Порядок подачи отчетности в электронной форме

Уважаемые читатели!

В последнее время в значительной мере повысилась активность всех государственных органов в сфере внедрения электронной отчетности. ГНАУ, Пенсионный фонд, Центр занятости, Госкомстат — это неполный перечень органов, которые уже предприняли практические шаги в этом направлении. В частности, Госкомстат внедрил пилотный проект по сбору и обработке статистической отчетности в электронной форме. В течение 2009 года этот проект осуществляется в городе Киеве и Киевской области. В случае успешной реализации он со временем будет распространен на другие регионы Украины. Итак, предлагаем вам ознакомиться с действующим Порядком подачи статистической отчетности в электронной форме, который, очевидно, будет положен в основу общегосударственного проекта по внедрению электронной статистической отчетности.

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СТАТИСТИКИ УКРАИНЫ

 

Порядок подачи отчетности в электронной форме

 

Утвержден приказом от 25 февраля 2009 года № 69

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.

Порядок подачи отчетности в электронной форме (далее — Порядок) разработан в соответствии с положениями законов Украины «Об электронных документах и электронном документообороте», «Об электронной цифровой подписи», а также Порядком применения электронной цифровой подписи органами государственной власти, органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями государственной формы собственности, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года № 1452, и Типовым порядком осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 года № 1453.

1.2.

Порядок определяет последовательность подачи отчетности в электронной форме и распространяется на респондентов, адресата отчетности, оператора электронной отчетности, а также аккредитованные центры сертификации ключей, предоставляющие услуги электронной цифровой подписи.

1.3.

 Положения Порядка действительны на период проведения пилотного проекта по сбору и обработке отчетности в электронной форме*.

* Согласно приказу Госкомстата от 25 февраля 2009 года № 69 периодом проведения пилотного проекта по сбору и обработке отчетности в электронной форме определен 2009 год. —

Примеч. ред.

 

2.

термины И ИХ ОПРЕДЕЛЕНИЯ

2.1. В Порядке термины употребляются в следующем значении:

адресат отчетности

— территориальные органы государственной статистики;

база данных адресата отчетности (база данных АО)

— база данных в электронном виде, созданная адресатом отчетности на основе показателей статистической и финансовой отчетности и предназначенная для централизованного накопления и использования в информационных системах адресата отчетности;

электронный конверт

— составная часть электронного документа, содержащая ряд служебных данных, позволяющих бесспорно определить достоверность электронного документа без ознакомления с его содержанием (в частности, сертификаты открытых ключей автора электронного документа, заглавие электронного документа, сведения об авторе и адресате электронного документа);

квитанция о получении отчета в электронной форме (первая квитанция)

— электронный документ, формируемый центром обработки электронных отчетов или оператором и удостоверяющий факт и время получения отчета в электронной форме;

квитанция о приеме отчета в электронной форме (вторая квитанция)

— электронный документ, формируемый центром обработки электронных отчетов и удостоверяющий факт и время приема (неприема) отчета в электронной форме и внесения его данных в базу данных АО;

пользователи системы электронной отчетности

— адресат отчетности, респонденты и оператор, осуществляющие обмен электронными отчетами и квитанциями и выполняющие другие функции, предусмотренные Порядком;

оператор электронной отчетности (оператор)

— юридическое лицо, предоставляющее адресату отчетности и респондентам услуги по обмену электронными отчетами и квитанциями в системе электронной отчетности;

программное средство

— программное обеспечение, предназначенное для создания респондентом электронных отчетов соответствующего формата (стандарта) согласно требованиям настоящего Порядка;

респонденты

— лицо или совокупность лиц, подлежащих статистическому наблюдению в установленном законодательством порядке, а именно:

— юридические лица, их филиалы, отделения, представительства и другие обособленные структурные подразделения, находящиеся на территории Украины;

— юридические лица, их филиалы, отделения, представительства и другие обособленные структурные подразделения, находящиеся за пределами Украины и созданные при участии юридических лиц Украины;

— физические лица, независимо от их гражданства, находящиеся на территории Украины, или совокупности таких лиц;

