Excel 2007: просмотр и печать. Часть 1
 | Электронный документооборот — это, безусловно, хорошо. Однако файл к делу не подошьешь и в папку не положишь. Поэтому для бухгалтера бумажная копия еще долгое время будет оставаться основной формой представления отчетов. На первый взгляд получить распечатку проще простого: нажал на иконку, положил бумагу в принтер, а все остальное Excel сделает сам. Однако и здесь есть свои тонкости и секреты. Разобраться с ними применительно к Excel 2007 я и предлагаю в этой статье. Николай КАРПЕНКО , канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Если сравнить Excel 2007 с более ранними версиями программы, то функциональные возможности в плане подготовки документов к печати в нем существенно не изменились. Набор доступных параметров и их назначение в основном остались прежними, хотя появился и ряд приятных мелочей. Но самое главное — существенно преобразился интерфейс работы при подготовке отчетов. И разобраться с ним нужно подробно, тем более что тема печати в наших публикациях по Excel практически не освещалась. Итак, сегодня перед нами стоят такие задачи:
— научиться готовить отчеты для печати и распечатывать документы в Excel 2007;
— выяснить бухгалтерскую специфику этого вопроса.
Как подготовить документ для печати
Один и тот же документ на экране и на печати выглядит по-разному. И дело не только в том, что экран монитора и печатный лист отличаются по размерам и соотношению сторон. Принтер и монитор — совершенно разные устройства с точки зрения технических возможностей. На мониторе можно показать большее количество цветов, чем на принтере. Зато разрешение у монитора (т. е. количество отображаемых точек на сантиметр или на дюйм) существенно меньше. Для этих устройств по-разному работают шрифты. Есть и другие технические детали. Так что добиться идентичного изображения документа на принтере и на дисплее практически невозможно, как бы мы ни старались. Поэтому, прежде чем печатать таблицу, нужно не только ее отформатировать — нужен специальный инструмент, который покажет документ так, как он будет выглядеть на печати. Таким инструментом в Excel является
предварительный просмотр . В общем случае, прежде чем печатать документ, нужно выполнить такие действия:1) отформатировать должным образом рабочие листы;
2) указать параметры страницы;
3) обратиться к функции предварительного просмотра и убедиться, что документ хорошо ложится на страницу;
4) при необходимости откорректировать параметры страницы или переформатировать документ;
5) установить параметры принтера;
6) отправить документ на печать.
Форматировать рабочие листы мы уже умеем. Остается разобраться с параметрами страниц и самой печати. В Excel 2007 доступ к этим параметрам можно получить двумя способами: через меню кнопки «
Офис» и через специальный раздел «Разметка страницы». У каждого из указанных способов есть свои преимущества и ограничения. В первом случае можно настроить большинство самых нужных параметров печати. Например, изменить поля на печатном листе, внедрить колонтитулы, определить правила переноса широких таблиц с одного листа на другой, выбрать формат страницы, ее ориентацию, качество печати и т. д. Такие же действия можно проделать и через раздел основного меню «Разметка страницы». Однако в этом разделе есть и дополнительные возможности для тонкой настройки процесса печати. Так, через раздел «Разметка страницы» можно вручную выполнить разбивку документа на листы, ограничить область печати определенным фрагментом рабочего листа, включить печать заголовков и т. п. Поэтому имеет смысл познакомиться с каждым из способов работы в отдельности. И начнем мы с меню кнопки «Офис».
Печать из меню кнопки «Офис»
Первым делом открываем документ. Я выбрал в качестве примера бланк обычной накладной, как на рис. 1. Когда документ открыт, у нас появился объект для печати. Теперь можно приступить к настройке параметров страницы и работы принтера. Для этого делаем так.
Щелкаем мышью на кнопке «
Офис». Раскроется меню, изображенное на рис. 2. В нем есть три пункта:— «
Печать» (здесь можно выбрать принтер для распечатки и настроить его параметры);— «
Быстрая печать» (служит для распечатки документа на принтер, установленный по умолчанию без изменения его характеристик);— «
Предварительный просмотр» (в этом разделе вы можете настроить параметры страницы, поля, колонтитулы, порядок следования листов и т. д.). Именно в этом разделе и происходит собственно подготовка отчета к его распечатке. Поскольку установка параметров страницы предшествует процессу печати, с них мы и начнем. 
