Создаем таблицу в стиле «зебры»
Уважаемые сотрудники «Б & K»! У меня есть таблица в формате MS Excel (прайс-лист). Ее нужно отформатировать так, чтобы четные строки были оформлены на светло-сером фоне. Таблица большая, заниматься ее форматированием вручную долго. Подскажите, есть ли какой-нибудь быстрый способ решения этой задачи? Заранее благодарю.
В. Погорелый, бухгалтер, г. Харьков
Отвечает
Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Сделать «документ в полоску» в программе Excel можно по крайней мере тремя разными способами:
1) задействовать инструмент «
Автоформат»;2) воспользоваться форматированием по образцу;
3) применить условное форматирование.
Теперь по порядку. В качестве примера я выбрал документ, фрагмент которого изображен на рис. 1. Это прайс-лист, и наша задача — отформатировать его основную часть (без заголовков) так, чтобы четные строки были выделены серым фоном, а нечетные — белым. Посмотрим, как это сделать в программе Excel 2010.
Способ 1. Используем автоформатирование
Функция автоматического форматирования позволяет присвоить таблице определенный стиль из стандартной библиотеки
Excel 2010. Среди таких стилей есть в том числе и оформление строк разным фоном. Делаем так:1. Загружаем документ. Выделяем всю таблицу. Для примера на рис. 1 — это будет блок от ячейки «
A1» и до ячейки «Exxx». Здесь «ххх» — номер последней строки в документе.2. На ленте «
Главная» щелкаем на иконке «Форматировать как таблицу» (рис. 2). Откроется перечень вариантов оформления, изображенный на рис. 3. 
3. Выбираем способ «Стиль таблицы:светлый1». Откроется окно «Форматирование таблицы», как на рис. 4.
4. В этом окне включаем флажок «Таблица с заголовками» (это нужно сделать обязательно!). Здесь же можно уточнить диапазон данных, которые нужно отформатировать. Нам эта возможность пока не нужна.
5. В окне «Форматирование таблицы» нажимаем «ОК». Результат нашей работы показан на рис. 5.
Важно! Для форматирования четных и нечетных строк разным фоном на закладке «Конструктор» меню «Работа с таблицами» должен быть активен флажок «Чередующиеся строки» (включен по умолчанию).
У автоформатирования есть свои преимущества и недостатки. К плюсам этого способа я бы отнес простоту использования и наглядность. При наложении стандартного стиля можно заранее оценить вид документа. Кроме того, в результате оформления стандартным стилем табличный документ Excel преобразует в базу данных (выделит заголовки, наложит автофильтр и т. д.). К такой таблице затем можно применить специальные функции обработки данных. Что касается недостатков — они связаны главным образом с обновлением таблицы. Если к документу добавить несколько строк, то форматирование для нового фрагмента придется повторить. Конечно, для решения проблемы можно отформатировать табличную часть с запасом, как это сделано в примере на рис. 4. Я указал в качестве диапазона только колонки «
A:E», т. е. все строки таблицы. Но такой подход возможен только в том случае, если в конце документа нет завершающей части. Кстати, в прайсах такая завершающая часть обычно есть…Способ 2. Используем формат по образцу
Простой, но в то же время эффективный прием. Делаем так:
1. Открываем документ (рис. 1).
2. Выделяем блок «
A2:E2» (первая строка табличной части).3. На ленте меню «
Главная» в разделе «Шрифт» щелкаем на инструменте «Цвет заливки». Из палитры выбираем светло-серый фон.4. Выделяем блок «
A2:E3» (первые две строки табличной части).5. Не снимая выделения, щелкаем левой кнопкой на инструменте «
Формат по образцу» (рис. 2).6. Удерживая левую кнопку мыши, обводим табличную часть документа. Фон в четных и нечетных строках будет чередоваться.
Преимущества у этого способа те же — простота использования. В остальном я бы отдал предпочтение автоформатированию таблицы.
Способ 3. Используем условное форматирование
Этот метод основан на том, что в параметрах условного форматирования можно использовать формулы. Все, что для этого нужно, — это придумать формулу определения четных (или нечетных) номеров строк в документе. Четные строки можно найти по формуле «
=ОСТАТ(СТРОКА(A2);2)=0». Эта формула берет номер строки для ячейки с адресом «хх» (функция «СТРОКА(хх)»), затем делит его на «2» и проверяет остаток от деления (функция «ОСТАТ()»). Если результат равен нулю, значит, номер строки (на рабочем листе!) четный. Теперь все, что нам остается сделать, — это вставить формулу в качестве параметра условного форматирования. Делаем так:1. Открываем документ, выделяем фрагмент таблицы начиная со второй строки рабочего листа. Например, диапазон «
A2:Exxx», «xxx» — номер последней строки в документе.2. Вызываем меню «
Главная», в группе «Стили» щелкаем на иконке «Условное форматирование» (рис. 2). Откроется меню, как на рис. 6. 
3. Выбираем пункт «Правила выделения ячеек», затем — «Другие правила…». Откроется окно «Создание правила форматирования», изображенное на рис. 7.
4. В списке «Выберите тип правила:» щелкаем на строке «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек» (рис. 7).
5. В поле «Измените описание правила:» вводим формулу «=ОСТАТ(СТРОКА(A2);2)=0», как показано на рис 7.
6. Щелкаем на кнопке «Формат». Откроется окно форматирования ячеек, изображенное на рис. 8.
7. Переходим на закладку «Заливка» и выбираем светло-серый цвет ячеек.
8. В окне «Формат ячеек» нажимаем «ОК».
9. В окне условного форматирования нажимаем «ОК». Таблица примет вид, как на рис. 5.
Чтобы изменить (или удалить) правило, щелкните на иконке «Условное форматирование». Затем из открывшегося меню выберите пункт «Управление правилами…» (рис. 6). Откроется окно с названием «Диспетчер правил условного форматирования». В нем можно добавлять, удалять или корректировать параметры условного форматирования.
Условное форматирование дает некоторые преимущества по сравнению с предыдущими методами. Например, чтобы выделить фоном нечетные номера строк, можно воспользоваться выражением «=ОСТАТ(СТРОКА(хх);2)», где «хх» — это адрес текущей ячейки. Если вы захотите залить не каждую 2-ю, а, скажем, каждую 3-ю строку, в формуле достаточно изменить число «2» на «3». А в остальном все описанные методы равнозначны.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum.