— физические лица, являющиеся гражданами Украины и находящиеся за ее пределами, или совокупности таких лиц;

система электронной отчетности

— автоматизированная система сбора государственной статистической и финансовой отчетности в электронном виде, представляющая собой совокупность нормативно-правовых, организационных мероприятий и программных, программно-аппаратных, телекоммуникационных средств пользователей, обеспечивающих создание, передачу, контроль прохождения, обработку данных и хранение электронных отчетов и квитанций;

специализированное программное обеспечение

— программное обеспечение, предназначенное для создания электронных отчетов и квитанций соответствующего формата, а также наложения электронной цифровой подписи и передачи электронных документов согласно требованиям Порядка, которое базируется на использовании промышленно пригодных технологических решений, построенных на процессах преобразования данных при автоматизированном формировании, представлении, приеме и обработке отчетности, что подтверждается соответствующими охранными документами;

статистический отчет, статистическая отчетность (отчет, отчетность)

— форма отчетности (бланк) государственного статистического наблюдения, по которой респонденты подают информацию органам государственной статистики при сборе государственной статистической отчетности в виде отчета утвержденного образца и за подписью должностных лиц, отвечающих за достоверность поданной информации;

отчет в электронной форме, отчетность в электронной форме (электронный отчет, электронная отчетность)

— электронный документ, представляющий собой статистический или финансовый отчет, сформированный с помощью программного обеспечения и поданный респондентом по правилам, определенным Порядком;

финансовая отчетность

— бухгалтерская отчетность, содержащая информацию о финансовом положении, результатах деятельности и движении денежных средств предприятия за отчетный период;

формат отчета в электронной форме (формат)

— формализованное описание состава и структуры показателей отчета в электронной форме, определенное Государственным комитетом статистики Украины;

центр обработки электронных отчетов (ЦОЭО)

 — структурное подразделение адресата отчетности, выполняющее функции информационно-технического администратора в соответствии с Порядком.

2.2.

Другие термины употребляются в значении, приведенном в Законе Украины «О государственной статистике» и нормативно-правовых актах, определенных в п. 1 Порядка.

 

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К Подаче ОТЧЕТНОСТИ В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

3.1.

Подача респондентом отчетности в электронной форме осуществляется на добровольных началах и по его инициативе.

3.2.

Респондент, изъявивший желание подавать отчеты в электронной форме, должен соблюдать требования Порядка и действующего законодательства.

3.3.

Электронная отчетность подается респондентами за отчетные периоды и в сроки подачи, установленные нормативно-правовыми актами для соответствующих отчетов на бумаге.

3.4.

Электронные отчеты с обязательными реквизитами, в том числе с электронной цифровой подписью респондента (его должностных лиц), сформированные и поданные в соответствии с Порядком, являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться в течение срока, установленного для аналогичных документов на бумаге, и могут использоваться как доказательство в суде или при рассмотрении споров в досудебном порядке.

3.5.

Электронные отчеты, поданные с нарушением норм Порядка, поданными не считаются.

3.6.

Датой подачи электронного отчета считается дата, зафиксированная в первой квитанции, при условии получения респондентом второй квитанции с сообщением о приеме электронного отчета.

3.7.

Отчет, сформированный с помощью специализированного программного обеспечения в соответствующем формате без наложения ЭЦП и сохраненный на электронном носителе (дискета, диск, флеш-память и т. п.), не является электронным документом. Он может подаваться респондентом адресату отчетности вместе с оригиналом этого отчета на бумажном носителе для упрощения процесса обработки данных адресатом отчетности.

3.8.

Взаимоотношения между респондентами, оператором, адресатом отчетности и аккредитованными центрами сертификации ключей осуществляются на договорных началах.

 

4. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

4.1.

Представление электронного отчета осуществляется с помощью программно-технических средств, которые прошли тестирование на совместимость с программно-техническими средствами Государственного комитета статистики Украины, в том числе специализированного программного обеспечения и надежных средств электронной цифровой подписи, дающих возможность осуществить создание, передачу, прием, обработку данных электронных отчетов в соответствии с требованиями настоящего Порядка.

4.2.

Программные средства и специализированное программное обеспечение должны обеспечивать полный цикл обработки электронных документов и соответствовать следующим требованиям:

а) отвечать требованиям законодательства по защите информации;

б) содержать встроенные криптографические алгоритмы и библиотеки, имеющие позитивное заключение государственной экспертизы в сфере криптографической защиты информации;

в) базироваться на использовании промышленно пригодных технологических решений, построенных на процессах преобразования данных при автоматизированном формировании, подаче, приеме и обработке отчетности, что подтверждается соответствующими охранными документами;

г) обеспечивать возможность подписания электронных отчетов с помощью надежных средств электронной цифровой подписи.

4.3.

В специализированном программном обеспечении должны реализовываться:

а) создание отчетности в электронной форме в определенном формате, заверение электронной цифровой подписью, передача и контроль прохождения электронных отчетов и квитанций в системе электронной отчетности;

б) осуществление автоматического контроля за согласованностью показателей одной и разных форм отчетов, создающихся респондентом;

в) автоматическое создание электронного конверта и включение в него сведений об отчете, респонденте, адресате отчетности, позволяющих бесспорно определить достоверность поданного электронного документа без ознакомления с его содержанием;

г) применение респондентами, центром обработки электронных отчетов, адресатом отчетности и оператором надежных средств электронной цифровой подписи, совместимых с аналогичными средствами, использующимися другими пользователями системы электронной отчетности;

д) шифровка электронного отчета средствами, имеющими позитивное заключение по результатам государственной экспертизы в сфере криптографической защиты информации;

ж) подтверждение электронной цифровой подписи, наложенной на электронный отчет, электронный конверт и квитанции с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;

к) хранение (архивирование) переданных электронных отчетов и квитанций и возможность их восстановления из архива;

л) экспорт электронных отчетов и квитанций (на диски, дискеты, карты памяти и т. п.), а также их печать и визуальное отображение;

м) выгрузка данных электронного документа в согласованную с разработчиком комплексов электронной обработки информации структуру файлов для последующей обработки.

4.4.

Государственный комитет статистики Украины информирует респондентов о специализированном программном обеспечении и программных средствах, которые соответствуют установленным требованиям и могут использоваться для подачи отчетности в электронной форме, путем размещения соответствующего перечня на официальном веб-сайте.

 

5. ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ОПЕРАТОРА В СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ОТЧЕТНОСТИ

5.1.

Для подачи электронных документов респондент использует на договорных началах услуги оператора, включенного в систему электронной отчетности на основании соответствующего решения Государственного комитета статистики Украины.

5.2.

Оператор обеспечивает круглосуточный прием и гарантированную доставку электронных отчетов в ЦОЭО.

5.3.

Для включения в систему электронной отчетности оператор должен отвечать следующим требованиям:

а) иметь собственный регламент — документ, определяющий порядок осуществления оператором своих функций, который должен базироваться на использовании промышленно пригодных технологических решений, построенных на процессах превращения данных при автоматизированном создании, подаче, получении и обработке отчетности, что подтверждается соответствующими документами;

б) применять специализированное программное обеспечение;

в) использовать для выполнения своих функций комплекс аппаратно-программных и технических средств, имеющих комплексную систему защиты информации в соответствии с законодательством Украины о защите информации;

г) обеспечивать передачу данных в центр обработки электронных отчетов по каналам связи в соответствии с требованиями действующего законодательства в сфере защиты информации.

5.4.

Оператор предоставляет услуги по обмену электронными документами на основании соответствующих договоров с Государственным комитетом статистики Украины и респондентами.

Договор между оператором и Государственным комитетом статистики Украины на предоставление услуг по обмену электронными документами заключается на бесплатной основе.

5.4.1.

Договором с Государственным комитетом статистики Украины предусматриваются следующие обязанности оператора:

а) регистрация респондентов, изъявивших желание подавать отчеты в форме электронного документа, в системе электронной отчетности и заключение с ними соответствующих договоров;

б) информирование адресата отчетности о включении респондента в систему электронной отчетности;

в) сбор электронных документов от зарегистрированных респондентов;

г) проверка достоверности поданного респондентом электронного документа путем проверки информации электронного конверта и проверки действия сертификатов открытых ключей респондента, содержащихся в электронном конверте;

д) создание и передача респонденту и адресату отчетности первой квитанции и удостоверение наличия отчета отметкой времени;

ж) гарантированная передача электронных отчетов и квитанций от респондентов в центр обработки электронных отчетов и в обратном направлении в течение двух часов с момента их получения;

к) обеспечение контроля прохождения электронных документов и квитанций;

л) регистрация и хранение информации о переданных электронных документах и квитанциях;

м) хранение электронных документов в шифрованном виде до момента получения респондентом второй квитанции;

н) хранение электронных сообщений центра обработки электронных отчетов в шифрованном виде до момента получения их респондентами;

п) хранение собственных электронных сообщений и данных электронных конвертов, а также информации о переданных электронных документах и квитанциях, осуществление их периодического резервного копирования и обеспечение возможности восстановления данных из резерва в течение сроков, определенных законодательством для хранения соответствующих отчетов.

5.4.2.

Договор с респондентом предусматривает следующие обязанности оператора:

а) круглосуточный прием электронных документов, создание и передача респонденту и адресату отчетности первой квитанции и удостоверение наличия отчета отметкой времени;

б) гарантированная передача электронных документов и квитанций от респондента в центр обработки электронных отчетов и в обратном направлении в течение двух часов с момента их получения;

в) хранение электронных документов в шифрованном виде до момента получения респондентом второй квитанции и ответственность оператора за потерю электронного отчета, по которому респондентом была получена первая квитанция и который не был доставлен адресату отчетности, в том числе возмещение респонденту убытков, понесенных в случае нарушения установленных сроков подачи отчетности, если такое нарушение было вызвано потерей оператором электронного отчета;

г) хранение электронных сообщений центра обработки электронных отчетов в шифрованном виде до момента получения их респондентом;

д) хранение переданных квитанций, осуществление их периодического резервного копирования и обеспечение возможности восстановления данных из резерва в течение сроков, определенных законодательством для хранения соответствующих отчетов.

5.5.

Государственный комитет статистики Украины информирует респондентов о включении оператора в систему электронной отчетности через официальный веб-сайт.

 

6. Подача ЭЛЕКТРОННОЙ ОТЧЕТНОСТИ

6.1.

Адресат отчетности информирует респондентов о возможностях и порядке подачи отчетов в электронной форме.

6.2.

Респондент направляет электронные отчеты в ЦОЭО, пользуясь услугами оператора.

6.3.

При подаче электронных отчетов по телекоммуникационным каналам связи пользователи системы электронной отчетности должны соблюдать следующий порядок.

6.3.1.

Респондент:

а) создает с помощью программного средства или специализированного программного обеспечения электронный отчет согласно инструкции по заполнению соответствующей формы государственного статистического наблюдения или финансовой отчетности в определенном Государственным комитетом статистики Украины формате;

б) заверяет электронный отчет электронными цифровыми подписями должностных лиц в таком порядке: первой — ЭЦП лица, отвечающего за достоверность поданной информации, второй — ЭЦП руководителя (директора);

если за достоверность поданной информации отвечает непосредственно руководитель (директор), электронный отчет заверяется только электронной цифровой подписью руководителя (директора);

физическое лицо — субъект предпринимательской деятельности электронный отчет заверяет личной электронной цифровой подписью;

в) осуществляет шифровку электронного отчета;

г) формирует и отправляет электронный конверт с подписанным и зашифрованным электронным отчетом в центр обработки электронных отчетов через оператора. Второй экземпляр электронного отчета хранится у респондента;

д) получает первую и вторую квитанции и проверяет достоверность ЭЦП оператора на первой квитанции, ЭЦП центра обработки электронных отчетов на второй квитанции и хранит обе квитанции в собственном архиве;

ж) если респондентом получена вторая квитанция, которая содержит информацию о непринятии электронного отчета Центром обработки электронных отчетов, он повторно направляет электронный отчет, предварительно откорректировав его при необходимости;

к) при непоступлении первой квитанции и/или второй квитанции, невозможности ее расшифровки или проверки ЭЦП, а также при выявлении ошибок и/или предоставлении уточнений респондент подает электронный отчет повторно;

л) действительным считается последний электронный отчет, поданный респондентом до окончания сроков подачи соответствующей отчетности, определенных нормативно-правовыми актами.

6.3.2.

Оператор:

а) получает и проверяет электронный конверт, сформированный респондентом, формирует первую квитанцию и отсылает ее респонденту;

б) фиксирует дату получения как дату подачи респондентом электронного отчета, указывает дату и время в первой квитанции и отсылает ее респонденту;

в) формирует, подписывает собственным ЭЦП и шифрует электронный конверт сертификатом центра обработки электронной отчетности;

г) отправляет электронный конверт, сформированный соответствующим образом, в центр обработки электронной отчетности;

д) хранит информацию о прохождении электронных конвертов и квитанций, заверенных ЦОЭО и респондентами;

ж) обеспечивает конфиденциальность обмена электронной отчетностью между респондентом и центром обработки электронной отчетности.

Оператор не несет ответственности за содержание электронных отчетных документов.

6.3.3.

Центр обработки электронной отчетности:

а) получает электронный конверт от оператора, проверяет его целостность;

б) подтверждает факт получения электронного конверта отсылкой служебного сообщения оператору;

в) расшифровывает электронный отчет;

г) проверяет правильность удостоверения электронного отчета ЭЦП;

д) проверяет соответствие формата электронного отчета;

ж) проверяет заполнение обязательных реквизитов электронного отчета;

к) осуществляет арифметически-логическую проверку данных электронного отчета;

л) формирует вторую квитанцию, заверяет своей электронной цифровой подписью и направляет ее респонденту через оператора;

в указанной квитанции в текстовом формате определяются реквизиты полученного электронного отчета, соответствие формата электронного отчета, результаты проверки электронной цифровой подписи и арифметически-логической проверки, регистрационный номер, дата и время получения электронного отчета и данные об отправителе квитанции;

второй экземпляр квитанции хранится в центре обработки электронных отчетов;

м) импортирует данные электронного отчета, по которым была отправлена респонденту вторая квитанция, в базу данных АО;

н) заверяет электронный отчет респондента собственным ЭЦП, шифрует и передает его в соответствующие органы адресата отчетности, где респондент зарегистрирован, и информирует об этом ответственного в этом органе.

6.4.

Электронная отчетность не считается поданной, если респондент не получил вторую квитанцию или получил ее с информацией о невозможности расшифровки электронного отчета, нарушении его целостности, несоответствии формата электронного отчета.

 

7. ПРИем ЭЛЕКТРОННОЙ ОТЧЕТНОСТИ

7.1.

ЦОЭО принимает электронную отчетность круглосуточно.

7.2.

Обработка электронной отчетности осуществляется ЦОЭО с 9:00 до 17:00 ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней.

В случае получения электронного отчета после 16:30 ЦОЭО формирует и отсылает вторую квитанцию в течение первых двух часов следующего рабочего дня.

7.3.

Основанием для приема электронного отчета являются:

а) соответствие определенному формату электронного отчета;

б) подтверждение электронной цифровой печати респондента и электронных цифровых подписей его должностных лиц, являющихся обязательными для отчетов в бумажной форме, наложенных с помощью надежных средств электронной цифровой подписи в соответствии с требованиями Закона Украины «Об электронной цифровой подписи» и настоящего Порядка;

в) электронная цифровая подпись, подтвержденная с использованием усиленного сертификата ключа, сформированного для уполномоченного лица респондента;

г) соответствующий усиленный сертификат ключа, который был действительным при наложении ЭЦП (подтверждается с помощью отметки времени, полученной от аккредитованного центра сертификации ключей, или если до момента получения электронного документа срок действия соответствующего сертификата не истек, или соответствующий сертификат не был отменен/блокирован).

7.4. При возникновении ситуации, когда данные принятого отчета требуют бесспорного корректирования, адресат отчетности сообщает об этом респонденту и вносит необходимые изменения (после предоставления респондентом повторного отчета). Процедура последующего взаимодействия адресата отчетности и респондента регламентируется действующими нормативно-правовыми актами.