Excel 2010: что могут «умные» таблицы
Приветствую всех сотрудников «Б & К»! В программе Excel 2010 произвольный участок рабочего листа можно преобразовать в таблицу. Для этой операции даже предусмотрен специальный раздел на ленте главного меню. Подскажите, что дает такое преобразование на практике и для чего оно нужно? Чем (если не считать форматирования) такая таблица отличается от рабочего листа Excel? Спасибо.
Александр Тимофеев, главный бухгалтер, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Инструмент работы с таблицами появился в Excel довольно давно (в предыдущих версиях программы он назывался списками). Однако именно в Excel 2007, 2010 средства работы с таблицами обрели черты по-настоящему законченного инструмента. К тому же, очень полезного для работы с бухгалтерскими базами данных. Особенности работы с таблицами в Excel 2010 я покажу на примере базы, изображенной на рис. 1. Это фрагмент реестра налоговых накладных. В нем я оставил всего 10 записей. А сама база состоит из таких полей:
— «№Док» — номер документа (накладной). Внешне номер выглядит как число, однако он представлен в текстовом формате;
— «Дата» — дата регистрации документа. Отформатирована она в виде даты;
— «НаимПредпр» — наименование предприятия (контрагента). Это текстовая колонка;
— «ИНН» — индивидуальный налоговый номер. Колонка тоже отформатирована как текст;
— «ОбщСум» — общая сумма по накладной, включая НДС. Эти значения определяются по формуле. Например, для ячейки «E2» формула будет такой «=F2+G2» (сумма по товару плюс НДС);
— «СумБезНДС» — сумма без НДС. Это значение представлено как число;
— «НДС» — сумма НДС. Для ячейки «G2» формула выглядит так: «=F2/5».
Думаю, с базой все понятно. Теперь наша задача — преобразовать ее в таблицу Excel и посмотреть, какие преимущества дает такое преобразование при обработке данных.
Создание таблиц в Excel 2010
Чтобы создать таблицу из произвольной базы данных в Excel 2010, делаем так.
1. Вызываем Excel 2010, в нем открываем документ, как на рис. 1.
2. Ставим указатель активной ячейки внутри области с базой данных. Для нашего примера это может быть любая ячейка в пределах блока «A2:G10». При желании диапазон ячеек можно указать и вручную, выделив его на рабочем листе. Это может быть блок любого размера, но лучше указывать только адреса колонок. Дело в том, что со временем количество записей в базе данных может расти. Поэтому нет смысла ограничивать ее размер конкретным номером строки на рабочем листе. Исходя из этого, в нашем примере диапазон ячеек для преобразования в таблицу мог бы выглядеть так «A:G».
3. Переходим к меню «Главная».
4. На ленте этого меню в разделе «Стили» щелкаем по иконке «Форматировать как таблицу» (рис. 2). Откроется окно с вариантами форматирования, изображенное на рис. 3.
5. Двойным щелчком мышки выбираем любой вариант. Я выбрал «Стиль таблицы: светлый 1». Появится окно, изображенное на рис. 4. В нем Excel 2010 покажет диапазон ячеек, который он предполагает преобразовать в базу данных.
6. Включаем флажок «Таблица с заголовками». База данных на рис. 1 содержит заголовки, и мы должны сообщить об этом программе Excel.
7. Проверяем диапазон ячеек, которые Excel предлагает включить в таблицу. Если диапазон Excel определил правильно, нажимаем «ОК». Если диапазон выбран неверно, корректируем его (это можно сделать прямо на рабочем листе). И только после этого нажимаем «ОК». Таблица примет вид, как на рис. 5.
Чтобы отменить форматирование блока ячеек в виде таблицы делаем так.
1. Ставим указатель активной ячейки внутрь таблицы.
2. Щелкаем на кнопке «Конструктор» главного меню программы.
3. В разделе «Сервис» щелкаем на кнопке «Преобразовать в диапазон».
Однако вернемся к таблице на рис. 5 и посмотрим, что мы получили на самом деле. В результате наших действий Excel 2010 проанализировал содержимое рабочего листа вокруг активной ячейки. В блоке «A1:G11» он обнаружил базу данных, выделил ее и применил к ячейкам параметры форматирования из стиля «Стиль таблицы: светлый 1». В результате заголовки таблицы приобрели полужирное начертание, а строки с четными номерами отформатированы на сером фоне (такое оформление делает таблицу более читабельной).
Совет Чтобы в полной мере воспользоваться преимуществами таблиц, сохраняйте файлы в формате Excel 2007, 2010 (c расширением «*.xlsx»).
Но это не все. Помимо форматирования, Excel 2010 снабдил таблицу рядом уникальных свойств, которые делают работу с ней намного удобнее, чем с обычными ячейками рабочего листа. Посмотрим на эти особенности подробнее.
