Excel 2007: работа с листами
 | Сегодня мы познакомимся с рабочим листом MS Excel 2007. Это — основной объект программы. С ним связано любое ваше действие в Excel. Это та «площадка», где вы храните свои данные, организуете их обработку и выполняете вычисления. Приемы работы листами для бухгалтера очень важны, ведь от того, как организованы листы в рабочей книге, зависит продуктивность его взаимодействия с Excel. Тем более что для бухгалтера эти приемы имеют свою специфику. Выяснить эту специфику, посмотреть на особенности ее реализации в Excel 2007 и будет нашей сегодняшней задачей. Николай КАРПЕНКО , канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Давайте займемся операциями с рабочими листами Excel 2007. Наша цель — освоить приемы создания листов, способы их защиты и упорядочения в пределах рабочей книги, коснуться некоторых параметров, которые влияют на поведение рабочего листа.
операции с рабочими листами
Книга MS Excel состоит из набора рабочих листов. Каждый лист имеет свое имя. По умолчанию Excel присваивает листам имена «
Лист1», «Лист2», «Лист3» и т. д. в порядке возрастания. Имена рабочих листов видны на ярлыках в нижней части окна Excel 2007 (рис. 1). 
Использование стандартных имен для листов на практике неудобно. Любое имя должно отражать смысл объекта, его назначение. Если на листе находятся данные о прибыли за первый квартал, то название «
ПрибЗа1кв» понятно характеризует его содержимое (чего не скажешь о названии «Лист1»). Поэтому в реальной работе листы приходится переименовывать. Изменить имя листа можно разными способами. Я советую освоить два из них.Способ 1. Двойным щелчком мыши на ярлыке листа открыть его на редактирование, ввести новое имя и нажать «
Enter».Способ 2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлыке листа, из контекстного меню выбрать пункт «
Переименовать». Имя листа станет доступно для редактирования. Вводим название, нажимаем «Enter» или щелкаем мышью в любом месте на листе Excel. Имя листа не может быть пустым. Максимальная длина имени 31 символ. Имя может включать русские и латинские буквы, знаки препинания, пробел.Важно!
В имени листа не должно быть таких символов: «\»,«/»,«?»,«*»,«[»,«]».По умолчанию Excel создает новую рабочую книгу с тремя листами, но это можно изменить. Щелкаем на кнопке «
Офис». Нажимаем на кнопку «Параметры Excel». Откроется окно, как на рис. 2. В разделе «Основные» находим параметр «Число листов» и печатаем нужное значение. 
Важно!
Максимальное количество листов в рабочей книге не должно превышать «255».Щелчок левой кнопкой мыши на имени листа делает его активным (иногда его называют «текущим»). В любой момент активным может быть только один лист рабочей книги. Его имя выделено жирным шрифтом. Щелкая левой кнопкой по именам листов, можно менять текущий лист и таким образом перелистывать рабочую книгу.
Совет
Для быстрой смены текущего листа пользуйтесь клавишами «Ctrl+PgDn» (следующий лист) и «Ctrl+PgUp» (предыдущий лист).Рабочая книга может объединять много листов. В этом случае все ярлыки, скорее всего, не будут видны в отведенной для этого области окна Excel 2007. Будет видна только часть имеющегося списка. Для доступа к остальным ярлыкам предусмотрена специальная группа кнопок, которая находится в левом нижнем углу окна Excel (рис. 1) и позволяет перелистывать список по горизонтали. Всего кнопок четыре. Вот их назначение в последовательности слева-направо: отобразить ярлык первого листа, предыдущего листа, следующего листа, последнего листа.
Важно!
