглашение — как обоснование связи поездки с деятельностью учреждения;

3) документ о результатах (справка, сертификат, отчетная записка от работника и тому подобное) — подтверждение выполнения цели командировки.