Фильтрация данных в таблицах Excel
Посмотрите на первую строку блока ячеек, преобразованного в таблицу. В ней появились значки выбора, характерные для инструмента «Автофильтр». Excel включил его на этапе преобразования блока ячеек в таблицу. Щелчок на любом из этих значков раскрывает специальное меню, через которое можно сделать выборку записей из базы данных по заданному условию. Для примера выберем из базы данных сведения по контрагенту «ООО "xPeria"». Делаем так.
1. Щелкаем на значке выпадающего списка в колонке «НаимПредпр». Откроется окно, как на рис. 6.
2. В нем оставляем галочку только возле элемента «ООО "xPeria"». Остальные галочки убираем.
3. Нажимаем «ОК». На экране останутся только записи по контрагенту «ООО "xPeria"».
Разумеется, при работе с автофильтром можно использовать и другие условия: «содержит», «не содержит», «больше», «меньше» и т. д.
Автоматическое применение фильтра — важное, но не единственное преимущество таблиц Excel 2010. Есть и другие возможности, которые помогут бухгалтеру работать с большими объемами данных.
Имена таблиц как ссылки
Сразу после создания таблицы Excel присваивает ей уникальное имя. По умолчанию имена будут такими: «Таблица1», «Таблица2» и т. д. Чтобы узнать имя текущей таблицы, делаем так.
1. Ставим указатель активной ячейки внутрь области с данными. Станет доступно меню «Конструктор» (рис. 7).
2. Щелкаем на этом меню левой кнопкой мышки. Откроется лента для работы с таблицами.
3. В разделе «Свойства» находим параметр «Имя таблицы:». В нашем конкретном случае базе данных налоговых накладных Excel присвоил название «Таблица1» (рис. 7).
Имя таблицы можно откорректировать. Для этого нужно войти в режим Конструктора и в поле «Имя таблицы:» (группа «Свойства») ввести новое название и нажать «Enter».
Имя таблицы можно указывать в формулах, выпадающих списках, встроенных функциях или при определении источника данных для сводного отчета.
Совет Используйте таблицы Excel как источник данных для сводных отчетов. Поскольку таблицы сами изменяют размеры по мере их заполнения, вновь созданные записи попадут в сводный отчет автоматически. Переопределять источник данных в этом случае не придется — достаточно будет просто обновить сводную таблицу.
Очень удобно использовать имя таблицы в сочетании с функциями поиска «ВПР()», «ГПР()». На мой взгляд, именно этот случай представляет для бухгалтера наибольший интерес. Исходя из этого, приведу небольшой пример.
Мы хотим по номеру накладной выбрать из базы данных название предприятия и записать его в ячейку «J1». Делаем так.
1. В ячейку «I1» вводим номер накладной. Например, значение «003».
2. В ячейку «J1» вводим формулу «=ВПР(I1;Таблица1;3)». В этом выражении «I1» — ячейка с искомым значением. Параметр «Таблица1» означает ссылку на базу данных. Число «3» —номер колонки в базе, из которой «ВПР()» вернет результат. Для накладной с номером «003» таким результатом будет «ООО "xPeria"».
Совет Используйте вместо ссылок на ячейки имена таблиц. Это уменьшит риск ошибки в адресации ячеек. Кроме того, при изменении размеров базы данных вам не придется корректировать ссылки на таблицу внутри функции «ВПР()».
Создание формул в таблицах Excel
При добавлении данных к готовой таблице ее размер Excel изменит автоматически. Так, если в конце таблицы ввести новую строку, она растянется вниз. Если сбоку от таблицы добавить колонки, она увеличится в ширину. В правом нижнем углу таблицы есть специальный маркер (рис. 5). Он показывает местоположение крайней правой ячейки текущей таблицы. Положение маркера можно изменить, перетянув его мышкой на новое место рабочего листа. Диапазон таблицы при этом тоже изменится. Практически это выглядит так.
1. Открываем документ, изображенный на рис. 5.
2. Ставим указатель активной ячейки на «B12» (первая свободная ячейка в колонке «Дата»).
3. Вводим значение. Например, «17/01/2012».
4. Нажимаем «Enter». В ячейках «E10» и «G10» появятся формулы, как будто они были скопированы из вышестоящей строки.
Повторим такое же действие, но теперь оставим между указателем активной ячейки и последней записью в базе данных пустую строку. Иными словами, поставим указатель на ячейку «B13» и введем значение даты. Диапазон таблицы не изменится, и формулы в ячейках не появятся.
Важно! При пополнении таблицы новыми записями не оставляйте пустых промежутков между базой данных и заполняемой строкой.
Заполнение ячеек формулами происходит не только при добавлении новых записей к существующей таблице. Такую операцию Excel также сделает при изменении диапазона, где расположена текущая таблица. Делаем так.
1. Открываем базу данных, как на рис. 5. Переходим в конец таблицы.
2. Ставим указатель мышки на маркер в правом нижнем углу последней ячейки базы данных (рис. 5).
3. Когда курсор примет форму двунаправленной стрелки, держим левую кнопку мышки и перетаскиваем маркер вниз на несколько строк.