Кнопки работы со списком ярлыков не изменяют выбор текущего листа. Выделенный лист остается текущим, даже если его ярлык не виден в поле просмотра (точнее, «прокрутки»).Листы рабочей книги можно переименовывать, удалять, копировать, перемещать их расположение относительно друг друга подобно тому, как вы перекладываете бумажные документы в пределах папки. Это можно сделать через основное меню системы. Щелкаем на пункт «Главная». Интересующие нас возможности находятся в группе «Ячейки» (рис. 3). В ней три иконки: «Вставить», «Удалить», «Формат». Щелчком мыши каждая из иконок раскрывается в список (выпадающее меню). Щелкаем на иконке «Вставить». Видим меню из четырех пунктов. Один из них — «Вставить лист». Щелкаем на иконке «Удалить». В появившемся меню обнаруживаем пункт «Удалить лист». Других операций с листами в меню этих иконок не предусмотрено. Работа с пунктами «Вставить», «Удалить» выполняется в одно действие — здесь комментировать нечего.
Самые богатые возможности относительно операций с листами предлагает меню иконки «
Формат» (рис. 4 на с. 12). Здесь к листам относятся сразу пять пунктов: «Скрыть или отобразить → Лист», «Переименовать лист», «Переместить или скопировать лист», «Цвет ярлычка», «Защитить лист…». 
Важно!
Все перечисленные операции относятся к текущему листу рабочей книги.Переименование листов мы уже рассмотрели. Первый пункт меню, относящийся к листам, — «Скрыть или отобразить → Лист». Выбираем этот раздел левой кнопкой мыши. Ярлык текущего листа исчезнет из списка. Заметьте, все данные остались на месте. Стало невидимым только изображение с именем ярлыка.
Важно!
Завершив разработку таблицы, скрывайте ненужные ярлыки. Это сократит их список и ускорит поиск нужной информации. И беглый взгляд непрошенного визитера не увидит ничего лишнего...Чтобы отобразить скрытые ярлыки, щелкаем на иконке «Формат», выбираем пункт «Скрыть или отобразить → Лист», в нем «Отобразить лист…». Появится окно со списком всех скрытых листов в пределах рабочей книги (рис. 5). Выбираем нужный из них и щелкаем «ОК». 
Операция «Переместить и скопировать лист» изменяет положение текущего листа в списке листов рабочей книги. Щелкаем на этой кнопке. Появится окно, изображенное на рис. 6. В центральной части окна видны все имеющиеся листы. Выбираем любой из них и нажимаем «ОК». Текущий лист займет положение ПЕРЕД выбранным элементом.
В верхней части окна находится список открытых рабочих книг. По умолчанию активна текущая книга. Если выбрать другую книгу, то в списке «
перед листом:» появится перечень листов этой книги. Выбираем позицию текущего листа в списке и нажимаем «ОК». Excel переместит текущий лист в другую книгу.В нижней части окна есть флажок «
Копия». Включаем его, выбираем позицию среди листов текущей книги и нажимаем «ОК». Excel создаст копию текущего листа, добавив к его имени порядковый номер. Например, для листа «Товары» копия будет называться «Товары (2)». Конечно, для копирования данных в Windows есть другие способы. Но в некоторых случаях работа с листами через кнопку «Формат» имеет свои преимущества. Вот пример.Допустим, у вас есть подробные сведения о прибылях и убытках по месяцам отчетного года. Каждый месяц занимает отдельный лист рабочей книги. Вы хотите разделить эти данные на четыре файла (по кварталам), в каждом файле должно находиться по три листа. То есть задача заключается в том, чтобы «разнести» листы текущей книги по разным файлам. Это удобно выполнить через меню «
Формат → Переместить и скопировать лист». Делайте так:— откройте все книги, которые должны участвовать в операции копирования и перемещения;
— сделайте активной рабочую книгу, из которой будете копировать данные (можно воспользоваться клавишей «
F6»);— сделайте активным лист, который собираетесь копировать;
— вызовите «
Формат → Переместить и скопировать лист». Выберите в списке «в книгу:» файл, куда нужно переместить или скопировать лист. В нашем случае это один из квартальных отчетов;— позаботьтесь о флажке «
Создать копию», если вы хотите сохранить данные в исходном файле;— нажмите «
ОК»;— повторите операцию для остальных листов рабочей книги.
Важно!
