Как скопировать промежуточные итоги

Как скопировать промежуточные итоги

Уважаемые сотрудники «Б & K»! У меня вопрос по работе с Excel. Есть база данных. Я применил к ней инструмент «Промежуточные итоги». В результате его работы в исходной таблице Excel появились специальные строки с итоговыми значениями. Как можно скопировать эти итоги на другой рабочий лист? Пользуюсь программой MS Excel 2010. Спасибо.

Владимир Соколов, бухгалтер, г. Харьков

Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

Задача выборочного копирования в практике бухгалтерского учета встречается очень часто. Применительно к работе с итогами проблема такова. Есть база данных, в которой собраны сведения о движении товаров, денежных средств, — чего угодно. Информация в ней представлена подробно. Например, по датам, документам, по каждому товару и т. д. по этим данным мы собираемся построить аналитический отчет. Однако в нем такая детализация нам не нужна, мы хотим получить краткий и лаконичный документ. Иными словами, мы должны взять исходную базу, обработать ее, посчитать итоговые значения и затем использовать их для формирования результирующего отчета.

Инструмент для получения итогов у нас есть: в данном случае это функция «Промежуточные итоги». В результате его применения в базе появятся специальные записи, где будут посчитаны итоговые значения по указанным полям (или колонкам). Остается решить одну проблему: как отделить эти итоги от основной базы данных, чтобы затем использовать их в дальнейшей работе.

Для решения этой задачи существуют разные способы — от организации динамических ссылок до логических функций и массивов формул. Но сегодня мы познакомимся с другим, не менее интересным приемом — воспользуемся инструментом «Выделение группы ячеек».

Итак, есть база данных, фрагмент которой показан на рис. 1. В ней представлены сведения о продажах ТМЦ за некоторый период: дата, наименование товара, цена, объем реализации (количество) и общая сумма. Наша задача — посчитать суммарные объемы продаж за каждую дату и затем скопировать эти итоги на другой рабочий лист. Делаем так.

1. Открываем документ, ставим указатель активной ячейки в область данных.

2. Вызываем меню «Данные», в группе «Сортировка и фильтр» щелкаем на иконке «Сортировка» (рис. 2) — перед подведением итогов базу нужно отсортировать по ключевому полю. Откроется окно, изображенное на рис. 3.

3. В этом окне в списке «Сортировать по» выбираем вариант «Дата», в поле «Порядок» оставляем значение «От старых к новым».

4. В окне «Сортировка» нажимаем «ОК».

5. В группе «Структура» щелкаем на иконке «Промежуточный итог» (рис. 2). Откроется окно, как на рис. 4.

6. В нем из списка «При каждом изменении в:» выбираем значение «Дата». В поле «Операция:» указываем «Сумма». В группе параметров «Добавить итоги по:» отмечаем галочками значения «Кол.» и «Сумма».

7. В окне «Промежуточные итоги» нажимаем «ОК». В базе данных появятся строки с итогами, а в левом верхнем углу рабочего листа — значки с уровнями группировки.

8. Щелкаем левой кнопкой на значке второго уровня, чтобы оставить на экране только промежуточные итоги.

Результат нашей работы показан на рис. 5. На экране видны только итоговые значения. Остальные записи скрыты. И теперь наша задача скопировать эти итоги на другой рабочий лист. Обычным способом сделать это не удастся. В этом нетрудно убедиться: выделяем колонки с базой данных, нажимаем «Ctrl+C», переходим на новый лист и вставляем содержимое из буфера комбинацией «Ctrl+V». На лист вместе с итогами Excel скопирует все записи исходной базы данных, что нас в данном случае не устраивает. Конечно, можно было бы копировать каждый итог по отдельности. Но это долго и утомительно. Поэтому мы поступим иначе. Делаем так.

1. Удерживая клавишу «Ctrl», последовательно щелкаем на колонках «B», «E» и «F». Столбцы «D» и «E» не выделяем, так как на втором уровне группировки в них нет значений.

2. Не снимая выделения, нажимаем «Ctrl+G» или клавишу «F5». Откроется окно «Переход», как на рис. 6.

3. В этом окне нажимам кнопку «Выделить…». Откроется окно «Выделение группы ячеек» (рис. 6).

4. В нем включаем параметр «только видимые ячейки» и нажимаем «ОК».

5. Не снимая выделения, нажимаем «Ctrl+С» (копируем видимые ячейки в буфер обмена).

6. Переходим на новый лист (на рис. 5 он называется «Итоги») и нажимаем «Ctrl+V» (вставляем данные из буфера).

Результат копирования показан на рис. 7. На новый лист попали только итоговые значения. Но это не все. Вернемся на лист к базе данных с итогами (рис. 5). Щелкаем на ячейке «А7» — в ней посчитано суммарное количество проданного товара за «17/01/2011». Смотрим на строку формул — там стоит выражение: «=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;E4:E6)». Это функция суммирования значений за указанную дату из блока «E4:E6».

Переходим на лист «Итоги» и смотрим на содержимое ячейки «B3». В ней записано значение «8» и это обычное число.