Л
ента «Предварительный просмотр»Как мы уже говорили, за установку параметров страниц отвечает раздел меню «
Предварительный просмотр». В этом режиме Excel показывает документ в том виде, как он будет выглядеть на распечатке. По крайней мере он пытается сделать это максимально точно.Важно! В режиме предварительного просмотра Excel работает с учетом характеристики принтера, на котором будет печататься документ. Выбрав другой принтер или изменив параметры печати, вид документа в окне предварительного просмотра, его расположение на странице может измениться.
На мой взгляд, предварительный просмотр является
обязательным этапом перед распечаткой документа. Печать без предварительного просмотра бессмысленна. Представьте себе, что вы собрались печатать объемную таблицу листов, скажем, на 20. Но правая колонка этой таблицы выходит за область печати, причем совсем незначительно, буквально на пару миллиметров. Результат будет однозначным. Вы получите распечатку из 40 страниц. На первых двадцати листах поместится основная часть таблицы, на остальных двадцати — тонкая полоска непоместившихся данных. Кстати, типичная ситуация, когда одна лишняя колонка становится причиной десятков лишних страниц. Чтобы избежать этого, нужно перейти в окно предварительного просмотра, внимательно настроить параметры страницы и убедиться, что документ правильно ложится на лист. И только после этого можно начинать распечатку. Итак, чтобы установить параметры страницы, делаем так:1) открываем документ (рис. 1). Щелкаем мышью на кнопке «
Офис». Раскроется меню, как на рис. 2;2) ставим указатель мыши на пункт «
Печать». Левой кнопкой при этом щелкать не нужно! Раскроется дополнительное меню, как в левой части на рис. 2;3) щелчком левой кнопки выбираем пункт «
Предварительный просмотр».Вид рабочей области Excel изменится. В центральной части окна появится схематическое изображение документа в том виде, как он будет выглядеть на распечатке. В верхней части окна появится лента «
Предварительный просмотр» (рис. 3). На ленте три группы иконок: «Печать», «Масштаб» и «Просмотр». Рассмотрим их работу подробнее, причем в той последовательности, какая нужна для подготовки отчета к печати.
Печать и установка параметров страницы
В группе «
Печать» находятся две иконки — «Печать» и «Параметры страницы». Щелчок на кнопке «Печать» начнет распечатку документа. Это мы делаем в последнюю очередь. Сейчас нам нужна иконка «Параметры страницы». Щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Раскроется окно, как на рис. 4. В этом окне есть четыре закладки: «Страница», «Поля», «Колонтитулы» и «Лист». Посмотрим на их назначение.
Закладка «Страница»
Состав параметров этого окна показан на рис. 4. В верхней части расположена группа «
Ориентация». В ней находится переключатель, который может находиться в положении «Книжная» или «Альбомная». Выбрав вариант «Книжная», материал отчета будет распечатан вдоль длинной стороны страницы. В положении «Альбомная» отчет печатается вдоль короткой стороны. То есть страницу Excel рассматривает как бы повернутой на 90 градусов. В бухгалтерских отчетах такой режим встречается часто, особенно при печати широких таблиц.Важно! Ориентацию страницы можно установить и в параметрах принтера. Чтобы избежать конфликта, перед распечаткой проверьте, были ли эти настройки согласованы. Как это сделать, мы узнаем чуть позже.