В пределах одной рабочей книги изменить местоположение текущего листа можно обычным перетаскиванием ярлыка. Для этого ставим указатель мыши на имя листа. Удерживая нажатой левую кнопку мыши, тащим ярлык влево или вправо, следя за перемещением маленького треугольного маркера. Этот маркер перемещается над именами листов вместе с движением мыши. Таким образом он показывает место в списке, куда будет вставлен текущий лист. Выбрав новое положение, отпускаем кнопку мыши.Количество листов в рабочей книге может быть велико. Например, в бухгалтерской практике 12 листов — это не объем, а скорее «номинальная квота»... Искать нужный элемент среди такого многообразия ярлыков становится трудно. В этом вопросе бухгалтеру поможет цвет. Из меню кнопки «
Формат» выбираем «Цвет ярлычка». Рядом с пунктом меню появится палитра (рис. 7). Щелчком левой кнопки выбираем цвет фона для текущего ярлыка (не рабочего листа!). 
Совет
В большом списке ярлыков проще ориентироваться, когда между ними есть закладки. Такими закладками могут выступать цветные ярлыки. В нашем примере можно присвоить ярлыкам хорошо заметный цвет для листов с итогами за кварталы отчетного года, а затем расположить их между триадами отчетов за месяц. Можно поступить по-другому. Создать несколько пустых листов. Присвоить им имена из одного или группы пробелов. Назначить ярлыкам яркий цвет и разместить такие «закладки» по списку. Цветные вкрапления помогут быстро отыскать нужный лист в рабочей книге.Последняя возможность в меню кнопки «Формат» относится к защите данных на рабочем листе. Этот пункт называется «Защитить лист…». Для бухгалтера такая возможность очень полезна. Удивительно, почему ею так часто пренебрегают. У защищенного листа есть важное преимущество: данные на нем нельзя случайно стереть или испортить без предварительного на то разрешения… При попытке изменить информацию Excel выдаст предупреждение с требованием отменить защиту. Вызываем меню «Защитить лист…». Появится окно, как на рис. 8. Включаем флажок «Защитить лист и содержимое защищаемых ячеек». В списке «Разрешить всем пользователям этого листа:» ставим галочки напротив тех элементов, которые должны остаться доступными. Заполняем поле «Пароль для отключения защиты листа». Нажимаем «ОК». Excel переспросит пароль еще раз. Если он совпадает с ранее введенным, Excel защитит лист. Теперь при попытке откорректировать данные Excel потребует ввести пароль.
Совет
Не увлекайтесь паролями при защите листов. Пароль можно забыть, и тогда для восстановления данных придется прибегать к специальным методам обработки… Все это требует времени и сил. Закрывайте паролем листы, только когда это действительно нужно. В остальных случаях не указывайте пароль, оставляйте его пустым (тогда и защиту к данным Excel применит, и пароль не придется помнить). Отменить защиту можно двумя способами. Первый — раскрыть меню кнопки «Формат» и выбрать «Снять защиту листа…». Второй способ — перейти на закладку «Рецензирование» основного меню. Найти группу «Изменения» и щелкнуть на кнопке «Снять защиту листа».
ЛИСТЫ И ПРАВАЯ КНОПКА МЫШИ
Большинство операций с рабочим листом можно сделать через правую кнопку мыши. Щелчок на ярлычке раскрывает контекстное меню, изображенное на рис. 9. В меню представлены десять пунктов против восьми в Excel 2003. Добавилась возможность скрыть лист и защитить его. Все остальные пункты меню соответствуют тем действиям, которые мы только что рассмотрели. Неохваченный нашим вниманием остался только один элемент — «
Исходный текст». Он означает не текст на листе в обычном понимании этого слова! По этой команде Excel позволяет связать с рабочим листом программу на языке Visual Basic for Application (VBA). Такая программа будет стартовать при активизации листа, она может выполнять самые разные действия, которые не укладываются в стандартный набор возможностей Excel. В предельном случае такая программа может представлять собой целую систему автоматизации, работая с которой вы даже не увидите, что на самом деле находитесь в рамках электронной таблицы. Взаимодействие будет происходить через готовые формы, отчеты, систему меню и т. п. Создавать такие программы, конечно, не бухгалтерская работа, но помнить о такой возможности нужно. Есть немало ситуаций, когда, с одной стороны, работу удобно вести в Excel, а с другой — желательно усилить автоматизацию каких-то функций. Вот тут уместно подумать о возможном «допрограммировании» задачи. А как это сделать: пригласить специалиста или вникнуть в VBA самому — решать только вам. 
