Excel: поиск дубликатов

Excel: поиск дубликатов

 

Уважаемая редакция! Подскажите, как в базе Excel быстро найти повторяющиеся записи? Сортировать базу нельзя, так как важно сохранить последовательность поступления записей. Заранее благодарю.

Ю. Суслова, г. Харьков

Отвечает

Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

 

Задачу можно решить несколькими способами, например воспользоваться условным форматированием. Посмотрим, как это сделать на примере базы данных, изображенной на рис. 1:

1) открываем таблицу Excel. Мы будем искать повторяющиеся наименования предприятий, т. е. анализировать колонку «

С»;

2) ставим указатель ячейки в начало базы на ячейку «

С2»;

3) вызываем меню «

Формат → Условное форматирование…». Появится окно, как на рис. 2;

4) щелкаем на выпадающем списке «

Условие 1», выбираем значение «Формула»;

5) в поле условия записываем формулу «

=СЧЁТЕСЛИ($C:$C;C2)>1»;

6) нажимаем кнопку «

Формат». Откроется окно с параметрами форматирования ячеек;

7) выбираем параметры форматирования для строк-дубликатов. Я выбрал серую заливку фона;

6) в окне параметров форматирования нажимаем «

ОК». Excel вернет нас в окно «Условное форматирование»;

7) еще раз нажимаем «

ОК», возвращаемся на рабочий лист;

8) оставаясь на «

С2», щелкаем на значке «Формат по образцу»;

9) удерживая нажатой левую кнопку мыши, обводим все ячейки базы в колонке «

С».

Повторяющиеся строки в базе данных выделены на сером фоне (рис. 3).

Основной недостаток такого способа в том, что для всех значений используется один и тот же цвет. Когда дубликатов много, это будет ненаглядно. Поэтому я советую использовать описанный прием, когда повторов мало или на этапе

заполнения таблицы. Это очень удобно: вы будете видеть повторяющиеся значения сразу в момент их возникновения. В других случаях советую находить дубликаты сортировкой. Если первоначальный порядок следования записей важен, постройте рабочую колонку. Пронумеруйте все записи базы, как в столбце «N» на рис. 1. Затем отсортируйте базу по полю «НаимПредпр». Повторяющиеся строки объединятся в группы и будут хорошо видны. Кстати, если база очень большая, можете на этом этапе применить еще и условное форматирование: подчеркнуть группы из повторяющихся строк. Когда удалите дубликаты, отсортируйте базу по рабочей колонке («N»). Первоначальный порядок следования записей будет восстановлен.

 

Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Удачной работы!