Группа параметров «
Масштаб» позволяет плавно уменьшить или увеличить документ при его распечатке. По умолчанию данные Excel печатает в масштабе «100 %» от натуральной величины. Если документ не помещается на странице, сделайте так:1) поставьте переключатель «
Установить» в активное положение;2) в поле справа от переключателя введите
процент масштабирования. Он может находиться в диапазоне от «10» до «400»;3) нажмите «
ОК».Второй параметр группы «
Масштаб» называется «разместить не более чем на:». Включаем его. Справа от названия параметра есть два окна. Первое отвечает за масштабирование по горизонтали (по ширине). Второе влияет на масштабирование по вертикали. Допустим, что наш документ «Накладная» слегка выходит за пределы страницы. Мы не хотим переформатировать всю таблицу, подбирать высоту строк, ширину колонок и т. д. Здесь можно применить два варианта. Первый — уменьшить масштаб по вертикали или горизонтали так, чтобы получить нужный результат. Второй — включить параметр «разместить не более чем на:». В поля «стр. в ширину» и «стр. в высоту» ввести значения «1». Коэффициент масштабирования Excel подберет сам.Масштабирование нужно применять осторожно, особенно при работе с параметрами «
разместить не более чем на:». Не пытайтесь поместить таблицу из трех страниц на один лист! Распечатка будет слишком мелкой, и текст в ней станет нечитабельным. Например, если в накладной использован шрифт размером «8 пт.», то даже небольшое уменьшение такого документа крайне нежелательно.Совет Параметр «
разместить не более чем на:» удобно применять для так называемой подгонки страниц — это когда в многостраничном документе пара строк переходит на новую страницу и в результате печатается практически пустой последний лист. Чтобы избежать трудоемкого переформатирования таблицы, в окне предварительного просмотра определите общее количество страниц в распечатке. Затем включите параметр «разместить не более чем на:». Перейдите в окно «стр. в высоту:» и введите количество страниц, уменьшив его на «1».Параметр «
Размер бумаги» служит для выбора величины печатного листа. Этот параметр представлен списком значений. Количество и состав элементов этого списка зависят от модели принтера. В отечественной практике применяют бумагу формата «А4» (218 х 297 мм), «А5» (половина от «А4», т. е. 210 х 148 мм). В бухгалтерской практике для широких таблиц иногда применяют формат «А3» размером 420 х 297 мм.Параметр «
Качество печати» относится к характеристикам печатающего устройства. Он определяет, с каким разрешением принтер будет распечатывать отчет. Обычно этот параметр оставляют по умолчанию, качество печати лучше указывать в характеристиках принтера.Параметр «
Номер первой страницы» влияет на нумерацию листов. Значение «Авто» подразумевает, что страницы нумеруются с «1». Если таблица является частью общего отчета, это значение придется изменить. Для этого в окно «Номер первой страницы» просто напечатайте нужное число.
Закладка «Поля»
Вид окна для этой закладки показан на рис. 5. Здесь можно установить размер отступов между физическими границами листа и областью печати документа. Величину полей вводят в сантиметрах. Для регулировки полей служат четыре окна — «
верхнее», «нижнее», «левое» и «правое». Если в документе предусмотрены колонтитулы, их местоположение тоже можно изменить. Для этого служат два параметра «верхнего колонтитула:» и «нижнего колонтитула:». Они определяют вертикальное смещение колонтитулов относительно краев страницы.
Важно! Следите, чтобы верхнее и нижнее поля на странице (параметры «верхнее» и «нижнее») были больше, чем отступы для колонтитулов, иначе текст документа их перекроет.
Для бухгалтера будут полезны параметры «Центрировать на странице». В этой группе есть два флажка «горизонтально» и «вертикально». Включите их, и документ будет расположен по центру относительно краев печатного листа.
Важно! Центрирование Excel выполняет с учетом полей документа.
Закладка «Колонтитулы»
Строка колонтитулов — это текст, который Excel печатает на каждой странице документа. Колонтитулы бывают верхними (печатаются вверху страницы) и нижними. Для бухгалтера работа с колонтитулами очень важна не только потому, что документ с колонтитулами выглядит лучше. В них можно пронумеровать страницы, указать дату, время печати, имя файла, его местоположение и т. п. Поэтому «
Колонтитулы» — одна из самых полезных закладок в работе бухгалтера. Чтобы сформировать колонтитулы, делаем так:1) в окне «
Параметры страницы» щелкаем на закладке «Колонтитулы». Откроется окно, как на рис. 6. Оно состоит из двух частей. Вверху есть небольшое окно и выпадающий список с названием «Верхний колонтитул:». В окне можно увидеть внешний вид верхнего колонтитула. Пока эта область пуста, так как текст колонтитулов еще не определен; 
2) щелкаем на поле «Верхний колонтитул:». Появится список из 16 стандартных вариантов оформления колонтитула. В них можно показать номер страницы, количество страниц в документе, дату создания, имя файла и т. д. Внизу окна есть такие же элементы управления для нижнего колонтитула;
3) выбрав подходящее значение из списка, нажимаем «ОК». Колонтитул создан.
В центре окна расположены две кнопки: «Создать верхний колонтитул…» и «Создать нижний колонтитул…». Их используют для того, чтобы сформировать текст колонтитулов вручную. Они позволяют написать в колонтитул произвольный тест, отформатировать его, вставить служебное поле и даже внедрить рисунок. Обе кнопки работают одинаково. Поэтому нам достаточно разобраться с созданием только одного (например, верхнего) колонтитула. Делаем так:
1) щелкаем на кнопке «Создать верхний колонтитул…». Появится окно, как на рис. 7;
2) в центре окна есть три окна: «Слева:», «В центре:», «Справа:». Они соответствуют трем вариантам расположения колонтитула: слева, справа или в центре страницы. Щелкаем левой кнопкой внутри любой области (я выбрал «правую»);
3) теперь можно напечатать любой текст, а также внедрить специальное поле Excel. По мере формирования колонтитула он будет появляться в окне «Верхний колонтитул:». Чтобы поместить в колонтитул служебную информацию о документе (имя, номер страницы, количество страниц и пр.), в текст нужно вставить так называемые поля. Для этого служит специальная панель инструментов из 10 иконок. Щелчок на любой из них внедряет в колонтитул соответствующее поле. Среди таких полей есть «Вставить номер страницы», «Вставить число страниц», «Вставить дату», «Вставить время», «Вставить путь к файлу», «Вставить имя файла», «Вставить имя листа», «Вставить рисунок». Первая кнопка (слева) на панели открывает доступ к форматированию колонтитулов. Щелчок на этой кнопке открывает окно «Шрифт». В нем можно выбрать гарнитуру, размер символов, их начертание и т. д. Последняя кнопка (справа) на панели служит для форматирования рисунков. Она позволяет задать размеры, масштаб рисунка, изменить его яркость, контрастность, преобразовать в оттенки серого и т. д. Подробно назначение кнопок Excel показывает во всплывающих подсказках;
4) завершив создание колонтитула, нажимаем «ОК». Сформированная строка текста будет видна на каждой странице документа.
Совет Вставляйте в колонтитулы сведения о местоположении документа: имя файла, путь к файлу (где он расположен), имя листа. Тогда проблема поиска в компьютере электронной версии отпечатанного документа исчезнет сама собой. Разумеется, номера страниц и дата печати тоже не будут лишними.
И еще. Работа с колонтитулом ничем не отличается от работы с обычным текстом. Создавая текст колонтитула, вы можете пользоваться буфером обмена, корректировать фрагменты, переносить участки текста из одного колонтитула в другой.
Вернемся к окну «Параметры страницы» (рис. 6). В нижней части окна на закладке «Колонтитулы» находятся четыре флажка. Посмотрим вкратце на их назначение:
1) включите флажок «Разные колонтитулы для четных и нечетных страниц»;
2) щелкните на кнопке создания колонтитула. Пусть это будет верхний колонтитул;
3) появится окно «Верхний колонтитул», как на рис. 7. Но теперь в нем видны две закладки: «Верхний колонтитул для нечетной страницы» и «Верхний колонтитул для четной страницы». На этих закладках вы можете сформировать два вида колонтитулов — отдельно для четных и для нечетных страниц. Состав параметров для работы с колонтитулами не изменился;
4) включите флажок «Особый колонтитул для первой страницы»;
5) снова щелкните на кнопке создания верхнего колонтитула. В окне «Верхний колонтитул» появилась дополнительная закладка «Верхний колонтитул первой страницы». Его текст будет напечатан только один раз на первой странице документа;
6) включите флажок «Изменять масштаб вместе с документом»;
7) перейдите на закладку «Страница», измените значение поля «Масштаб». Размер текста в колонтитуле тоже изменится. При отключенном флажке «Изменять масштаб вместе с документом» размер текста останется прежним;
8) включите флажок «Выровнять относительно полей страницы». Содержимое колонтитулов прижмется к правому краю относительно окошек, где они расположены. В ранних версиях Excel всех этих возможностей не было.