ПАРАМЕТРЫ ЛИСТОВ И «1C: БУХГАЛТЕРИЯ»
Вернемся к панели работы с листами. Она находится слева в нижней части окна Excel. На панели представлены четыре навигационные кнопки, набор ярлычков и граница для изменения ширины области прокрутки. К навигационным кнопкам относятся: показать первый лист в списке, сдвинуть список ярлычков на один лист влево, сдвинуть список на один лист вправо, сдвинуть список до последнего листа вправо. Рядом с кнопками расположен сам список ярлычков.
Важно!
В правой части списка ярлычков есть специальный элемент для создания нового листа (рис. 10). Чтобы добавить лист к рабочей книге, нужно щелкнуть на этом элементе левой кнопкой мыши. На мой взгляд, это самый удобный способ решения задачи. Альтернативный вариант — нажать комбинацию клавиш «Shift+F11». 
В правой части панели находится специальный элемент, назовем его «граница области прокрутки». Эту границу можно перемещать, удерживая левую кнопку мыши, и тем самым изменять ширину области отображения ярлычков. Перетащив границу в крайнее левое положение, поле ярлыков исчезнет. Ничего страшного в этом нет — все данные остались целы. Достаточно расширить область для списка, сместив границу поля прокрутки вправо, и все восстановится.
В Excel можно повлиять на панель работы с ярлыками через параметры программы. Причем в версии MS Office 2007 в этом вопросе есть небольшие отличия от более ранних версий пакета. Нажмите «
Офис», затем кнопку «Параметры Excel». В открывшемся окне выберите раздел «Дополнительно». Пролистайте содержимое окна вниз, пока не станет доступной группа «Показать параметры для следующей книги» (рис. 11). В ней есть флажок «Показывать ярлычки листов». Отключите его. Панель работы с ярлыками исчезнет. 
Важно!
Хотя изображения ярлычков не видны, сами листы никуда не делись. В этом легко убедиться. Нажмите клавиши «Ctrl+PgUp», «Ctrl+PgDn» для смены текущего листа, и вы увидите, что все прекрасно работает…Такая настройка «видимости» ярлычков действует индивидуально для каждой рабочей книги. Выбрать имя книги можно в специальном поле, которое находится справа от названия группы параметров. Содержимое поле организовано в виде выпадающего списка. Состав списка определяется набором документов, открытых в текущем сеансе работы с Excel.
Важно!
Импортировав в Excel данные из программы «1С: Бухгалтерия 7.7», вы получите книгу в том состоянии, когда панель работы с ярлыками недоступна. Работать в таком режиме, конечно же, невозможно. Но вы уже знаете, как решить проблему. Нужно вызвать окно дополнительных параметров, включить флажок «Показывать ярлычки листов». После этого поставить указатель мыши на границу поля прокрутки, удерживая левую кнопку, перетащить границу вправо. Ярлыки появятся на экране.Кроме флажка для отображения ярлыков, на внешний вид листа влияют элементы группы «
Показывать параметры для следующего листа». С их помощью можно скрыть или отобразить заголовки, показать формулы, спрятать нулевые значения, отключить сетку и т. д. Объектом воздействия этих параметров является лист. Но понятия, которыми они оперируют, относятся к содержимому листа, т. е. к таблице Excel. А она станет предметом обсуждения в нашей следующей статье, где мы и вернемся к этому вопросу подробнее.
Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