4. Отпускаем кнопку мышки. Excel добавит к базе новые записи. Причем в эти записи он сразу скопирует расчетные формулы. В нашем примере такие формулы появятся в колонках «E» и «G».
При добавлении новых колонок Excel автоматически присоединит их к существующей таблице. Если новая колонка будет содержать формулы, копировать их вовсе не обязательно. Достаточно ввести формулу один раз, а Excel сам скопирует ее на всю высоту таблицы. На практике это выглядит так.
1. Открываем документ с таблицей, как на рис. 5.
2. В ячейку «H1» вводим заголовок новой колонки. В нашем примере это будет «Контроль».
3. Переходим на ячейку «H2» и вводим формулу «=G2-ОКРУГЛ(F2/5;2)». Эта формула проверяет правильность округления значений из колонки «G».
4. Нажимаем «Enter». Все ячейки таблицы по колонке «H» будут заполнены формулами.
Заголовки в таблицах Excel
При работе с большими таблицами принято фиксировать строку заголовков так, чтобы она всегда оставалась на экране. В Excel 2010 для этого предназначена иконка «Закрепить области», которая расположена на ленте меню «Вид» в группе «Окно». После преобразования блока значений в таблицу Excel необходимость в этой иконке отпадает. При перелистывании таблицы вниз Excel вместо буквенных обозначений колонок («A», «B», «C» и т. д.) подставит названия полей из строки заголовков. Чтобы посмотреть на работу этого инструмента делаем так.
1. Открываем документ с таблицей, как на рис. 5.
2. Добавляем к базе данных несколько записей так, чтобы она не помещалась на одном экране в высоту.
3. Перелистываем базу «вниз», чтобы заголовки вышли за пределы верхней части рабочего окна. Строка с обозначениями колонок Excel 2010 примет вид, как на рис. 8. Таким образом, при работе с таблицами необходимость в принудительном закреплении строк и колонок отпадает.
Итоги в таблицах Excel
Итоговые значения по данным таблицы Excel можно получать буквально одним движением мышки. Например, для базы на рис. 5 это выглядит так.
1. Открываем документ, ставим указатель активной ячейки внутрь таблицы.
2. Переходим в меню «Конструктор».
3. В группе «Параметры стилей таблиц» включаем флажок «Показать итоговую строку». В конце таблицы появится строка с общим итогом (рис. 9).
4. Щелкаем левой кнопкой на значении итога или на слове «Итог». Рядом с ячейкой появится значок выпадающего списка.
5. Щелчком мышки раскрываем этот список. Появится меню из 10 пунктов. В них перечислены возможные функции для определения итога («Среднее», «Количество», «Максимум», «Минимум» и т. д.). Вариант «Другие функции…» открывает доступ ко всем встроенным функциям из библиотеки Excel 2010.
6. В списке выбираем подходящую функцию и щелкаем на ней левой кнопкой мышки. Excel 2010 тут же пересчитает итог.
Приемы адресации в таблицах Excel
При обращении к данным внутри таблицы вместо диапазона значений удобно использовать имена полей. Например, чтобы просуммировать все числа в столбце «НДС» в таблице на рис. 5, можно воспользоваться формулой «=СУММ(Таблица1[НДС])». Эта формула делает то же самое, что и «=СУММ(F2:F10)». Но работа с именами имеет существенные преимущества. В частности, в формулах с именами не придется указывать физические адреса ячеек. Дописывая данные в конце таблицы, диапазон суммирования будет изменяться автоматически.
Кроме того, при работе с таблицами можно применять специальные способы адресации. В Excel 2010 предусмотрено пять таких способов, а именно:
— «=Таблица1[#Все]» — ссылка на всю таблицу, включая заголовки столбцов, данные и строку итогов;
— «=Таблица1[#Данные]» — ссылка на данные без учета строки заголовков;
— «=Таблица1[#Заголовки]» — ссылка на первую строку таблицы вместе с заголовками столбцов;
— «=Таблица1[#Итоги]» — ссылка на строку итогов (если она включена в активной таблице);
— «=Таблица1[#Эта строка]» — ссылка на текущую строку. Например, формула «=Таблица1[[#Эта строка];[НДС]]» будет ссылаться на значение НДС из текущей строки таблицы.
Вот несколько примеров формул с использованием специальной адресации применительно к таблице на рис. 5. Формула «=СУММ(Таблица1 [#Данные])» посчитает сумму всех чисел в базе данных. В нашем случае она равна «42641,85». Тот же результат можно получить по формуле «=СУММ(Таблица1[#Все])». Чтобы определить сумму НДС для накладной с номером «001» (вторая строка таблицы), можно воспользоваться формулой «=Таблица1[@НДС]». Ее нужно ввести в любую свободную ячейку второй строки рабочего листа (например, в «I2»).
Пожалуй, это все, что нужно знать о работе с таблицами в Excel 2010. На мой взгляд, инструмент получился удобный, простой в применении. И, что самое главное, — он отлично приспособлен для работы с таблицами большого объема. А это значит, что в работе бухгалтера «умные» таблицы наверняка найдут свое применение.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru .
