Excel: просмотр документов без открытия файла
Уважаемая редакция! Помогите решить такую проблему. На моем компьютере скопилось много документов в формате Word и Excel. Когда нужно найти определенный файл, приходится тратить массу времени. Можно ли сделать так, чтобы уже в процессе просмотра оглавления видеть содержимое файлов, которые там записаны? Спасибо.
В. Токарева, главный бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
С проблемой поиска документов сталкиваются практически все, кто активно использует пакет MS Office. Способы решения у всех разные: кто-то полагается на хорошую память, кто-то пользуется службой поиска документов. На самом же деле все очень просто. В большинстве случаев достаточно всего лишь мельком взглянуть на документ, чтобы сразу понять — это то, что мы ищем, или нет. Остается только одна проблема: для такой работы придется последовательно открывать файл за файлом. А это очень утомительно. Есть и другое решение. Оно заключается в том, чтобы вместе с файлом сохранить на диске специальную иконку, в которой будет видна какая-то часть документа. Увидев такую иконку в оглавлении диска, вы сразу поймете, что записано в том или ином файле. Вот как это выглядит применительно к программе Excel 2003. Делаем так:
1) в Excel открываем или создаем новый документ (в примере файл называется «
ExcelView»);2) вызываем меню «
Файл → Свойства». Появится окно, как на рис. 1;
3) переходим на закладку «
Документ»;4) включаем галочку «
Создать рисунок для предварительного просмотра» (рис. 1);5) сохраняем файл на диск («
Файл → Сохранить» или «Файл → Сохранить как…»);6) закрываем документ.
Важно! Такие действия нужно проделать для всех имеющихся и вновь создаваемых документов.
Теперь при сохранении файла на диск к нему будет добавлена специальная иконка, которую можно увидеть в окне Проводника. По виду этой иконки мы сможем мгновенно оценить содержимое файла. Но для этого нужно вначале перенастроить диалоговое окно для просмотра оглавления диска в Проводнике. Делаем так:
1) в программе Excel вызываем меню «
Файл → Открыть». Появится окно Проводника, изображенное на рис. 2; 
2) щелкаем на иконке «
Представления». Откроется список из восьми пунктов: «Эскизы», «Рядом», «Значки», «Список», «Таблица», «Свойства», «Просмотр», «Веб-представление» (рис. 2);3) из предложенных вариантов выбираем режим «
Просмотр»;4) в окне Проводника выделяем сохраненный файл (в примере это «
ExcelView»). В правой части окна видим содержимое документа (рис. 2).Описанный прием работает не только в программе Excel, но и в текстовом процессоре Word. Правда, здесь есть один нюанс. В режиме «
Просмотр» в Проводнике программы Word можно увидеть содержимое файла даже при условии, что он был записан обычным способом. То есть с отключенным флажком «Создать рисунок для предварительного просмотра». Но при этом в правой части окна «Открытие документа» Word покажет содержимое файла в увеличенном масштабе, как это выглядит на рис. 2. Если включить флажок «Создать рисунок для предварительного просмотра», то в окне Проводника программы Word вы сможете увидеть страницу документа целиком. На мой взгляд, второй вариант намного удобнее. К сожалению, в Excel 2003 такая возможность недоступна. При включенном флажке Excel покажет фрагмент документа в реальном масштабе. Если флажок отключить, в окне предварительного просмотра будет видна только надпись «Просмотр невозможен».В приложениях MS Office 2007 процедура внедрения иконки для предварительного просмотра немного отличается. Делаем так:
1) вызываем Excel 2007. В нем открываем или создаем документ;
2) щелкаем на кнопке «
Офис → Подготовить → Свойства» (рис. 3). В верхней части окна Excel 2007 появится панель свойств документа (рис. 4); 
3) щелкаем на значке выпадающего списка «
Свойства документа», выбираем пункт «Дополнительные свойства» (рис. 4). Откроется окно, как на рис. 1. А дальше все по уже знакомой схеме;4) на закладке «
Документ» включаем флажок «Создать рисунок для предварительного просмотра»;5) сохраняем документ.
Теперь в окне Проводника можно будет увидеть иконку с содержимым документа. И последнее.
Важно! В окне предварительного просмотра Excel показывает содержимое того листа рабочей книги, который был активен на момент сохранения файла.
Таким свойством программы Excel иногда имеет смысл воспользоваться. Особенно когда речь идет о рабочих книгах с большим количеством листов и сложными расчетами. В этом случае я советую создать отдельный лист с подробным описанием всех документов рабочей книги. Затем сделать этот лист текущим и сохранить файл.
Удачной работы! Ваши вопросы, замечания и предложения присылайте по адресу
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форум редакции www.bk.factor.ua/forum .