Закладка «Лист»
Переходим на закладку «
Лист» (рис. 8). Первые три параметра этой закладки сейчас недоступны. Их можно настроить, обратившись к окну «Параметры страницы» через ленту «Разметка страницы». А вот настройки печати изменить в окне можно. К таким настройкам относятся группа «Печать» и «Последовательность вывода страниц».
В группе «Печать» расположены четыре флажка и два параметра. Вот их назначение.
Флажок «сетка» включает или отключает печать сетки рабочего листа. По умолчанию флажок выключен. На печати сетка рабочего листа не видна.
Важно! Не путайте линии обрамления ячеек с сеткой рабочего листа. Линии обрамления в обычном режиме Excel печатает всегда.
Флажок «черно-белая» печатает цветную таблицу и диаграммы в оттенках серого.
Флажок «черновая» печатает таблицу в ускоренном режиме. В этом случае Excel не выводит на печать рисунки и линии обрамления ячеек.
Флажок «заголовки строк и столбцов» включает или отменяет печать «бордюра» таблицы.
Совет Включите печать заголовков при отладке большой таблицы. В этом случае вы сможете видеть вместе с данными их адреса на рабочем листе.
Параметр «примечания:» влияет на режим печати комментариев к ячейкам рабочей таблицы. При настройке параметров страницы через меню «Офис» работа с этим параметров недоступна.
Список «ошибки ячеек как:» позволяет изменить способ печати сообщений об ошибках при обработке формул. Здесь доступны такие вари-анты:
— «на экране» (все сообщения на бумаге будут выглядеть так же, как на рабочем листе);
— «<нет>» (ошибки на печать не выводятся);
— «--» (сообщения об ошибках Excel заменит двойным дефисом);
— «#НД» (сообщения об ошибках Excel заменит строкой «#НД»).
В работе бухгалтера особое место занимает распечатка широких таблиц.
Такие таблицы, как правило, не помещаются на одной странице. Их приходится печатать с переносом, а затем склеивать или подшивать в общий отчет. Для управления процессом деления таблицы по листам в Excel 2007 предусмотрен параметр-переключатель «Последовательность вывода страниц». Он расположен в нижней части окна (рис. 8). По умолчанию печать широкой таблицы происходит так. Вначале Excel выделяет левую часть отчета (по колонкам), ориентируясь на ширину страницы. Затем он последовательно распечатывает этот фрагмент и только после этого переходит к печати правой части отчета. Такой режим соответствует положению переключателя «вниз, затем вправо». Когда переключатель находится в положении «вправо, затем вниз», распечатку Excel будет делать «по горизонтали». То есть вначале он выделит часть таблицы, которая помещается на печатный лист по высоте. Затем последовательно распечатает этот фрагмент на нескольких листах (вначале левую часть, затем правую и т. д.). После этого Excel перейдет к печати следующей части таблицы.По мере изменения параметров страницы ее внешний вид можно контролировать в окне предварительного просмотра. Закончив настройку параметров, нажимаем «
ОК».
Масштаб и навигация в режиме предварительного просмотра
При настройке параметров страницы вы можете менять масштаб документа прямо в окне предварительного просмотра. Для этого на ленте «
Предварительный просмотр» предусмотрена кнопка «Масштаб». Щелчок мышью на этой кнопке разворачивает документ на все окно. Повторный щелчок уменьшает его приблизительно на 25 %.Важно! На масштаб печати эта кнопка не влияет.
При настройке параметров печати больших отчетов нужно просматривать все страницы документа. Для этого служат две кнопки: «
Следующая страница» и «Предыдущая страница». Щелчок на первой из них перелистывает распечатку на одну страницу вниз. Щелчок на кнопке «Предыдущая страница» листает отчет на страницу вверх. Обе кнопки расположены в группе «Просмотр». Здесь же находится иконка «Закрыть окно предварительного просмотра». Она завершает сеанс по настройке параметров страницы.
Еще раз об установке полей
На ленте предварительного просмотра (рис. 3) мы пропустили важный инструмент для настройки полей — флажок «
Показать поля». Он расположен в группе «Просмотр». Вот как с ним работать:1) щелкаем на иконке левой кнопкой мыши. Вокруг документа появится шесть линий: две вертикальные и четыре горизонтальные. Эти линии обозначают местоположение левого, правого, верхнего, нижнего полей, а также отступы от краев страницы до колонтитулов;
2) ставим указатель мыши на любую из линий. Когда он примет крестообразную форму, нажимаем левую кнопку и перемещаем линию по вертикали или по горизонтали. Тем самым мы изменим соответствующие поля на печатном листе.
Во время перетаскивания границы в левом нижнем углу экрана видна информация о размере выбранного поля (в сантиметрах). В некоторых версиях Excel 2007 эта информация отображается в виде всплывающей подсказки.Совет Работа с параметром «Показать поля» — самый удобный способ подгонки страниц при подготовке отчетов к печати, так как он обеспечивает визуальный контроль за всеми изменениями. Я рекомендую пользоваться именно этим способом при настройке полей страницы.
Подведем небольшой итог. И сделаем это на примере подготовки к печати документа «
Накладная» (рис. 1). Последовательность наших действий будет такой:1) открываем документ. Щелкаем на кнопке «
Офис», выбираем пункт «Печать», затем «Предварительный просмотр»;2) щелкаем на кнопке «
Печать». В поле «Имя:» выбираем принтер или оставляем значение как есть. Это нужно сделать для того, чтобы результат предварительного просмотра работал с учетом характеристик того принтера, на котором будет печататься документ;3) щелкаем на кнопке «
Параметры страницы». Переходим на закладку «Страница»;4) документ «
Накладная» я строил в расчете на лист формата «А5». Соответственно и в списке «Размер бумаги» выбираем «А5». После этого видим, что наш документ не поместился по ширине страницы. Выход за пределы печатного листа небольшой. Проблему, скорее всего, удастся решить за счет регулировки полей и масштаба документа. Масштаб может уменьшить размер шрифтов. Поэтому его мы будем менять в последнюю очередь! Вначале займемся полями;5) включаем флажок «
Показать поля» (рис. 3). В окне предварительного просмотра появится шесть пунктирных линий. Мы должны изменить размеры левого и правого полей. Начнем с правого;6) ставим указатель на правую вертикальную линию. Плавно перемещаем ее вправо. При этом смотрим на левый нижний угол окна Excel. Там видна информация о текущем размере правого поля;
7) когда размер поля станет около «
1см», отпускаем кнопку мыши;8) таким же образом уменьшаем размер левого поля. Документ практически поместился на экране, осталось доработать его совсем немного. Здесь уже поможет
масштаб;9) щелкаем на иконке «
Параметры страницы» (рис. 3);10) в одноименном окне (рис. 4) переходим на закладку «
Страница»;11) в группе «
Масштаб» находим параметр «установить:». Вводим в него значение «95 %». В документе «Накладная» я использовал шрифт размером от 10 до 12 пунктов. В данном случае уменьшение документа на 5 % вполне допустимо;12) нажимаем «
ОК». Документ полностью поместился на страницу;13) снова переходим в окно «
Параметры страницы». Вызываем закладку «Колонтитулы» (рис. 6);14) щелкаем на кнопку «
Создать нижний колонтитул». Появится окно, как на рис. 7;15) щелкаем мышью в окне с названием «
Слева:»;16) щелкаем на кнопке «
Вставить путь к файлу» (иконка с изображением папки). В окне появится текст «&[Путь]&[Файл]»;17) выделяем этот текст. Щелкаем на иконке «
Формат текста». В окне на рис. 7 это иконка с изображением символа «А». Появится окно «Шрифт»;18) выбираем размер шрифта 7 или 8 пунктов, гарнитуру «
Arial». Чтобы надпись не бросалась в глаза, можно установить серый цвет символов;19) в окне «
Шрифт» нажимаем «ОК». В окне «Нижний колонтитул» нажимаем «ОК». В окне «Параметры страницы» нажимаем «ОК».Документ поместился на лист и готов к печати. В нижней части накладной мелким шрифтом напечатано имя файла и его местоположение.
После того как параметры страницы установлены, начинаем печатать документ. Это можно сделать через меню «
Офис» (пункты «Печать», «Быстрая печать») или прямо с ленты предварительного просмотра.На этом мы прервем наше первое знакомство с инструментами подготовки документов к печати в программе Excel 2007. А в следующей статье посмотрим на работу со специальной лентой «
Разметка страницы» и коснемся настроек параметров принтера.
Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
